Tutto sulla contabilità – cosa ricevono cassiere e tesoriere

Ecco come appaiono i documenti

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  Ricevuta di saldo

  Il socio la riceve per e-mail dopo ogni saldo: voci saldate, metodo di pagamento, importo pagato e residuo. Esempio in tedesco.

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  Estratto conto

  Tutte le registrazioni e i pagamenti di un conto nel periodo con saldo progressivo – utile per le domande dei soci. Esempio in tedesco.

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  Partite aperte

  Registrazioni non ancora saldate per conto – la base per incassare e sollecitare. Esempio in tedesco.

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  Saldi incassati

  Importi incassati nel periodo con metodo di pagamento, riporto e cassiere. Esempio in tedesco.

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  Giornale dei pagamenti

  Tutti i pagamenti dell'organizzazione su tutte le liste e tutti i metodi di pagamento. Esempio in tedesco.

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  Scontrino Z

  Chiusura di una sessione di cassa: fondo cassa, vendite, entrate, uscite, atteso, contato e differenza. Esempio in tedesco.

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  Relazione annuale per la revisione di cassa

  L'esercizio in sintesi con fatturato, pagamenti, saldi, cassa e campi per le firme. Esempio in tedesco.

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Chi può vedere cosa

• «Cassiere» (ruolo in una lista): il ruolo consigliato per il tesoriere – incassa, gestisce la cassa, salda, chiede storni e vede tutti i report e le esportazioni della lista, più i report dell'organizzazione con il download dell'esportazione DATEV. Salda nella WebApp o nell'app. Nell'Amministrazione (/admin) accede con il proprio login e vede solo le sue liste, con «Giornale pagamenti», «Report ed esportazione», «Cassa e chiusura Z» e «Storni ed estratti conto»; «Conti» lo vedono solo «Gestore», «Titolare» e «Amministratore». Per il cassiere i report dell'organizzazione, la relazione annuale e l'esportazione DATEV contengono solo le sue liste.
• «Sola lettura» (ruolo in una lista): vede i report della lista e può esportarli, ma non può registrare nulla. Adatto ai revisori dei conti. Può accedere da solo all'Amministrazione (/admin) e lì vede solo i report delle sue liste.
• «Gestore» (ruolo in una lista): tutto nella lista tranne assegnare accessi – anche report, solleciti e impostazioni.
• «Amministratore» o «Titolare» dell'organizzazione: tutte le liste, più i report dell'organizzazione, «Contabilità (DATEV)» e «Ricevute donazioni».

Dare l'accesso al tesoriere

1. Aprite /admin e andate su «Organizzazione» → «Membri e ruoli».
2. Invitate il tesoriere con il suo indirizzo e-mail e scegliete ambito e ruolo.
3. Consigliato per il tesoriere: «Cassiere» per la sua lista o le sue liste – incassa, salda e vede tutti i report, i report dell'organizzazione e l'esportazione DATEV. Solo le impostazioni DATEV e le ricevute donazioni richiedono «Amministratore» o «Titolare» dell'organizzazione; per il solo controllo basta «Sola lettura».
4. Per una revisione a tempo impostate «Valido dal» e «Valido fino al» – fuori da quel periodo l'accesso non ha diritti. Ruolo e «Valido fino al» si modificano solo nell'Amministrazione; nell'area admin della WebApp o dell'app un accesso si può solo invitare o rimuovere.

I report in «Report ed esportazione»

• Si trovano in «Giornali e conti» → «Report ed esportazione», dopo aver scelto la lista a sinistra. Ogni report si può visualizzare e scaricare in PDF, Excel o CSV. Con «Organizzazione» → «Dati anagrafici» → «Logo» e l'opzione «Sui PDF dell’associazione, in alto a destra (ricevute, estratti, report)» il logo dell'associazione compare sui PDF.
• Per la lista: registrazioni, saldi dei conti, partite aperte, rendiconti, dati giornalieri, statistica per anno e articolo, margine per articolo, vendite in contanti, giornale dei rimborsi e donazioni.
• Per l'organizzazione (amministratore, titolare e cassieri di una delle sue liste): giornale dei pagamenti di tutte le liste e metodi, uso delle liste e totali per valuta. I cassieri vi vedono solo le proprie liste.
• Per molti report scegliete un periodo con «Dal» e «Al» oppure con una scelta rapida come «Mese scorso» o «Quest’anno». Nell'Amministrazione i nomi dei report sono in tedesco.
• I singoli pagamenti con metodo, commissione e ricevuta in PDF sono in «Giornali e conti» → «Giornale pagamenti». Lì «Stampa scontrino» stampa un pagamento anche come scontrino sulla stampante della lista.

