Régler les montants dus

Ce qu'il vous faut

• Dans l'Administration : « Comptes » (avec « Encaisser » et « Recharger le crédit ») est visible pour « Propriétaire » et « Gestionnaire » de la liste ainsi que pour « Administrateur » et « Propriétaire » de l'organisation. Les gestionnaires d'une liste sans rôle dans l'association se connectent aussi sur /admin et n'y voient que leurs listes ; « Caissier » et « Lecture seule » y voient le « Journal des paiements » et les rapports. Dans la WebApp ou l'app, le « Caissier » encaisse aussi ; c'est le rôle recommandé pour le trésorier.
• Pour le reçu par e-mail : une adresse e-mail sur le compte du membre – via son accès ou via une invitation. Sans adresse le compte est quand même réglé, simplement sans e-mail.
• Pour le moyen « Espèces », le mode espèces de la liste doit être activé. Sinon choisissez « Virement ».
• Le moyen « Prélèvement » sert aux montants que l'association a prélevés elle-même via sa banque (par exemple par prélèvement groupé). Le prélèvement via Stripe que les membres mettent en place dans la WebApp ou l'app n'a pas besoin d'être réglé à la main : il est enregistré automatiquement après l'encaissement.

Régler un compte dans l'Administration

1. Ouvrez l'Administration (/admin) et choisissez à gauche l'association et la liste.
2. Allez dans « Journaux et comptes » → « Comptes ». La colonne « Solde » montre ce que chaque compte doit.
3. Dans la ligne du compte, cliquez sur le symbole d'argent « Encaisser ». Il n'apparaît que pour les comptes avec un montant dû.
4. Le montant dû est déjà saisi. Ne le modifiez que pour un paiement partiel – en dessous s'affiche ce qui reste dû.
5. Choisissez le moyen de paiement : « Virement », « Prélèvement » (prélevé par l'association) ou « Espèces ». Une remarque (par exemple « Virement mai ») est facultative et figure sur le reçu.
6. Cliquez sur « Régler ». Un message indique le montant payé et le nouveau solde.

Régler plusieurs comptes à la fois

1. Ouvrez comme ci-dessus « Journaux et comptes » → « Comptes ».
2. Cochez la case en début de ligne pour chaque compte qui a payé. La case de l'en-tête sélectionne tous les comptes de la page.
3. Cliquez en haut sur « Régler la sélection ». Entre parenthèses figure le nombre de comptes sélectionnés qui doivent quelque chose.
4. Vérifiez la liste dans la fenêtre : chaque compte avec son montant dû et le total. Chaque compte est réglé entièrement.
5. Choisissez le moyen de paiement et, si vous voulez, une remarque pour tous – par exemple « Prélèvement » avec la remarque « Prélèvement groupé juin », une fois que votre banque a encaissé.
6. Cliquez sur « Régler ». Le message indique combien de comptes ont été réglés et combien ignorés. Un double clic ne règle jamais rien deux fois.

Régler dans la WebApp ou l'app – par exemple au comptoir

1. Ouvrez dans la WebApp ou l'app le compte du membre. Vous le trouvez au bar ou sous « Réglages » → « Espace admin » → « Comptes » (sur ordinateur, l'entrée de menu « Espace admin »).
2. Touchez « Encaisser ».
3. Vérifiez le montant et choisissez le moyen : « Espèces », « Virement », « Prélèvement » ou – si un lecteur de carte est couplé – « Carte (terminal) ».
4. Ajoutez une remarque si besoin et touchez « Encaisser … » (le bouton affiche le montant). Là aussi, le membre reçoit le reçu par e-mail.

