Liquidar importes pendientes

Qué necesita

• En la Administración: «Cuentas» (con «Cobrar» y «Recargar saldo») la ven «Titular» y «Gestor» de la lista y «Administrador» y «Titular» de la organización. Los gestores de una lista sin rol en el club también entran en /admin y allí solo ven sus listas; «Cajero» y «Solo lectura» ven allí el «Diario de pagos» y los informes. En la WebApp o la app también cobra el «Cajero», el rol recomendado para el tesorero.
• Para el justificante por correo: una dirección de correo en la cuenta del miembro – por su acceso o por una invitación. Sin dirección la cuenta se liquida igualmente, solo que sin correo.
• Para la forma de pago «Efectivo» debe estar activado el modo efectivo de la lista. Si no, elija «Transferencia».
• La forma de pago «Domiciliación» es para importes que el club ha cobrado por su cuenta a través de su banco (por ejemplo, con una remesa de recibos). La domiciliación por Stripe que los miembros configuran en la WebApp o la app no hay que liquidarla a mano: se registra automáticamente tras el cobro.

Liquidar una cuenta en la Administración

1. Abra la Administración (/admin) y elija a la izquierda el club y la lista.
2. Vaya a «Diarios y cuentas» → «Cuentas». La columna «Saldo» muestra lo que tiene pendiente cada cuenta.
3. En la fila de la cuenta pulse el icono de dinero «Cobrar». Solo aparece en cuentas con importe pendiente.
4. El importe pendiente ya está puesto. Cámbielo solo para un pago parcial – debajo verá lo que queda pendiente.
5. Elija la forma de pago: «Transferencia», «Domiciliación» (cobrada por el club) o «Efectivo». Una nota (por ejemplo «Transferencia mayo») es opcional y aparece en el justificante.
6. Pulse «Liquidar». Un mensaje muestra el importe pagado y el nuevo saldo.

Liquidar varias cuentas a la vez

1. Abra como arriba «Diarios y cuentas» → «Cuentas».
2. Marque la casilla al principio de la fila de cada cuenta que haya pagado. La casilla de la cabecera marca todas las cuentas de la página.
3. Pulse arriba «Liquidar seleccionadas». Entre paréntesis figura cuántas de las cuentas elegidas tienen algo pendiente.
4. Revise la lista de la ventana: cada cuenta con su importe pendiente y el total. Cada cuenta se liquida por completo.
5. Elija la forma de pago y, si quiere, una nota para todas – por ejemplo «Domiciliación» con la nota «Remesa junio», cuando su banco haya cobrado.
6. Pulse «Liquidar». El mensaje indica cuántas cuentas se liquidaron y cuántas se omitieron. Un doble clic nunca liquida nada dos veces.

Liquidar en la WebApp o la app – por ejemplo en la barra

1. Abra en la WebApp o la app la cuenta del miembro. Lo encontrará en la barra o en «Ajustes» → «Área admin» → «Cuentas» (en el ordenador, la opción de menú «Área admin»).
2. Toque «Cobrar».
3. Revise el importe y elija la forma de pago: «Efectivo», «Transferencia», «Domiciliación» o – si hay un lector de tarjetas vinculado – «Tarjeta (terminal)».
4. Añada una nota si hace falta y toque «Cobrar …» (el botón muestra el importe). También aquí el miembro recibe el justificante por correo.

Qué recibe el miembro automáticamente

• Un correo «Tu liquidación» con el justificante en PDF adjunto (Abrechnung-número.pdf) – en el idioma que haya elegido el miembro.
• En el justificante figuran todos los conceptos liquidados con fecha e importe y además: liquidado, pagado, resto pendiente o saldo a favor, forma de pago, quién cobró y su nota. Si en «Organización» → «Datos maestros» → «Logo» está activada la opción «En los PDF del club, arriba a la derecha (recibos, extractos, informes)», el logo del club aparece arriba a la derecha en el justificante.
• El justificante llega tras cada liquidación, sea cual sea la vía: en la Administración, en la WebApp o la app, con un pago online o con la domiciliación.
• Si el club usa la TSE, en lugar de este justificante llega el ticket firmado – nunca los dos.

Activar o desactivar el justificante

1. En /admin abra «Operación» → «Anulaciones y liquidación».
2. En la sección «Justificante de liquidación» está la opción «Enviar el justificante de liquidación (PDF) al miembro por correo». Viene activada.
3. Marque o desmarque la casilla y pulse «Guardar». El ajuste vale para la lista elegida. Los cajeros no pueden cambiar este ajuste.

El resumen del club en /admin

• «Diarios y cuentas» → «Diario de pagos»: cada liquidación con hora, cuenta, forma de pago, importe pagado y liquidado, quién cobró y nota. Los filtros y la búsqueda están sobre la tabla.
• En la misma tabla, el icono PDF de la columna «Justificante» abre exactamente el justificante que recibió el miembro. Al lado, el icono de impresora «Imprimir ticket» imprime la liquidación como ticket en la impresora de la lista, configurada en «Operación» → «Impresoras de tickets».
• «Diarios y cuentas» → «Cuentas»: el saldo actual de cada cuenta – lo que sigue pendiente.
• Una cuenta solo se puede archivar con saldo 0. Si aún hay algo pendiente o saldo a favor, aparece «Cuenta no saldada»: liquide, registre un pago o, con «Transferir saldo», pase el importe a otra cuenta de la misma lista (elija la «Cuenta de destino»: dos líneas de traspaso, sin ventas ni pago). Al archivar se revocan las invitaciones abiertas y los accesos vinculados a la cuenta. «Mostrar cuentas archivadas», encima de la tabla, muestra las cuentas archivadas y «Restaurar» recupera una; las invitaciones y los accesos no vuelven. Si aún hay importes en cuentas archivadas, el «Resumen» los indica con «de ello, … en cuentas archivadas»; el enlace abre justo esas cuentas.
• «Informes y exportación»: los informes «Abrechnungen» (importes cobrados con forma de pago y arrastre), «Offene Posten» (conceptos pendientes) y «Kontostände» (saldos), también para descargar. Los nombres de los informes aparecen en alemán.
• Los gestores de la lista reciben además un breve correo por cada liquidación.