Libro cassa (PDF): tutto il periodo in un unico documento

1. In /admin scegliete a sinistra la lista e aprite «Giornali e conti» → «Report ed esportazione». Nella WebApp o nell'app lo stesso si trova nell'area admin in «Report ed esportazione». Può crearlo chi vede i report della lista – quindi anche cassieri e «Sola lettura».
2. Scegliete in alto il periodo, per esempio l'esercizio con «Da» e «A» o con la selezione rapida. Senza periodo il libro cassa copre l'esercizio in corso.
3. Nella sezione «Kassenbuch» cliccate su «Kassenbuch (PDF)» – nella WebApp il pulsante si chiama «Libro cassa (PDF)». Ne risulta un unico PDF con copertina e indice; il documento è in tedesco.
4. In apertura c'è il riepilogo: fatturato, incassi dai conteggi, acquisti da consegne e cassa, costo del venduto e margine – più quanto i soci devono ancora alla data di riferimento e il loro credito.
5. Seguono i capitoli libro acquisti, cassa e scontrini Z, pagamenti e conteggi, statistica per anno e articolo e saldi dei conti alla data di riferimento (senza conti archiviati). Archiviate il PDF insieme al rapporto annuale per i revisori e il commercialista.

Libro acquisti, statistica e saldi

• Libro acquisti («Einkaufsbuch»): ogni consegna con data, fornitore, documento, articolo, quantità, prezzo d'acquisto unitario, acquisto totale, valore di vendita e margine – più gli acquisti pagati dalla cassa. Il prezzo d'acquisto è quello indicato alla registrazione della consegna; le modifiche di prezzo successive non cambiano le consegne passate. Per le consegne più vecchie senza questo valore il report usa il prezzo d'acquisto attuale dell'articolo – la colonna «EK-Quelle» indica da dove proviene.
• Statistica per anno e articolo come nella vecchia app: un'intestazione per anno, gli articoli in ordine alfabetico con quantità e somma, «aperto» prima di «pagato». In fondo il blocco «Summen» con articoli aperti e pagati e il credito o debito residuo.
• Il report «Saldi dei conti» nasconde i conti archiviati – «Nascondi conti archiviati» è spuntato. Togliendo la spunta compaiono con la colonna «Archiviato».
• Nell'anteprima ordinate e filtrate la tabella e mostrate o nascondete colonne con la scelta colonne. «Excel (vista attuale)» scarica esattamente quella tabella – filtri, ordinamento, colonne visibili, ordine e totali –, «Excel (completo)» l'intero report. Se l'anteprima è troncata, «Excel (vista attuale)» è bloccato.

Cosa arriva in automatico via e-mail

• In «Operatività» → «Storni e conteggi» attivate il «Conteggio mensile automatico» e scegliete il «Giorno di riferimento (giorno del mese)», da 1 a 28.
• Quel giorno ogni socio con un saldo riceve un riepilogo via e-mail. Non viene registrato nulla.
• Titolari e amministratori dell'organizzazione e titolari e gestori della lista ricevono lo stesso giorno un prospetto: conti con saldo, totale aperto e numero di riepiloghi inviati. Con «Nessuna e-mail ai soci (solo il prospetto)» solo questo prospetto va all'amministrazione e i soci non ricevono il riepilogo.
• Dopo ogni saldo il socio riceve la ricevuta di saldo in PDF, se è registrato un indirizzo e-mail.

Cassa, scontrino Z e pagamenti

• «Operatività» → «Cassa e scontrino Z»: aprite la cassa con il fondo cassa, registrate entrate e uscite come acquisti, anticipi o prelievi con numero di ricevuta. Lo stesso nella WebApp o nell'app nella scheda «Bar» → «Cassa e chiusura Z».
• Alla chiusura contate il contante e lo inserite. Se differisce dal previsto, la cassa chiede una motivazione della differenza.
• Poi lo scontrino Z è pronto; in «Sessioni di cassa chiuse» ritrovate ogni scontrino Z, anche da stampare. Con una stampante in «Operatività» → «Stampanti scontrini», «Stampa chiusura Z» lo stampa come scontrino; se una stampante ha la rotta di stampa «Scontrino Z», esce automaticamente alla chiusura.
• Se l'associazione usa la TSE, apertura e scontrino Z sono anche firmati; i documenti per un'ispezione sono in «Controllo cassa». La voce di menu compare solo se la TSE è attivata.

Solleciti e ricevute donazioni

• «Operatività» → «Solleciti»: impostate dopo quanti giorni parte il primo promemoria e a che intervallo seguono gli altri livelli. Una volta attivati, i solleciti partono in automatico via e-mail. I solleciti esistono solo nell'Amministrazione; la voce nell'area admin della WebApp o dell'app porta lì.
• Lì vedete tutti i conti con importo aperto e il livello dovuto, potete sospendere singoli conti con un motivo oppure sollecitare subito con «Avvia l’invio».
• «Contratto e pagamenti» → «Ricevute donazioni»: una ricevuta per anno e conto in PDF, anche «Tutte come ZIP». Contano solo donazioni pagate su salvadanai con finalità fiscalmente agevolata.
• Requisito: l'associazione è registrata come non profit in «Dati anagrafici» e il conto ha un indirizzo. Una seconda emissione è segnata come duplicato. Queste ricevute seguono il diritto tributario tedesco.

