Configurer Stripe ou GoCardless et le prélèvement

Ce qu'il vous faut

• Un compte Stripe pour l'association, entièrement vérifié et avec un compte bancaire pour les virements.
• Le moyen de paiement « Prélèvement SEPA » (SEPA Direct Debit) activé dans Stripe.
• Un accès propriétaire ou administrateur de l'association dans l'Administration sur /admin. Eux seuls activent ou désactivent aussi le prélèvement de chaque liste – pas les gestionnaires ni les caissiers de la liste.
• Des adresses e-mail sur les comptes des membres : la pré-notification avant chaque prélèvement et le reçu ensuite partent à ces adresses.

Préparer Stripe

1. Connectez-vous sur dashboard.stripe.com ou créez-y un compte pour l'association.
2. Terminez la vérification : informations sur l'association, représentant légal et le compte bancaire sur lequel Stripe verse. Tant que cela manque, Stripe ne peut rien encaisser.
3. Dans Stripe, ouvrez les réglages des moyens de paiement et activez le prélèvement SEPA.
4. Dans Stripe, ouvrez Développeurs → Clés API et copiez la clé secrète (commence par sk_live_). Saisissez-la uniquement à l'endroit décrit ci-dessous et ne la transmettez à personne.

Ajouter Stripe dans l'Administration

1. Ouvrez /admin, choisissez l'association à gauche et allez dans « Contrat & paiements » → « Paiement en ligne ».
2. Saisissez la clé secrète dans la carte « Stripe ».
3. Cliquez sur « Vérifier et enregistrer ». Nous vérifions la clé auprès de Stripe, l'enregistrons chiffrée et n'en affichons ensuite que les derniers caractères.
4. Facultatif : une adresse de webhook apparaît maintenant sous la carte. Créez dans Stripe un webhook avec cette adresse, saisissez son secret (whsec_…) dans le champ « Secret du webhook (facultatif, whsec_…) » et cliquez sur « Remplacer l'accès ». Le prélèvement n'en a pas besoin ; cela signale les remboursements plus vite.

Alternative : GoCardless au lieu de Stripe

1. Au lieu de Stripe, l'association peut aussi prélever via son propre compte GoCardless (manage.gocardless.com). GoCardless verse l'argent sur le compte bancaire de l'association et facture ses propres frais par prélèvement.
2. Dans le tableau de bord GoCardless, créez un access token avec droits de lecture et d'écriture sous Developers → Create → Access token.
3. Dans /admin, ouvrez « Contrat et paiements » → « Paiement en ligne », saisissez l'access token dans la carte « GoCardless (SEPA-Lastschrift) » (pour essayer, avec un token sandbox et la case « Sandbox ») puis cliquez sur « Vérifier et enregistrer ».
4. Dans GoCardless, créez un webhook sous Developers → Create → Webhook endpoint avec l'adresse indiquée sous la carte et saisissez le secret affiché dans le champ « Secret du webhook ». Paiements, échecs et rejets sont alors comptabilisés immédiatement, sinon lors du rapprochement régulier. L'adresse est propre à votre club et n'apparaît qu'après l'enregistrement du jeton d'accès. Si GoCardless contient encore l'ancienne adresse commune …/api/webhooks/gocardless (sans suffixe), remplacez-la par la nouvelle adresse dans le webhook – l'ancienne n'est plus acceptée que de façon transitoire.
5. Si Stripe et GoCardless sont configurés, choisissez sous « Paiement en ligne » → « Prélèvement SEPA via » lequel utilisent les nouveaux mandats. Les mandats existants restent chez leur prestataire. Le reste – jour de prélèvement, préavis, prélèvement – est identique ; le membre saisit son IBAN sur une page GoCardless. Un rejet est contre-passé automatiquement et le montant redevient ouvert.
6. La comptabilisation se fait avec le mode « Prélèvement (GoCardless) » et en comptabilité (DATEV) via le compte de transit : GoCardless verse par lots, frais déduits, et le trésorier rapproche le versement.
7. GoCardless envoie aux payeurs ses propres e-mails (confirmation du mandat, préavis de chaque prélèvement) en plus de notre préavis. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez demander à GoCardless des notifications personnalisées (custom notifications).
8. Si vous supprimez l'accès GoCardless, tous les mandats via GoCardless prennent fin. Les prélèvements annoncés sont annulés et les membres reçoivent un e-mail pour reconfigurer le prélèvement.

