账务全指南 – 收银员和财务负责人能得到什么

单据示例

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  结算凭证

  每次结算后通过电子邮件发给成员：已结算项目、付款方式、已付金额和剩余未付金额。 示例为德文。

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  账户对账单

  某账户在期间内的所有记账和付款及累计金额，方便回答成员的问题。 示例为德文。

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  未结项目

  按账户列出尚未结算的记账，是收款和催款的依据。 示例为德文。

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  结算记录

  期间内收取的金额，含付款方式、结转和收银员。 示例为德文。

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  付款日记账

  组织在所有清单和所有付款方式下的全部付款。 示例为德文。

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  Z 报表

  收银班次结账：备用金、销售、收入、支出、应有、清点和差额。 示例为德文。

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  现金审计年度报告

  一目了然的财年概况：营业额、付款、余额、现金和签名栏。 示例为德文。

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谁能看到什么

• “收银员”（清单中的角色）：推荐给财务负责人的角色——可以收款、管理收银台、结算、申请冲销，并查看该清单的所有报表和导出，以及组织报表和 DATEV 导出下载。 结算在 WebApp 或 App 中进行。在管理后台（/admin）中，收银员用自己的登录进入，只能看到自己的清单，以及“付款日记账”“报表与导出”“收银和Z报表”和“冲销与对账单”；“账户”只有“管理者”“所有者”和“管理员”能看到。对收银员而言，组织报表、年度报告和 DATEV 导出只包含其自己的清单。
• “只读”（清单中的角色）：可查看并导出该清单的报表，但不能记账。适合查账人员。 他可以自行登录管理后台（/admin），在那里只能看到自己清单的报表。
• “管理者”（清单中的角色）：除分配访问权限外可做清单中的一切，包括报表、付款提醒和设置。
• 组织的“管理员”或“所有者”：所有清单，以及组织报表、“会计 (DATEV)”和“捐赠证明”。

为财务负责人开通访问

1. 打开 /admin，进入“组织” → “成员与角色”。
2. 用财务负责人的电子邮件地址邀请他，并选择范围和角色。
3. 推荐给财务负责人：在其清单中设为“收银员”——即可收款、结算，并查看所有报表、组织报表和 DATEV 导出。只有 DATEV 设置和捐赠证明需要组织的“管理员”或“所有者”；仅用于审查时，“只读”即可。
4. 限时审查时设置“生效时间”和“有效期至”，在此期间之外该访问没有任何权限。 角色和“有效期至”只能在管理后台修改；在 WebApp 或 App 的管理区中只能邀请或移除访问。

“报表与导出”中的报表

• 在左侧选择清单后，位于“日记账与账户” → “报表与导出”。每份报表都可查看，并可下载为 PDF、Excel 或 CSV。 在“组织” → “基本资料” → “徽标”中开启“在俱乐部的 PDF 上，右上角（收据、对账单、报表）”后，PDF 上会显示俱乐部徽标。
• 清单报表：记账、账户余额、未结项目、结算、每日指标、按年度和商品的统计、按商品的毛利、现金销售、提现日记账和捐赠。
• 组织报表（管理员、所有者及其任一清单的收银员）：所有清单和付款方式的付款日记账、清单使用情况和按币种汇总。收银员在其中只能看到自己的清单。
• 许多报表可用“从”和“至”选择期间，或使用“上月”“今年”等快捷选项。管理后台中报表名称为德语。
• 单笔付款连同付款方式、手续费和 PDF 收据位于“日记账与账户” → “付款日记账”。 在那里，“打印小票”还可以在列表的小票打印机上把付款打印成小票。

现金账簿（PDF）：整个期间一份文件

1. 在 /admin 左侧选择清单，打开“日记账与账户” → “报表与导出”。在 WebApp 或 App 中，同样的功能位于管理区的“报表与导出”。凡能查看该清单报表的人都可以生成——收银员和“只读”也可以。
2. 在上方选择期间，例如用“从”和“到”选择财年，或使用快捷选择。未选期间时，现金账簿涵盖当前财年。
3. 在“Kassenbuch”区域点击“Kassenbuch (PDF)”——在 WebApp 中按钮名为“现金账簿 (PDF)”。生成的是一份带封面和目录的 PDF；文档内容为德语。
4. 开头是摘要：营业额、结算收款、来自进货和收银台的采购、销货成本和毛利——以及截止日会员尚欠的金额和他们的余额。
5. 随后是各章：采购簿、收银台与 Z 报表、付款与结算、按年份和商品的统计，以及截止日的账户余额（不含已归档账户）。请将此 PDF 与年度报告一起交给查账人和税务顾问存档。

采购簿、统计和余额

• 采购簿（“Einkaufsbuch”）：每次进货的日期、供应商、单据、商品、数量、单位进价、采购合计、销售价值和毛利——以及从收银台支付的采购。进价是登记进货时填写的价格；之后的价格变动不会改变以往的进货。对没有该值的旧进货，报表采用商品当前的进价——“EK-Quelle”列显示其来源。
• 按年份和商品的统计与旧应用一致：每年一个标题，商品按字母顺序列出数量和金额，“未结”在“已付”之前。最后的“Summen”区块列出未结和已付商品以及余额或剩余欠款。
• “账户余额”报表会隐藏已归档账户——“隐藏已归档账户”默认勾选。取消勾选后，它们会带“已归档”列显示。
• 在预览中可以排序、筛选表格，并通过列选择器显示或隐藏列。“Excel（当前视图）”下载的正是这张表——筛选、排序、可见列、顺序和合计——“Excel（完整）”下载整份报表。预览被截断时，“Excel（当前视图）”不可用。