Esportazione per il commercialista (DATEV)

1. Aprite «Contratto e pagamenti» → «Contabilità (DATEV)». Scaricare l'esportazione possono amministratori, titolari e cassieri; le impostazioni le modificano solo amministratori e titolari dell'organizzazione. I cassieri esportano solo le proprie liste.
2. In «Impostazioni» inserite numero consulente, numero cliente e lunghezza conti e controllate i conti. I «Valori SKR 49» non sono vincolanti – concordateli con il commercialista.
3. In «Esporta» scegliete il periodo e «Tutte le liste (euro)» o una singola lista. Il periodo deve rientrare in un solo esercizio.
4. Scaricate il «Lotto registrazioni DATEV» e consegnatelo al commercialista; si importa in DATEV e in molti programmi di contabilità.
5. Per leggere e verificare, le stesse registrazioni sono disponibili come «Elenco registrazioni (CSV)». Si esportano solo liste in euro.

La chiusura dell'esercizio

1. Controllate in «Dati anagrafici» in quale mese inizia l'esercizio («L’esercizio inizia a»).
2. In «Report ed esportazione» scegliete l'esercizio e create la «Relazione annuale per la revisione di cassa» in PDF – «Per questa lista» o «Per l’organizzazione». Contiene ricavi, pagamenti, saldi, cassa, storni e ammanchi con spazi per le firme.
3. Consegnate la relazione ai revisori dei conti e fatela firmare.
4. Per il commercialista esportate il lotto DATEV dell'intero esercizio e, se serve, emettete le ricevute donazioni dell'anno.

Accesso in tempo reale tramite API

1. Per il commercialista o il software di contabilità: nell'Amministrazione (/admin) in «Integrazioni e aiuto» → «API & Webhooks» generate una chiave o modificatene una esistente con «Modifica» e spuntate l'ambito «accounting» (lettura contabilità). Alla creazione è disattivato; una chiave per una sola lista vede solo i dati di quella lista. Le chiavi le gestiscono titolari e amministratori dell'organizzazione.
2. Il programma invia la chiave come «Authorization: Bearer …» e scarica da /api/v1/accounting/: «settlements» (giornale dei pagamenti con numero di ricevuta, metodo di pagamento e IVA per aliquota), «revenue» (ricavi per articolo, categoria o aliquota IVA, per giorno o mese), «cash-sessions» e «cash-movements» (libro cassa con scontrini Z), «cash-sales» (vendite in contanti, ospiti al chiosco contrassegnati) e «open-items» (partite aperte a una data di riferimento).
3. «from» e «to» sono giorni nel fuso orario della lista (Europe/Berlin), gli orari nella risposta sono in UTC. Le grandi quantità arrivano a pagine («nextCursor»), con «since» il programma scarica solo ciò che è stato aggiunto dall'ultimo accesso e «format=csv» fornisce un file CSV per Excel.
4. Vengono trasmessi nomi dei conti e importi, nessun indirizzo e-mail. Tutti i campi sono descritti nella documentazione API in /api (in inglese); al massimo 60 richieste al minuto per chiave. La cauzione compare come voce a parte («depositMinor», «kind» deposit), nei ricavi solo con «includeDeposits=true».

Esempio: scaricare il giornale dei pagamenti di un mese

curl -H "Authorization: Bearer LA_VOSTRA_CHIAVE_API" "https://drinklist.app/api/v1/accounting/settlements?from=2026-09-01&to=2026-09-30&format=csv" -o giornale-pagamenti-2026-09.csv

curl -H "Authorization: Bearer LA_VOSTRA_CHIAVE_API" "https://drinklist.app/api/v1/accounting/settlements?since=2026-10-01T00:00:00Z"

Cauzione in contabilità

• La cauzione di un articolo è corrispettivo con l’aliquota dell’articolo: si registra come il consumo – sui conti ricavi dell’aliquota o su conti cauzione propri, che inserisci in /admin in «Contabilità (DATEV)» → «Impostazioni» → «Cauzione».
• Un reso cauzione riduce i ricavi: in contanti «reso cauzione a cassa», come accredito «reso cauzione a crediti». Senza conto proprio usa il conto cauzione dell’aliquota – come nella ricevuta TSE.
• Il movimento di cassa «Reso cauzione» esistente (senza tipo) resta su «Cauzioni/transitorio» senza imposta, a meno che non spunti la conversione.
• Il report «Saldo cauzioni» in «Report ed esportazione» mostra per tipo quanto incassato e rimborsato e i saldi cauzioni aperti dei soci. I report sul fatturato non contengono cauzioni. Concorda il trattamento con il commercialista.