Ce que le membre reçoit automatiquement

• Un e-mail « Ton règlement » avec le reçu en PDF joint (Abrechnung-numéro.pdf) – dans la langue choisie par le membre.
• Le reçu liste tous les postes réglés avec date et montant, et en plus : réglé, payé, reste dû ou crédit, moyen de paiement, qui a encaissé et votre remarque. Si l'option « Sur les PDF du club, en haut à droite (reçus, relevés, rapports) » est activée sous « Organisation » → « Données de base » → « Logo », le logo du club figure en haut à droite du reçu.
• Le reçu part après chaque règlement, quel que soit le chemin : dans l'Administration, dans la WebApp ou l'app, avec un paiement en ligne ou avec le prélèvement.
• Si l'association utilise la TSE, c'est le reçu de caisse signé qui part à la place – jamais les deux.

Activer ou désactiver le reçu

1. Dans /admin, ouvrez « Exploitation » → « Annulations & décompte ».
2. Dans la section « Reçu de règlement » se trouve l'option « Envoyer le reçu de règlement (PDF) au membre par e-mail ». Elle est activée d'emblée.
3. Cochez ou décochez et cliquez sur « Enregistrer ». Le réglage vaut pour la liste choisie. Les caissiers ne peuvent pas modifier ce réglage.

La vue d'ensemble de l'association dans /admin

• « Journaux et comptes » → « Journal des paiements » : chaque règlement avec heure, compte, moyen de paiement, montant payé et réglé, qui a encaissé et remarque. Filtres et recherche se trouvent au-dessus du tableau.
• Dans le même tableau, le symbole PDF de la colonne « Justificatif » ouvre exactement le reçu reçu par le membre. À côté, l'icône d'imprimante « Imprimer le ticket » imprime le décompte en ticket sur l'imprimante de la liste, configurée sous « Exploitation » → « Imprimantes de tickets ».
• « Journaux et comptes » → « Comptes » : le solde actuel de chaque compte – ce qui reste dû.
• Un compte ne peut être archivé qu'avec un solde de 0. S'il reste un montant dû ou un avoir, « Compte non soldé » apparaît : décomptez, enregistrez un paiement ou, avec « Transférer le solde », reportez le montant sur un autre compte de la même liste (choisir le « Compte cible » – deux lignes de report, ni chiffre d'affaires ni paiement). L'archivage révoque les invitations en attente et les accès liés au compte. « Afficher les comptes archivés » au-dessus du tableau montre les comptes archivés, et « Restaurer » en fait revenir un – les invitations et accès ne reviennent pas. S'il reste des montants sur des comptes archivés, la « Vue d'ensemble » les indique par « dont … sur des comptes archivés » ; le lien ouvre exactement ces comptes.
• « Rapports & export » : les rapports « Abrechnungen » (montants encaissés avec moyen de paiement et report), « Offene Posten » (postes ouverts) et « Kontostände » (soldes), aussi en téléchargement. Les noms des rapports s'affichent en allemand.
• Les gestionnaires de la liste reçoivent en outre un court e-mail pour chaque règlement.

Plafond de crédit par compte et par groupe

1. Le « Plafond de crédit par défaut de la liste » se règle dans l'Administration sous « Règles & import » → « Protection des mineurs » : c'est le maximum qu'un compte peut avoir de dû.
2. Pour un compte : « Journaux et comptes » → « Comptes », modifier le compte, champ « Plafond de crédit (vide = comme la liste) ». Une valeur y remplace le plafond du groupe et de la liste, plus haut ou plus bas ; 0 signifie : saisir uniquement avec un avoir. Dans la WebApp et l'app : « Réglages » → « Espace admin » → « Comptes ».
3. Pour un groupe : « Exploitation » → « Groupes & prélèvements », modifier le groupe, « Plafond de crédit du groupe ». Il s'applique à chaque membre sans plafond propre ; si un compte est dans plusieurs groupes avec plafond, le plus strict s'applique.
4. La colonne « Plafond de crédit » sous « Comptes » montre le plafond en vigueur et son origine (compte, groupe ou liste). S'il est dépassé, l'app refuse la saisie avec « Plafond de crédit atteint » – au bar, au kiosque, pour les commandes QR et en partageant une tournée. Les répartitions depuis l'Administration ne vérifient volontairement pas le plafond.