Límite de crédito por cuenta y por grupo

1. El «Límite de crédito predeterminado de la lista» se ajusta en la Administración en “Reglas e importación” → “Protección de menores”: es lo máximo que cada cuenta puede tener pendiente.
2. Para una cuenta: “Diarios y cuentas” → “Cuentas”, editar la cuenta, campo “Límite de crédito (vacío = como la lista)”. Un valor ahí se aplica en lugar del límite del grupo y de la lista, mayor o menor; 0 significa: reservar solo con saldo a favor. En la WebApp y la app: “Ajustes” → “Área admin” → “Cuentas”.
3. Para un grupo: “Operación” → “Grupos y cargos”, editar el grupo, “Límite de crédito del grupo”. Se aplica a cada miembro sin límite propio; si una cuenta está en varios grupos con límite, vale el más estricto.
4. La columna “Límite de crédito” en “Cuentas” muestra el límite vigente y su origen (cuenta, grupo o lista). Si se supera, la app rechaza la reserva con “Límite de crédito alcanzado”: en la barra, en el quiosco, en pedidos QR y al dividir una ronda. Los cargos desde la Administración no comprueban el límite a propósito.

Recargar saldo

1. En la app o la WebApp abre la cuenta (en la barra o en “Cuenta”) y toca “Recargar saldo”. Ven el botón todos los que pueden cobrar (cajero, administrador, propietario). En la Administración se hace en «Diarios y cuentas» → «Cuentas» con el símbolo más «Recargar saldo» en la fila de la cuenta, también para gestores de una lista sin rol en el club.
2. Elige 10, 20 o 50 o introduce un importe libre, y el medio de pago: “Efectivo”, “Transferencia” o “Domiciliación”.
3. Si la cuenta tiene algo pendiente, se compensa primero; la vista previa muestra “Se compensa el pendiente … · nuevo saldo a favor …”. Si el importe solo cubre lo pendiente, cobra normalmente.
4. El efectivo va a la sesión de caja abierta. Recibo, correo y diario de pagos indican “Recarga”; con la TSE, la recarga se firma como cualquier ingreso de saldo.

Saldos solo para tesorero y administradores

• En la Administración, en “Operación” → “Anulaciones y liquidación” → “Saldos” (en la WebApp y la app: “Ajustes” → “Área admin” → “Anulaciones y liquidación”), está el interruptor “Saldos de otras cuentas solo para tesorero y administradores”. Predeterminado: desactivado.
• Activado, camareros, la barra y las cuentas de gestión con PIN solo ven su propio saldo: en la lista de cuentas, tras reservar y en las actualizaciones en directo. Tesorero, administradores e informes siguen viendo todos los saldos.
• Además, “Ocultar saldo” se puede activar en cualquier cuenta, no solo en invitados: la propia cuenta no ve su saldo ni su historial; caja y administración sí.
• El límite de crédito sigue vigente igualmente.

Si algo no funciona

• Falta el icono «Cobrar»: la cuenta no tiene nada pendiente o a su acceso le falta el derecho a cobrar.
• «Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet» (mensaje en alemán: el modo efectivo está desactivado para esta lista): elija «Transferencia» o «Domiciliación». El modo efectivo está activado desde el principio; en /admin no hay un interruptor para ello: escríbanos en «Integraciones y ayuda» → «Ayuda y soporte».
• Al liquidar varias cuentas se omitió una: ya no tenía importe pendiente – por ejemplo porque ya estaba liquidada.
• El miembro no recibió el justificante: compruebe si la cuenta tiene una dirección de correo y pídale que mire en la carpeta de spam. El justificante se puede abrir siempre en PDF en «Diario de pagos» y enviarlo usted.
• Se liquidó de más o de menos: la diferencia queda en la cuenta como saldo a favor o pendiente y se compensa en la siguiente liquidación.
• Un miembro ve en la WebApp o la app «Aún no tienes una cuenta de socio en esta lista»: su inicio de sesión no está vinculado a ninguna cuenta de la lista, por eso faltan el pago y la domiciliación. Introduzca su correo en la cuenta en «Diarios y cuentas» → «Cuentas»; recibirá una invitación.

Depósito en las cuentas de socios

• Si tu lista cobra depósito en las cuentas de socios (/admin → «Productos y stock» → «Depósito»; por grupo puede variar), el depósito es una línea propia en el extracto y forma parte del importe pendiente.
• Cuando un socio devuelve envases, la barra o la caja abona el depósito («Devolución de depósito» → «Abonar en una cuenta»), lo que reduce lo pendiente. El socio no puede abonarse a sí mismo.
• El extracto muestra además el «Saldo de depósitos pendiente»: depósito menos devoluciones en todo el periodo, aunque los registros ya estén pagados.