Todo sobre la contabilidad – lo que reciben cajero y tesorero

Así son los documentos

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  Comprobante de liquidación

  El socio lo recibe por correo tras cada liquidación: partidas liquidadas, forma de pago, importe pagado y pendiente. Ejemplo en alemán.

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  Extracto de cuenta

  Todos los cargos y pagos de una cuenta en el periodo con saldo acumulado – útil para consultas de los socios. Ejemplo en alemán.

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  Partidas pendientes

  Cargos aún no liquidados por cuenta – la base para cobrar y reclamar. Ejemplo en alemán.

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  Liquidaciones

  Importes cobrados en el periodo con forma de pago, arrastre y cajero. Ejemplo en alemán.

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  Diario de pagos

  Todos los pagos de la organización en todas las listas y formas de pago. Ejemplo en alemán.

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  Informe Z

  Cierre de una sesión de caja: fondo, ventas, ingresos, gastos, esperado, contado y diferencia. Ejemplo en alemán.

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  Informe anual para la auditoría de caja

  El ejercicio de un vistazo con ventas, pagos, saldos, caja y campos de firma. Ejemplo en alemán.

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Quién puede ver qué

• «Cajero» (rol en una lista): el rol recomendado para el tesorero; cobra, lleva la caja, liquida, solicita anulaciones y ve todos los informes y exportaciones de la lista, además de los informes de la organización con la descarga de la exportación DATEV. Liquida en la WebApp o la app. En la Administración (/admin) entra con su propio login y solo ve sus listas, con «Diario de pagos», «Informes y exportación», «Caja y cierre Z» y «Anulaciones y extractos»; «Cuentas» solo la ven «Gestor», «Titular» y «Administrador». Para el cajero, los informes de la organización, el informe anual y la exportación DATEV solo incluyen sus propias listas.
• «Solo lectura» (rol en una lista): ve los informes de la lista y puede exportarlos, pero no puede registrar nada. Ideal para los revisores de cuentas. Puede entrar él mismo en la Administración (/admin) y allí solo ve los informes de sus listas.
• «Gestor» (rol en una lista): todo en la lista salvo conceder accesos, incluidos informes, recordatorios de pago y ajustes.
• «Administrador» o «Titular» de la organización: todas las listas, además de los informes de la organización, «Contabilidad (DATEV)» y «Certificados de donación».

Dar acceso al tesorero

1. Abra /admin y vaya a «Organización» → «Miembros y roles».
2. Invite al tesorero con su dirección de correo y elija ámbito y rol.
3. Recomendado para el tesorero: «Cajero» en su lista o listas; así cobra, liquida y ve todos los informes, los informes de la organización y la exportación DATEV. Solo los ajustes DATEV y los certificados de donación requieren «Administrador» o «Titular» de la organización; para solo revisar basta «Solo lectura».
4. Para una revisión temporal indique «Válido desde» y «Válido hasta»: fuera de ese periodo el acceso no tiene permisos. El rol y «Válido hasta» solo se cambian en la Administración; en el área admin de la WebApp o la app un acceso solo se puede invitar o eliminar.

Los informes en «Informes y exportación»

• Están en «Diarios y cuentas» → «Informes y exportación», tras elegir la lista a la izquierda. Cada informe se puede ver y descargar en PDF, Excel o CSV. Con «Organización» → «Datos maestros» → «Logo» y la opción «En los PDF del club, arriba a la derecha (recibos, extractos, informes)», el logo del club aparece en los PDF.
• Para la lista: asientos, saldos de cuentas, partidas abiertas, liquidaciones, cifras diarias, estadística por año y artículo, margen por artículo, ventas en efectivo, diario de reembolsos y donaciones.
• Para la organización (administrador, titular y cajeros de alguna de sus listas): diario de pagos de todas las listas y medios de pago, uso de las listas y totales por moneda. Los cajeros solo ven allí sus propias listas.
• En muchos informes se elige un periodo con «Desde» y «Hasta» o con una opción rápida como «Mes pasado» o «Este año». En la Administración los nombres de los informes aparecen en alemán.
• Los pagos individuales con medio de pago, comisión y justificante en PDF están en «Diarios y cuentas» → «Diario de pagos». Allí «Imprimir ticket» imprime también un pago como ticket en la impresora de la lista.

