Saldare gli importi aperti

Cosa serve

• Nell'Amministrazione: «Conti» (con «Incassa» e «Ricarica credito») lo vedono «Titolare» e «Gestore» della lista e «Amministratore» e «Titolare» dell'organizzazione. I gestori di una lista senza ruolo nell'associazione accedono anch'essi su /admin e lì vedono solo le loro liste; «Cassiere» e «Sola lettura» vi vedono «Giornale pagamenti» e report. Nella WebApp o nell'app incassa anche il «Cassiere», il ruolo consigliato per il tesoriere.
• Per la ricevuta via e-mail: un indirizzo e-mail sul conto del socio – tramite il suo accesso o tramite un invito. Senza indirizzo il conto viene saldato comunque, solo senza e-mail.
• Per il metodo «Contanti» la modalità contanti della lista deve essere attiva. Altrimenti scegliete «Bonifico».
• Il metodo «Addebito diretto» serve per gli importi che l'associazione ha incassato da sé tramite la propria banca (per esempio con un addebito cumulativo). L'addebito diretto tramite Stripe, che i soci attivano nella WebApp o nell'app, non va saldato a mano: viene registrato automaticamente dopo l'incasso.

Saldare un conto nell'Amministrazione

1. Aprite l'Amministrazione (/admin) e scegliete a sinistra associazione e lista.
2. Andate su «Giornali e conti» → «Conti». La colonna «Saldo» mostra cosa ha aperto ogni conto.
3. Nella riga del conto cliccate sul simbolo del denaro «Incassa». Compare solo per i conti con un importo aperto.
4. L'importo aperto è già inserito. Cambiatelo solo per un pagamento parziale – sotto vedete cosa resta aperto.
5. Scegliete il metodo: «Bonifico», «Addebito diretto» (incassato dall'associazione) o «Contanti». Una nota (per esempio «Bonifico maggio») è facoltativa e compare sulla ricevuta.
6. Cliccate su «Salda». Un messaggio mostra l'importo pagato e il nuovo saldo.

Saldare più conti insieme

1. Aprite come sopra «Giornali e conti» → «Conti».
2. Mettete la spunta all'inizio della riga di ogni conto che ha pagato. La spunta nell'intestazione seleziona tutti i conti della pagina.
3. Cliccate in alto su «Salda selezionati». Tra parentesi c'è quanti dei conti scelti hanno qualcosa di aperto.
4. Controllate l'elenco nella finestra: ogni conto con il suo importo aperto e il totale. Ogni conto viene saldato per intero.
5. Scegliete il metodo di pagamento e, se volete, una nota per tutti – per esempio «Addebito diretto» con la nota «Addebito cumulativo giugno», dopo che la banca ha incassato.
6. Cliccate su «Salda». Il messaggio indica quanti conti sono stati saldati e quanti saltati. Un doppio clic non salda nulla due volte.

Saldare nella WebApp o nell'app – per esempio al bancone

1. Aprite nella WebApp o nell'app il conto del socio. Lo trovate al bar oppure in «Impostazioni» → «Area admin» → «Conti» (sul computer la voce di menu «Area admin»).
2. Toccate «Incassa».
3. Controllate l'importo e scegliete il metodo: «Contanti», «Bonifico», «Addebito diretto» oppure – se è collegato un lettore di carte – «Carta (terminale)».
4. Se serve inserite una nota e toccate «Incassa …» (il pulsante mostra l'importo). Anche qui il socio riceve la ricevuta via e-mail.

Cosa riceve automaticamente il socio

• Un'e-mail «Il tuo saldo» con la ricevuta in PDF allegata (Abrechnung-numero.pdf) – nella lingua scelta dal socio.
• Sulla ricevuta ci sono tutte le voci saldate con data e importo, e inoltre: saldato, pagato, resto aperto o credito, metodo di pagamento, chi ha incassato e la vostra nota. Se in «Organizzazione» → «Dati anagrafici» → «Logo» è attiva l'opzione «Sui PDF dell’associazione, in alto a destra (ricevute, estratti, report)», il logo dell'associazione compare in alto a destra sulla ricevuta.
• La ricevuta arriva dopo ogni saldo, in qualunque modo avvenga: nell'Amministrazione, nella WebApp o nell'app, con un pagamento online o con l'addebito diretto.
• Se l'associazione usa la TSE, al posto di questa ricevuta arriva lo scontrino firmato – mai entrambi.

Attivare o disattivare la ricevuta

1. In /admin aprite «Operatività» → «Storni e conteggi».
2. Nella sezione «Ricevuta di saldo» c'è l'opzione «Invia al socio la ricevuta di saldo (PDF) via e-mail». È attiva fin dall'inizio.
3. Mettete o togliete la spunta e cliccate su «Salva». L'impostazione vale per la lista scelta. I cassieri non possono modificare questa impostazione.

La panoramica dell'associazione in /admin

• «Giornali e conti» → «Giornale pagamenti»: ogni saldo con ora, conto, metodo di pagamento, importo pagato e saldato, chi ha incassato e nota. Filtri e ricerca sono sopra la tabella.
• Nella stessa tabella il simbolo PDF nella colonna «Documento» apre esattamente la ricevuta ricevuta dal socio. Accanto, il simbolo della stampante «Stampa scontrino» stampa il rendiconto come scontrino sulla stampante della lista, configurata in «Operatività» → «Stampanti scontrini».
• «Giornali e conti» → «Conti»: il saldo attuale di ogni conto – cosa è ancora aperto.
• Un conto si può archiviare solo con saldo 0. Se c'è ancora qualcosa di aperto o un credito, compare «Conto non saldato»: saldate, registrate un pagamento oppure con «Trasferisci saldo» spostate l'importo su un altro conto della stessa lista (scegliete il «Conto di destinazione» – due righe di trasferimento, nessun fatturato, nessun pagamento). L'archiviazione revoca gli inviti aperti e gli accessi collegati al conto. «Mostra conti archiviati» sopra la tabella mostra i conti archiviati e «Ripristina» ne riporta indietro uno – inviti e accessi però non tornano. Se ci sono ancora importi su conti archiviati, la «Panoramica» li indica con «di cui … su conti archiviati»; il link apre proprio quei conti.
• «Report ed esportazione»: i report «Abrechnungen» (importi incassati con metodo e riporto), «Offene Posten» (voci aperte) e «Kontostände» (saldi), anche da scaricare. I nomi dei report sono in tedesco.
• I gestori della lista ricevono inoltre per ogni saldo una breve e-mail di conferma.