Recharger l'avoir

1. Dans l'app ou la WebApp, ouvrez le compte – au bar ou sous « Compte » – et touchez « Recharger l'avoir ». Le bouton est visible pour tous ceux qui peuvent encaisser (caissier, gestionnaire, propriétaire). Dans l'Administration, cela se fait sous « Journaux et comptes » → « Comptes » avec le symbole plus « Recharger le crédit » sur la ligne du compte – y compris pour les gestionnaires d'une liste sans rôle dans l'association.
2. Choisissez 10, 20 ou 50 ou saisissez un montant libre, puis le mode de paiement : « Espèces », « Virement » ou « Prélèvement ».
3. Si le compte a encore un montant dû, il est réglé d'abord – l'aperçu affiche « Le montant dû … est d'abord réglé · nouvel avoir … ». Si le montant ne couvre que le dû, encaissez normalement.
4. Les espèces vont dans la session de caisse ouverte. Reçu, e-mail et journal des paiements indiquent « Rechargement » ; avec la TSE, le rechargement est signé comme tout versement d'avoir.

Soldes réservés au trésorier et aux gestionnaires

• Dans l'Administration sous « Exploitation » → « Annulations & décompte » → « Soldes » (dans la WebApp et l'app : « Réglages » → « Espace admin » → « Annulations & décompte ») se trouve l'interrupteur « Soldes des autres comptes réservés au trésorier et aux gestionnaires ». Par défaut : désactivé.
• Activé, les barmen, le comptoir et les comptes de gestion avec PIN ne voient plus que leur propre solde – dans la liste des comptes, après la saisie et dans les mises à jour en direct. Trésorier, gestionnaires et rapports voient toujours tous les soldes.
• De plus, « Masquer le solde » peut être activé sur chaque compte, plus seulement sur les invités : le compte lui-même ne voit alors ni son solde ni son historique, la caisse et la gestion si.
• Le plafond de crédit reste valable dans tous les cas.

En cas de blocage

• Le symbole « Encaisser » manque : le compte ne doit rien, ou il manque à votre accès le droit d'encaisser.
• « Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet » (message en allemand : le mode espèces est désactivé pour cette liste) : choisissez « Virement » ou « Prélèvement ». Le mode espèces est activé dès le départ ; il n'y a pas d'interrupteur dans /admin – écrivez-nous sous « Intégrations & aide » → « Aide & support ».
• Un compte a été ignoré lors d'un règlement groupé : il n'avait plus de montant dû – par exemple parce qu'il était déjà réglé.
• Le membre n'a pas reçu de reçu : vérifiez qu'une adresse e-mail est enregistrée sur le compte et demandez-lui de regarder dans les spams. Le reçu s'ouvre à tout moment en PDF sous « Journal des paiements » et vous pouvez le transmettre vous-même.
• Trop ou trop peu réglé : la différence reste sur le compte comme crédit ou reste dû et est compensée au règlement suivant.
• Un membre voit dans la WebApp ou l'app « Tu n’as pas encore de compte membre dans cette liste » : sa connexion n'est liée à aucun compte de la liste, c'est pourquoi le paiement et le prélèvement manquent. Saisissez son adresse e-mail sur le compte sous « Journaux et comptes » → « Comptes » – il reçoit alors une invitation.

Consigne sur les comptes membres

• Si votre liste facture la consigne sur les comptes membres (/admin → « Produits & stock » → « Consigne », variable par groupe), la consigne est une ligne à part sur le relevé et fait partie du montant ouvert.
• Quand un membre rapporte des vides, le bar ou la caisse crédite la consigne (« Retour de consigne » → « Créditer un compte ») – cela réduit le montant ouvert. Le membre ne peut pas se créditer lui-même.
• Le relevé montre aussi le « Solde de consignes en cours » : consigne moins remboursements sur toute la durée, même si les écritures sont déjà payées.