Activer le prélèvement pour la liste

1. Choisissez la liste à gauche et ouvrez « Exploitation » → « Prélèvement ».
2. Cochez « Proposer le prélèvement SEPA pour cette liste ».
3. Choisissez le « Jour de prélèvement du mois » (1 à 28), le montant minimum sous « Prélever à partir de » et sous « Pré-notification (jours avant) » combien de jours à l'avance les membres sont prévenus (2 à 14).
4. Cliquez sur « Enregistrer ». S'il manque encore quelque chose – Stripe par exemple – un avis jaune apparaît à côté.

Ce que font les membres

1. Le membre ouvre son compte dans la WebApp ou l'app. Il y a maintenant une section « Prélèvement ». Si l'on voit à la place « Tu n’as pas encore de compte membre dans cette liste », sa connexion n'est liée à aucun compte de la liste : saisissez son adresse e-mail sur le compte dans l'Administration sous « Journaux et comptes » → « Comptes ».
2. Il touche « Mettre en place le prélèvement ». Une page sécurisée de Stripe s'ouvre – dans l'appli sur iPhone, iPad et Android, dans le navigateur de l'appareil (Safari ou Chrome).
3. Il y saisit son nom, son adresse e-mail et son IBAN et confirme le mandat SEPA.
4. De retour dans la WebApp ou l'app, il voit « Prélèvement actif » avec les quatre derniers chiffres de l'IBAN. Il peut l'arrêter à tout moment avec « Arrêter le prélèvement ».

Déroulement d'un prélèvement

• Quelques jours avant le jour de prélèvement – autant que vous l'avez réglé – chaque membre dont le montant dû atteint le minimum reçoit un e-mail avec le montant, le jour de prélèvement, la fin de l'IBAN et la référence du mandat.
• Le jour de prélèvement, on prélève : au maximum le montant annoncé et au maximum ce qui est encore dû. Ce qui est enregistré après la pré-notification part avec le prélèvement suivant.
• L'écriture est passée dès que Stripe confirme le paiement – en SEPA cela prend quelques jours ouvrés bancaires. Le membre reçoit ensuite le reçu de règlement en PDF par e-mail.
• Si un prélèvement échoue (par exemple provision insuffisante ou compte clôturé), le montant reste dû et le membre reçoit un e-mail. Une nouvelle tentative a lieu le mois suivant.
• Si le montant dû est inférieur au minimum, rien n'est prélevé ce mois-là.

La vue d'ensemble dans /admin

• « Exploitation » → « Prélèvement » : tous les membres avec prélèvement, statut, fin de l'IBAN, dernier prélèvement avec montant et résultat, ainsi que le nombre de mandats actifs et de prélèvements récemment échoués.
• « Journaux et comptes » → « Journal des paiements » : chaque paiement encaissé avec le moyen « Stripe » et le reçu en PDF. Si le club prélève lui-même via sa banque sans Stripe (par exemple par prélèvement groupé), réglez les comptes sous « Journaux et comptes » → « Comptes » avec le moyen « Prélèvement ».
• Le tableau de bord Stripe montre les paiements, les frais et les virements vers votre compte bancaire.

En cas de blocage

• Le membre ne voit pas la section « Prélèvement » : le prélèvement n'est pas activé pour cette liste, la liste n'est pas en euros ou Stripe n'est pas encore ajouté.
• « Der Verein hat Stripe nicht eingerichtet » (message en allemand) : saisissez la clé secrète sous « Paiement en ligne » comme décrit plus haut et cliquez sur « Vérifier et enregistrer ».
• « La mise en place n'est pas encore terminée » : le membre n'a pas terminé la page Stripe. Il suffit de toucher à nouveau « Mettre en place le prélèvement ».
• Stripe refuse le prélèvement ou ne le propose pas : vérifiez que le prélèvement SEPA est activé dans Stripe et que le compte est entièrement vérifié.
• Essayer sans argent réel : avec une clé de test (sk_test_…) et l'IBAN de test de Stripe DE89 3704 0044 0532 0130 00.