Libro de caja (PDF): todo el periodo en un documento

1. En /admin elija la lista a la izquierda y abra «Diarios y cuentas» → «Informes y exportación». En la WebApp o la app está lo mismo en el área admin, en «Informes y exportación». Puede crearlo quien ve los informes de la lista, también cajeros y «Solo lectura».
2. Elija arriba el periodo, por ejemplo el ejercicio con «Desde» y «Hasta» o con la selección rápida. Sin periodo, el libro de caja abarca el ejercicio en curso.
3. En la sección «Kassenbuch» haga clic en «Kassenbuch (PDF)»; en la WebApp el botón se llama «Libro de caja (PDF)». El resultado es un único PDF con portada e índice; el documento está en alemán.
4. Empieza con el resumen: ventas, cobros de liquidaciones, compras de entregas y de caja, coste de la mercancía y margen, además de lo que los socios deben en la fecha de corte y su saldo a favor.
5. Siguen los capítulos libro de compras, caja y cierres Z, pagos y liquidaciones, estadística por año y artículo y saldos de las cuentas en la fecha de corte (sin cuentas archivadas). Guarde el PDF junto con el informe anual para los revisores y la asesoría fiscal.

Libro de compras, estadística y saldos

• Libro de compras («Einkaufsbuch»): cada entrega con fecha, proveedor, documento, artículo, cantidad, precio de compra por unidad, compra total, valor de venta y margen, además de las compras pagadas desde la caja. El precio de compra es el indicado al registrar la entrega; los cambios de precio posteriores no alteran entregas anteriores. Para entregas antiguas sin este valor, el informe usa el precio de compra actual del artículo; la columna «EK-Quelle» muestra de dónde procede.
• Estadística por año y artículo como en la app antigua: una cabecera por año, los artículos en orden alfabético con cantidad y suma, «abierto» antes de «pagado». Al final, el bloque «Summen» con artículos abiertos y pagados y el saldo a favor o la deuda pendiente.
• El informe «Saldos de cuentas» oculta las cuentas archivadas: «Ocultar cuentas archivadas» está marcado. Si lo desmarca, aparecen con la columna «Archivada».
• En la vista previa ordena y filtra la tabla y muestra u oculta columnas con el selector de columnas. «Excel (vista actual)» descarga exactamente esa tabla (filtros, orden, columnas visibles, disposición y totales); «Excel (completo)», el informe entero. Si la vista previa está recortada, «Excel (vista actual)» queda bloqueado.

Qué llega automáticamente por correo

• En «Operación» → «Anulaciones y liquidación» active el «Extracto mensual automático» y elija el «Día del extracto (día del mes)», del 1 al 28.
• Ese día cada socio con saldo recibe un resumen por correo. No se registra nada.
• Titulares y administradores de la organización y titulares y gestores de la lista reciben el mismo día un resumen: cuentas con saldo, total pendiente y número de resúmenes enviados. Con «Sin correos a los socios (solo resumen)» solo este resumen va a la administración y los socios no reciben el extracto.
• Tras cada liquidación el socio recibe el justificante de liquidación en PDF, si tiene una dirección de correo registrada.

Caja, cierre Z y pagos

• «Operación» → «Caja y cierre Z»: abra la caja con el cambio inicial y registre ingresos y gastos como compras, anticipos o retiradas con número de justificante. Lo mismo en la WebApp o la app en la pestaña «Barra» → «Caja y cierre Z».
• Al cerrar se cuenta el efectivo y se introduce. Si difiere de lo esperado, la caja pide un motivo de la diferencia.
• Después el cierre Z está listo; en «Sesiones de caja cerradas» encontrará cada cierre Z, también para imprimirlo. Con una impresora en «Operación» → «Impresoras de tickets», «Imprimir cierre Z» lo imprime como ticket; si una impresora tiene la ruta de impresión «Cierre Z», sale automáticamente al cerrar.
• Si el club usa la TSE, la apertura y el cierre Z además van firmados; los documentos para una inspección están en «Inspección de caja». Esta opción del menú solo aparece si la TSE está activada.

Recordatorios de pago y certificados de donación

• «Operación» → «Recordatorios de pago»: indique tras cuántos días sale el primer recordatorio y con qué intervalo siguen los demás niveles. Una vez activado, los envíos salen automáticamente por correo. Los recordatorios de pago solo existen en la Administración; la entrada en el área admin de la WebApp o la app lleva allí.
• Allí ve todas las cuentas con importe pendiente y el nivel que toca, puede aplazar cuentas sueltas con un motivo o reclamar de inmediato con «Ejecutar recordatorios».
• «Contrato y pagos» → «Certificados de donación»: un certificado por año y cuenta en PDF, también «Todos como ZIP». Solo cuentan donaciones pagadas a huchas con fin fiscalmente beneficiado.
• Requisito: el club figura como entidad sin ánimo de lucro en «Datos maestros» y la cuenta tiene dirección. Una segunda emisión se marca como duplicado. Estos certificados siguen la normativa fiscal alemana.

