Расчёт открытых сумм

Что нужно

• В «Управлении»: «Счета» (с «Принять оплату» и «Пополнить баланс») видят «Владелец» и «Менеджер» списка, а также «Администратор» и «Владелец» организации. Менеджеры списка без роли в клубе тоже входят в /admin и видят там только свои списки; «Кассир» и «Только чтение» видят там «Журнал платежей» и отчёты. В WebApp или приложении оплату принимает также «Кассир» – рекомендуемая роль для казначея.
• Для квитанции по e-mail: адрес e-mail у счёта участника – через его вход или через приглашение. Без адреса счёт всё равно рассчитывается, только без письма.
• Для способа «Наличные» в списке должен быть включён режим наличных. Иначе выберите «Банковский перевод».
• Способ «Прямой дебет» – для сумм, которые клуб сам списал через свой банк (например, пакетным списанием). Прямой дебет через Stripe, который участники подключают в WebApp или приложении, вручную рассчитывать не нужно – он проводится автоматически после списания.

Рассчитать один счёт в разделе «Администрирование»

1. Откройте раздел «Администрирование» (/admin) и выберите слева клуб и список.
2. Перейдите в «Журналы и счета» → «Счета». В столбце «Баланс» видно, что открыто на каждом счёте.
3. В строке счёта нажмите значок денег «Принять оплату». Он есть только у счетов с открытой суммой.
4. Открытая сумма уже подставлена. Меняйте её только при частичной оплате – ниже видно, что останется открытым.
5. Выберите способ оплаты: «Банковский перевод», «Прямой дебет» (списан клубом) или «Наличные». Примечание (например «Перевод за май») необязательно и попадёт в квитанцию.
6. Нажмите «Рассчитать». Сообщение покажет оплаченную сумму и новый баланс.

Рассчитать несколько счетов сразу

1. Откройте, как выше, «Журналы и счета» → «Счета».
2. Поставьте галочку в начале строки у каждого счёта, который заплатил. Галочка в заголовке выбирает все счета на странице.
3. Нажмите вверху «Рассчитать выбранные». В скобках указано, у скольких выбранных счетов что-то открыто.
4. Проверьте список в окне: каждый счёт с открытой суммой и итог. Каждый счёт рассчитывается полностью.
5. Выберите способ оплаты и при желании одно примечание для всех – например «Прямой дебет» с примечанием «Пакетное списание за июнь», когда банк провёл списание.
6. Нажмите «Рассчитать». Сообщение покажет, сколько счетов рассчитано и сколько пропущено. Двойной щелчок никогда не рассчитывает дважды.

Рассчитать в WebApp или приложении – например у стойки

1. Откройте в WebApp или приложении счёт участника. Его можно найти у стойки или в «Настройки» → «Админ-раздел» → «Счета» (на компьютере — пункт меню «Админ-раздел»).
2. Нажмите «Получить оплату».
3. Проверьте сумму и выберите способ: «Наличные», «Перевод», «Прямой дебет» или – если подключён картридер – «Карта (терминал)».
4. При необходимости добавьте примечание и нажмите «Получить …» (на кнопке указана сумма). И здесь участник получает квитанцию по e-mail.

Что участник получает автоматически

• Письмо «Твой расчёт» с квитанцией в PDF во вложении (Abrechnung-номер.pdf) – на языке, выбранном участником.
• В квитанции перечислены все рассчитанные позиции с датой и суммой, а также: рассчитано, оплачено, остаток или кредит, способ оплаты, кто принял оплату и ваше примечание. Если в «Организация» → «Основные данные» → «Логотип» включён параметр «В PDF клуба, сверху справа (чеки, выписки, отчёты)», логотип клуба стоит в квитанции сверху справа.
• Квитанция приходит после каждого расчёта, каким бы путём он ни прошёл: в разделе «Администрирование», в WebApp или приложении, при онлайн-оплате или прямом дебете.
• Если клуб пользуется TSE, вместо этой квитанции приходит подписанный чек – никогда оба.

Включить или выключить квитанцию

1. В /admin откройте «Работа» → «Сторно и расчёт».
2. В разделе «Квитанция о расчёте» есть переключатель «Отправлять участнику квитанцию о расчёте (PDF) по e-mail». Он включён с самого начала.
3. Поставьте или снимите галочку и нажмите «Сохранить». Настройка действует для выбранного списка. Кассиры не могут изменить эту настройку.

Обзор для клуба в /admin

• «Журналы и счета» → «Журнал платежей»: каждый расчёт со временем, счётом, способом оплаты, оплаченной и рассчитанной суммой, кто принял оплату и примечанием. Фильтры и поиск – над таблицей.
• В той же таблице значок PDF в столбце «Чек» открывает именно ту квитанцию, которую получил участник. Рядом значок принтера «Печать чека» печатает расчёт как чек на чековом принтере списка – он настраивается в «Работа» → «Чековые принтеры».
• «Журналы и счета» → «Счета»: текущий баланс каждого счёта – что ещё открыто.
• Архивировать счёт можно только с балансом 0. Если что-то ещё открыто или есть кредит, появляется «Счёт не погашен»: проведите расчёт, запишите платёж или кнопкой «Перенести баланс» перенесите сумму на другой счёт того же списка (выберите «Счёт-получатель» – две строки переноса, без выручки и без платежа). При архивировании отзываются открытые приглашения и связанные доступы счёта. «Показать архивные счета» над таблицей показывает архивные счета, а «Восстановить» возвращает счёт – приглашения и доступы при этом не возвращаются. Если на архивных счетах ещё есть суммы, «Обзор» показывает их как «из них … на архивных счетах»; ссылка открывает именно эти счета.
• «Отчёты и экспорт»: отчёты «Abrechnungen» (полученные суммы со способом оплаты и переносом), «Offene Posten» (открытые позиции) и «Kontostände» (балансы), также для скачивания. Названия отчётов показываются на немецком.
• Управляющие списка также получают короткое письмо о каждом расчёте.

