Acertar valores em aberto

O que precisa

• Na Administração: «Contas» (com «Cobrar» e «Carregar saldo») é visível para «Proprietário» e «Gestor» da lista e para «Administrador» e «Proprietário» da organização. Os gestores de uma lista sem função na associação também entram em /admin e aí só veem as suas listas; «Operador de caixa» e «Só leitura» veem aí o «Diário de pagamentos» e os relatórios. Na WebApp ou na app também cobra o «Operador de caixa», a função recomendada para o tesoureiro.
• Para o comprovativo por e-mail: um endereço de e-mail na conta do membro – pelo seu acesso ou por um convite. Sem endereço a conta é acertada na mesma, só que sem e-mail.
• Para a forma de pagamento «Numerário» o modo numerário da lista tem de estar ligado. Caso contrário escolha «Transferência bancária».
• A forma de pagamento «Débito direto» é para valores que o clube cobrou por si através do seu banco (por exemplo, com uma cobrança em lote). O débito direto pela Stripe, que os membros configuram na WebApp ou na app, não precisa de ser acertado à mão: é lançado automaticamente após a cobrança.

Acertar uma conta na Administração

1. Abra a Administração (/admin) e escolha à esquerda o clube e a lista.
2. Vá a «Diários e contas» → «Contas». A coluna «Saldo» mostra o que cada conta tem em aberto.
3. Na linha da conta clique no símbolo de dinheiro «Cobrar». Só aparece em contas com valor em aberto.
4. O valor em aberto já está preenchido. Altere-o só num pagamento parcial – por baixo vê o que fica em aberto.
5. Escolha a forma de pagamento: «Transferência bancária», «Débito direto» (cobrado pelo clube) ou «Numerário». Uma nota (por exemplo «Transferência maio») é opcional e aparece no comprovativo.
6. Clique em «Acertar». Uma mensagem mostra o valor pago e o novo saldo.

Acertar várias contas de uma vez

1. Abra como acima «Diários e contas» → «Contas».
2. Marque a caixa no início da linha de cada conta que pagou. A caixa do cabeçalho seleciona todas as contas da página.
3. Clique em cima em «Acertar selecionadas». Entre parênteses aparece quantas das contas escolhidas têm algo em aberto.
4. Verifique a lista na janela: cada conta com o seu valor em aberto e o total. Cada conta é acertada por completo.
5. Escolha a forma de pagamento e, se quiser, uma nota para todas – por exemplo «Débito direto» com a nota «Cobrança em lote junho», depois de o banco ter cobrado.
6. Clique em «Acertar». A mensagem indica quantas contas foram acertadas e quantas ignoradas. Um duplo clique nunca acerta nada duas vezes.

Acertar na WebApp ou na app – por exemplo ao balcão

1. Abra na WebApp ou na app a conta do membro. Encontra-a no balcão ou em «Definições» → «Área admin» → «Contas» (no computador, a opção de menu «Área admin»).
2. Toque em «Cobrar».
3. Verifique o valor e escolha a forma de pagamento: «Dinheiro», «Transferência», «Débito direto» ou – se houver um leitor de cartões ligado – «Cartão (terminal)».
4. Acrescente uma nota se precisar e toque em «Cobrar …» (o botão mostra o valor). Também aqui o membro recebe o comprovativo por e-mail.

O que o membro recebe automaticamente

• Um e-mail «O teu acerto» com o comprovativo em PDF em anexo (Abrechnung-número.pdf) – no idioma escolhido pelo membro.
• No comprovativo constam todos os itens acertados com data e valor e ainda: acertado, pago, resto em aberto ou crédito, forma de pagamento, quem cobrou e a sua nota. Se em «Organização» → «Dados base» → «Logótipo» estiver ligada a opção «Nos PDF do clube, em cima à direita (recibos, extratos, relatórios)», o logótipo do clube aparece em cima à direita no comprovativo.
• O comprovativo chega após cada acerto, seja qual for o caminho: na Administração, na WebApp ou na app, com um pagamento online ou com o débito direto.
• Se o clube usa a TSE, em vez deste comprovativo chega o recibo assinado – nunca os dois.

Ligar ou desligar o comprovativo

1. Em /admin abra «Operação» → «Anulações e acertos».
2. Na secção «Comprovativo de acerto» está a opção «Enviar o comprovativo de acerto (PDF) ao membro por e-mail». Vem ligada.
3. Marque ou desmarque e clique em «Guardar». A definição vale para a lista escolhida. Os operadores de caixa não podem alterar esta definição.

A visão geral do clube em /admin

• «Diários e contas» → «Diário de pagamentos»: cada acerto com hora, conta, forma de pagamento, valor pago e acertado, quem cobrou e nota. Filtros e pesquisa ficam por cima da tabela.
• Na mesma tabela, o símbolo PDF da coluna «Recibo» abre exatamente o comprovativo que o membro recebeu. Ao lado, o símbolo de impressora «Imprimir talão» imprime o acerto como talão na impressora da lista, configurada em «Operação» → «Impressoras de talões».
• «Diários e contas» → «Contas»: o saldo atual de cada conta – o que ainda está em aberto.
• Uma conta só pode ser arquivada com saldo 0. Se ainda houver algo em aberto ou crédito, aparece «Conta não saldada»: faça o acerto, registe um pagamento ou, com «Transferir saldo», passe o valor para outra conta da mesma lista (escolha a «Conta de destino» – duas linhas de transporte, sem vendas nem pagamento). Ao arquivar, os convites pendentes e os acessos ligados à conta são revogados. «Mostrar contas arquivadas», por cima da tabela, mostra as contas arquivadas e «Restaurar» recupera uma – convites e acessos não voltam. Se ainda houver valores em contas arquivadas, a «Visão geral» indica-os com «dos quais … em contas arquivadas»; a ligação abre exatamente essas contas.
• «Relatórios e exportação»: os relatórios «Abrechnungen» (valores cobrados com forma de pagamento e transporte), «Offene Posten» (itens em aberto) e «Kontostände» (saldos), também para descarregar. Os nomes dos relatórios aparecem em alemão.
• Os gestores da lista recebem ainda um e-mail curto por cada acerto.