Exportación para el asesor fiscal (DATEV)

1. Abra «Contrato y pagos» → «Contabilidad (DATEV)». Pueden descargar la exportación administradores, titulares y cajeros; los ajustes solo los cambian administradores y titulares de la organización. Los cajeros solo exportan sus propias listas.
2. En «Ajustes» introduzca número de asesor, número de cliente y longitud de cuenta y revise las cuentas. Los «Valores SKR 49» no son vinculantes: acuérdelos con su asesor fiscal.
3. En «Exportar» elija el periodo y «Todas las listas (euro)» o una sola lista. El periodo debe estar dentro de un mismo ejercicio.
4. Descargue el «Lote de asientos DATEV» y entrégueselo al asesor fiscal; se importa en DATEV y en muchos programas de contabilidad.
5. Para leer y cuadrar, los mismos asientos están disponibles como «Lista de asientos (CSV)». Solo se exportan listas en euros.

El cierre del ejercicio

1. Compruebe en «Datos maestros» en qué mes empieza el ejercicio («El ejercicio empieza en»).
2. En «Informes y exportación» elija el ejercicio y genere el «Informe anual para la auditoría de caja» en PDF, «Para esta lista» o «Para la organización». Incluye ventas, pagos, saldos, caja, anulaciones y mermas con campos para firmas.
3. Entregue el informe a los revisores de cuentas y hágalo firmar.
4. Para el asesor fiscal exporte el lote DATEV de todo el ejercicio y, si hace falta, emita los certificados de donación del año.

Acceso en directo a través de la API

1. Para la asesoría fiscal o el programa de contabilidad: en la Administración (/admin), en «Integraciones y ayuda» → «API & Webhooks», genere una clave o cambie una existente con «Editar» y marque el ámbito «accounting» (leer contabilidad). Está desactivado al crear la clave; una clave para una sola lista solo ve los datos de esa lista. Las claves las gestionan titulares y administradores de la organización.
2. El programa envía la clave como «Authorization: Bearer …» y consulta en /api/v1/accounting/: «settlements» (diario de pagos con número de recibo, forma de pago e IVA por tipo), «revenue» (ingresos por artículo, categoría o tipo de IVA, por día o mes), «cash-sessions» y «cash-movements» (libro de caja con cierres Z), «cash-sales» (ventas en efectivo, invitados del quiosco marcados) y «open-items» (partidas abiertas a una fecha de referencia).
3. «from» y «to» son días en la zona horaria de la lista (Europe/Berlin); las horas de la respuesta están en UTC. Las grandes cantidades llegan por páginas («nextCursor»), con «since» el programa obtiene solo lo añadido desde la última consulta y «format=csv» devuelve un archivo CSV para Excel.
4. Se transmiten nombres de cuenta e importes, ninguna dirección de correo. La documentación de la API en /api (en inglés) describe todos los campos; como máximo 60 solicitudes por minuto y clave. El depósito aparece como línea propia («depositMinor», «kind» deposit), en los ingresos solo con «includeDeposits=true».

Ejemplo: obtener el diario de pagos de un mes

curl -H "Authorization: Bearer SU_CLAVE_API" "https://drinklist.app/api/v1/accounting/settlements?from=2026-09-01&to=2026-09-30&format=csv" -o diario-pagos-2026-09.csv

curl -H "Authorization: Bearer SU_CLAVE_API" "https://drinklist.app/api/v1/accounting/settlements?since=2026-10-01T00:00:00Z"

El depósito en la contabilidad

• El depósito de un artículo es contraprestación con el IVA del artículo: se registra como el consumo, en las cuentas de ingresos del tipo o en cuentas de depósito propias que indicas en /admin en «Contabilidad (DATEV)» → «Ajustes» → «Depósito».
• Una devolución reduce los ingresos: en efectivo «devolución de depósito a caja», como abono «devolución de depósito a deudores». Sin cuenta propia usa la cuenta de depósito del tipo, igual que el recibo TSE.
• El movimiento de caja «Devolución de depósito» existente (sin tipo) sigue en «Depósito/compensación» sin impuesto, salvo que marques el cambio.
• El informe «Saldo de depósitos» en «Informes y exportación» muestra por tipo lo cobrado y devuelto y los saldos pendientes de los socios. Los informes de ventas no incluyen depósito. Acuerda el tratamiento con tu asesor.