Limite di credito per conto e per gruppo

1. Il «Limite di credito predefinito della lista» si imposta nell'Amministrazione sotto “Regole e importazione” → “Tutela dei minori”: è il massimo che ogni conto può avere aperto.
2. Per un singolo conto: “Giornali e conti” → “Conti”, modifica il conto, campo “Limite di credito (vuoto = come la lista)”. Un valore lì vale al posto del limite di gruppo e di lista – anche più alto o più basso; 0 significa: registrare solo con credito. Nella WebApp e nell'app: “Impostazioni” → “Area admin” → “Conti”.
3. Per un gruppo: “Operatività” → “Gruppi e ripartizioni”, modifica il gruppo, “Limite di credito del gruppo”. Vale per ogni membro senza un proprio limite; se un conto è in più gruppi con limite, vale il più restrittivo.
4. La colonna “Limite di credito” in “Conti” mostra il limite effettivo e da dove proviene (conto, gruppo o lista). Se viene superato, l'app rifiuta la registrazione con “Limite di credito raggiunto” – al banco, al chiosco, negli ordini QR e quando si divide un giro. Le ripartizioni dall'Amministrazione non controllano il limite di proposito.

Ricaricare il credito

1. Nell'app o nella WebApp apri il conto – al banco o sotto “Conto” – e tocca “Ricarica credito”. Il pulsante lo vede chi può incassare (cassiere, gestore, titolare). Nell'Amministrazione si fa in «Giornali e conti» → «Conti» con il simbolo più «Ricarica credito» nella riga del conto – anche per i gestori di una lista senza ruolo nell'associazione.
2. Scegli 10, 20 o 50 o inserisci un importo libero, più il metodo di pagamento: “Contanti”, “Bonifico” o “Addebito diretto”.
3. Se il conto ha ancora qualcosa di aperto, viene compensato prima – l'anteprima mostra “L'importo aperto … viene compensato · nuovo credito …”. Se l'importo copre solo l'aperto, incassa normalmente.
4. I contanti vanno nella sessione di cassa aperta. Ricevuta, e-mail e registro pagamenti indicano “Ricarica”; con la TSE la ricarica viene firmata come ogni versamento di credito.

Saldi solo per tesoriere e gestori

• Nell'Amministrazione sotto “Operatività” → “Storni e conteggi” → “Saldi” (nella WebApp e nell'app: “Impostazioni” → “Area admin” → “Storni e conteggi”) c'è l'interruttore “Saldi degli altri conti solo per tesoriere e gestori”. Predefinito: disattivato.
• Se attivo, baristi, banco e conti di gestione con PIN vedono solo il proprio saldo – nell'elenco conti, dopo la registrazione e negli aggiornamenti in tempo reale. Tesoriere, gestori e reportistica vedono tutti i saldi.
• Inoltre “Nascondi saldo” si può impostare su ogni conto, non più solo sugli ospiti: il conto stesso non vede saldo e storico, cassa e gestione sì.
• Il limite di credito resta comunque valido.

Se qualcosa non va

• Il simbolo «Incassa» manca: il conto non ha nulla di aperto oppure al vostro accesso manca il diritto di incassare.
• «Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet» (messaggio in tedesco: la modalità contanti è disattivata per questa lista): scegliete «Bonifico» o «Addebito diretto». La modalità contanti è attiva fin dall'inizio; in /admin non c'è un interruttore – scriveteci in «Integrazioni e aiuto» → «Aiuto e assistenza».
• Un conto è stato saltato saldando più conti: non aveva più un importo aperto – per esempio perché era già stato saldato.
• Il socio non ha ricevuto la ricevuta: verificate che sul conto ci sia un indirizzo e-mail e chiedete al socio di guardare nella cartella spam. La ricevuta si apre sempre in PDF sotto «Giornale pagamenti» e potete inoltrarla voi.
• Saldato troppo o troppo poco: la differenza resta sul conto come credito o resto aperto e viene compensata con il saldo successivo.
• Un socio vede nella WebApp o nell'app «Non hai ancora un conto socio in questa lista»: il suo accesso non è collegato a nessun conto della lista, per questo mancano pagamento e addebito diretto. Inserite il suo indirizzo e-mail sul conto in «Giornali e conti» → «Conti»: riceverà un invito.

Cauzione sui conti dei soci

• Se la tua lista addebita la cauzione sui conti dei soci (/admin → «Prodotti e magazzino» → «Cauzione», per gruppo può variare), la cauzione è una riga a parte nell’estratto conto e fa parte dell’importo aperto.
• Se un socio riporta i vuoti, il banco o la cassa accredita la cauzione («Reso cauzione» → «Accredita su un conto») – riduce l’importo aperto. Il socio non può accreditarsi da solo.
• L’estratto conto mostra anche il «Saldo cauzioni aperto»: cauzione meno resi su tutta la durata, anche se le registrazioni sono già pagate.