自动通过电子邮件收到的内容

• 在“运营” → “冲销与结算”中开启“自动月度结算单”，并选择“结算日（每月第几天）”，1 到 28。
• 当天每位有余额的会员都会通过电子邮件收到一份概览。不会产生任何记账。
• 组织的所有者和管理员以及该清单的所有者和管理者在同一天收到汇总：有余额的账户数、未结总额和已发送的概览数。 选择“不向会员发送邮件（仅汇总）”后，只有该汇总发给管理方，会员不会收到概览。
• 每次结算后，只要登记了电子邮件地址，会员就会收到 PDF 结算收据。

收银台、Z 报表和付款

• “运营” → “收银台与 Z 报表”：用备用金开启收银台，记录采购、垫付或提取等收支，并填写凭证号。 在 WebApp 或 App 中的“吧台”标签 → “收银和Z报表”中也一样。
• 关闭时清点现金并录入。如与应有金额不符，收银台会要求填写差额原因。
• 随后 Z 报表即可使用；在“已关闭的收银班次”中可再次找到每份 Z 报表，也可打印。 在“运营” → “小票打印机”中配置打印机后，“打印 Z 报表”可将其打印为小票；若打印机设有“Z 报表”打印路由，关闭收银台时会自动打印。
• 如果俱乐部使用TSE，开启和 Z 报表还会被签名；检查所需的文件位于“收银检查”。 该菜单项仅在开启TSE 时显示。

付款提醒和捐赠证明

• “运营” → “付款提醒”：设置多少天后发送第一次提醒，以及后续级别的间隔。开启后提醒会自动通过电子邮件发送。 付款提醒只在管理后台中提供；WebApp 或 App 管理区中的入口会带您过去。
• 在这里可以看到所有有未结金额的账户及应发级别，可为个别账户填写原因后暂缓，或用“执行提醒”立即提醒。
• “合同与付款” → “捐赠证明”：每年每个账户一份 PDF 证明，也可“全部打包为 ZIP”。只计入已支付、且捐入具有税收优惠目的的捐款罐的捐赠。
• 前提：俱乐部已在“基本资料”中登记为公益组织，且账户有地址。再次开具会标记为副本。这些证明依据德国税法。

给税务顾问的导出（DATEV）

1. 打开“合同与付款” → “会计 (DATEV)”。管理员、所有者和收银员可下载导出；只有组织的管理员和所有者可以修改设置。收银员只能导出自己的清单。
2. 在“设置”中填写顾问编号、客户编号和科目长度，并检查科目。“SKR 49 默认值”不具约束力，请与税务顾问确认。
3. 在“导出”中选择期间以及“所有列表（欧元）”或单个清单。期间必须位于同一财年内。
4. 下载“DATEV 记账批次”并交给税务顾问；它可导入 DATEV 和许多会计软件。
5. 如需查阅和核对，同样的记账也可导出为“记账清单 (CSV)”。只导出欧元清单。

财年结账

1. 在“基本资料”中确认财年从哪个月开始（“财年开始月份”）。
2. 在“报表与导出”中选择财年，生成 PDF 格式的“年度报告（财务审核）”——“此清单”或“整个组织”。其中包含营业额、付款、余额、现金、冲销和损耗，并带签字栏。
3. 将报告交给查账人员并请其签字。
4. 为税务顾问导出整个财年的 DATEV 记账批次，如有需要，开具该年度的捐赠证明。

通过 API 实时获取

1. 供税务顾问或会计软件使用：在管理后台（/admin）的“集成与帮助” → “API 与 Webhooks”中生成密钥，或用“编辑”修改现有密钥，并勾选权限范围“accounting”（读取账务）。创建密钥时它默认关闭；仅限某个清单的密钥只能看到该清单的数据。密钥由组织的所有者和管理员管理。
2. 软件以“Authorization: Bearer …”发送密钥，并从 /api/v1/accounting/ 获取：“settlements”（含收据编号、付款方式和按税率增值税的付款日记账）、“revenue”（按商品、类别或税率，按天或按月的营业额）、“cash-sessions”和“cash-movements”（含 Z 报表的现金账）、“cash-sales”（现金销售，自助终端访客已标记）以及“open-items”（截至某一日期的未结项目）。
3. “from”和“to”是清单时区（Europe/Berlin）中的日期，响应中的时间为 UTC。数据量大时分页返回（“nextCursor”），使用“since”时软件只获取上次以来新增的内容，“format=csv”则返回可用 Excel 打开的 CSV 文件。
4. 只传输账户名称和金额，不含电子邮件地址。所有字段见 /api 上的 API 文档（英文）；每个密钥每分钟最多 60 次请求。押金作为单独的行列出（“depositMinor”、“kind” deposit），营业额中仅在“includeDeposits=true”时包含。

示例：获取一个月的付款日记账

curl -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" "https://drinklist.app/api/v1/accounting/settlements?from=2026-09-01&to=2026-09-30&format=csv" -o payment-journal-2026-09.csv

curl -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY" "https://drinklist.app/api/v1/accounting/settlements?since=2026-10-01T00:00:00Z"

会计中的押金

• 商品押金属于按商品税率计税的对价：按消费记账——记入该税率的收入科目，或在 /admin 的「会计 (DATEV)」→「设置」→「押金」中填写的自有押金科目。
• 退还押金冲减收入：现金为「押金退还对现金」，存入账户为「押金退还对应收」。没有单独科目时使用该税率的押金科目——与 TSE 收据一致。
• 原有的收银变动「退还押金」（无类型）仍记入「押金/往来」且不含税，除非勾选转换。
• 「报表与导出」中的「押金余额」报表按类型显示收取和退还的金额，以及会员的未退押金余额。销售额报表不含押金。请与税务顾问商定处理方式。