Кредитный лимит для счёта и для группы

1. «Стандартный кредитный лимит списка» задаётся в разделе «Администрирование», раздел «Правила и импорт» → «Защита молодёжи»: это максимум, который может быть открыт на каждом счёте.
2. Для одного счёта: «Журналы и счета» → «Счета», изменить счёт, поле «Кредитный лимит (пусто = как у списка)». Значение там действует вместо лимита группы и списка, выше или ниже; 0 означает: проводить только при наличии аванса. В WebApp и приложении: «Настройки» → «Админ-раздел» → «Счета».
3. Для группы: «Работа» → «Группы и сборы», изменить группу, «Кредитный лимит группы». Он действует для каждого участника без собственного лимита; если счёт состоит в нескольких группах с лимитом, действует самый строгий.
4. Столбец «Кредитный лимит» в «Счетах» показывает действующий лимит и его источник (счёт, группа или список). При превышении приложение отклоняет проводку с сообщением «Кредитный лимит достигнут» – у стойки, в киоске, при QR-заказах и при разделе раунда. Раскладки из раздела «Администрирование» намеренно не проверяют лимит.

Пополнить аванс

1. В приложении или WebApp откройте счёт – у стойки или в разделе «Счёт» – и нажмите «Пополнить аванс». Кнопку видят все, кто может принимать оплату (кассир, управляющий, владелец). В «Управлении» это делается в «Журналы и счета» → «Счета» значком плюса «Пополнить баланс» в строке счёта – в том числе менеджерами списка без роли в клубе.
2. Выберите 10, 20 или 50 или введите любую сумму, а также способ оплаты: «Наличные», «Перевод» или «Прямое списание».
3. Если на счёте ещё есть открытая сумма, она погашается первой – предпросмотр показывает «Открытая сумма … погашается первой · новый аванс …». Если сумма покрывает только открытую сумму, примите оплату обычным способом.
4. Наличные попадают в открытую кассовую смену. В квитанции, письме и журнале платежей стоит «Пополнение»; с TSE пополнение подписывается как любой взнос аванса.

Остатки только для казначея и управляющих

• В разделе «Администрирование», раздел «Работа» → «Сторно и расчёт» → «Остатки» (в WebApp и приложении: «Настройки» → «Админ-раздел» → «Сторно и расчёт») есть переключатель «Остатки других счетов только для казначея и управляющих». По умолчанию: выкл.
• Если он включён, бармены, стойка и управляющие счета с PIN видят только свой остаток – в списке счетов, после проводки и в обновлениях в реальном времени. Казначей, управляющие и отчёты по-прежнему видят все остатки.
• Кроме того, «Скрыть остаток» теперь можно включить для любого счёта, а не только для гостей: сам счёт не видит свой остаток и историю, касса и управление видят.
• Кредитный лимит действует в любом случае.

Если что-то не получается

• Нет значка «Принять оплату»: на счёте ничего не открыто или у вашего доступа нет права принимать оплату.
• «Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet» (сообщение на немецком: режим наличных для этого списка выключен): выберите «Банковский перевод» или «Прямое списание». Режим наличных включён с самого начала; переключателя в /admin нет – напишите нам в «Интеграции и помощь» → «Помощь и поддержка».
• При расчёте нескольких счетов один был пропущен: на нём уже не было открытой суммы – например, он уже был рассчитан.
• Участник не получил квитанцию: проверьте, указан ли у счёта адрес e-mail, и попросите участника заглянуть в спам. Квитанцию всегда можно открыть в PDF в «Журнал платежей» и переслать самому.
• Рассчитано слишком много или мало: разница остаётся на счёте как кредит или остаток и учитывается при следующем расчёте.
• Участник видит в WebApp или приложении «У тебя пока нет счёта участника в этом списке»: его вход не связан ни с одним счётом списка, поэтому нет оплаты и прямого дебетования. Укажите его e-mail у счёта в «Журналы и счета» → «Счета» – он получит приглашение.

Залог на счетах участников

• Если список начисляет залог на счета участников (/admin → «Ассортимент и склад» → «Залог»; по группам может отличаться), залог – отдельная строка в выписке и часть открытой суммы.
• Когда участник сдаёт тару, стойка или касса зачисляет залог («Возврат залога» → «Зачислить на счёт») – это уменьшает открытую сумму. Участник не может зачислить себе сам.
• Выписка дополнительно показывает «Открытое сальдо залогов»: залог за вычетом возвратов за всё время, даже если проводки уже оплачены.