Limite de crédito por conta e por grupo

1. O «Limite de crédito predefinido da lista» define-se na Administração em “Regras e importação” → “Proteção de menores”: é o máximo que cada conta pode ter em aberto.
2. Para uma conta: “Diários e contas” → “Contas”, editar a conta, campo “Limite de crédito (vazio = como a lista)”. Um valor aí aplica-se em vez do limite do grupo e da lista, mais alto ou mais baixo; 0 significa: registar só com crédito. Na WebApp e na app: “Definições” → “Área admin” → “Contas”.
3. Para um grupo: “Operação” → “Grupos e cobranças”, editar o grupo, “Limite de crédito do grupo”. Aplica-se a cada membro sem limite próprio; se uma conta estiver em vários grupos com limite, vale o mais restritivo.
4. A coluna “Limite de crédito” em “Contas” mostra o limite em vigor e a sua origem (conta, grupo ou lista). Se for ultrapassado, a app recusa o registo com “Limite de crédito atingido” – no balcão, no quiosque, em pedidos QR e ao dividir uma rodada. Os rateios da Administração não verificam o limite de propósito.

Carregar crédito

1. Na app ou na WebApp abre a conta – no balcão ou em “Conta” – e toca em “Carregar crédito”. O botão é visível para quem pode cobrar (caixa, gestor, titular). Na Administração faz-se em «Diários e contas» → «Contas» com o símbolo mais «Carregar saldo» na linha da conta – também para gestores de uma lista sem função na associação.
2. Escolhe 10, 20 ou 50 ou introduz um valor livre, e o meio de pagamento: “Numerário”, “Transferência” ou “Débito direto”.
3. Se a conta ainda tiver algo em aberto, é compensado primeiro – a pré-visualização mostra “O valor em aberto … é compensado primeiro · novo crédito …”. Se o valor só cobrir o que está em aberto, cobra normalmente.
4. O numerário vai para a sessão de caixa aberta. Recibo, e-mail e diário de pagamentos indicam “Carregamento”; com a TSE, o carregamento é assinado como qualquer depósito de crédito.

Saldos só para tesoureiro e gestores

• Na Gestão em “Operação” → “Anulações e acertos” → “Saldos” (na WebApp e na app: “Definições” → “Área admin” → “Anulações e acertos”) está o interruptor “Saldos de outras contas só para tesoureiro e gestores”. Predefinição: desligado.
• Ligado, empregados de bar, o balcão e contas de gestão com PIN só veem o próprio saldo – na lista de contas, depois de registar e nas atualizações em direto. Tesoureiro, gestores e relatórios continuam a ver todos os saldos.
• Além disso, “Ocultar saldo” pode ser ativado em qualquer conta, não só em convidados: a própria conta não vê o saldo nem o histórico; caixa e gestão sim.
• O limite de crédito continua a aplicar-se.

Se algo não funcionar

• Falta o símbolo «Cobrar»: a conta não tem nada em aberto ou ao seu acesso falta o direito de cobrar.
• «Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet» (mensagem em alemão: o modo numerário está desligado para esta lista): escolha «Transferência bancária» ou «Débito direto». O modo numerário está ligado desde o início; em /admin não há interruptor para isso – escreva-nos em «Integrações e ajuda» → «Ajuda e suporte».
• Uma conta foi ignorada ao acertar várias: já não tinha valor em aberto – por exemplo porque já estava acertada.
• O membro não recebeu o comprovativo: verifique se a conta tem um endereço de e-mail e peça-lhe que veja a pasta de spam. O comprovativo abre sempre em PDF em «Diário de pagamentos» e pode reencaminhá-lo você.
• Acertou-se a mais ou a menos: a diferença fica na conta como crédito ou em aberto e é compensada no acerto seguinte.
• Um membro vê na WebApp ou na app «Ainda não tens conta de sócio nesta lista»: o seu início de sessão não está ligado a nenhuma conta da lista, por isso faltam o pagamento e o débito direto. Introduza o e-mail dele na conta em «Diários e contas» → «Contas» – recebe então um convite.

Tara nas contas dos sócios

• Se a tua lista cobrar tara nas contas dos sócios (/admin → «Produtos e stock» → «Tara»; pode variar por grupo), a tara é uma linha própria no extrato e faz parte do montante em aberto.
• Quando um sócio devolve vasilhame, o balcão ou a caixa credita a tara («Devolução de tara» → «Creditar numa conta») – isso reduz o montante em aberto. O sócio não se pode creditar a si próprio.
• O extrato mostra ainda o «Saldo de taras em aberto»: tara menos devoluções em todo o período, mesmo que os registos já estejam pagos.