Εκκαθάριση ανοιχτών ποσών

Τι χρειάζεστε

• Στη Διαχείριση: τους «Λογαριασμούς» (με «Είσπραξη» και «Φόρτιση υπολοίπου») βλέπουν «Ιδιοκτήτης» και «Διαχειριστής» της λίστας καθώς και «Διαχειριστής συστήματος» και «Ιδιοκτήτης» του οργανισμού. Διαχειριστές μιας λίστας χωρίς ρόλο στον σύλλογο συνδέονται επίσης στο /admin και βλέπουν εκεί μόνο τις λίστες τους· «Ταμίας» και «Μόνο ανάγνωση» βλέπουν εκεί το «Ημερολόγιο πληρωμών» και τις αναφορές. Στο WebApp ή στην εφαρμογή εισπράττει και ο «Ταμίας», ο προτεινόμενος ρόλος για τον ταμία του συλλόγου.
• Για την απόδειξη με e-mail: μια διεύθυνση e-mail στον λογαριασμό του μέλους – μέσω της σύνδεσής του ή μέσω πρόσκλησης. Χωρίς διεύθυνση ο λογαριασμός εκκαθαρίζεται κανονικά, απλώς χωρίς e-mail.
• Για τον τρόπο «Μετρητά» πρέπει να είναι ενεργή η λειτουργία μετρητών της λίστας. Αλλιώς επιλέξτε «Τραπεζικό έμβασμα».
• Ο τρόπος «Άμεση χρέωση» είναι για ποσά που ο σύλλογος εισέπραξε μόνος του μέσω της τράπεζάς του (π.χ. με ομαδική χρέωση). Την άμεση χρέωση μέσω Stripe, που ρυθμίζουν τα μέλη στο WebApp ή στην εφαρμογή, δεν χρειάζεται να την εκκαθαρίσετε με το χέρι – καταχωρείται αυτόματα μετά την είσπραξη.

Εκκαθάριση ενός λογαριασμού στη Διαχείριση

1. Ανοίξτε τη Διαχείριση (/admin) και επιλέξτε αριστερά σύλλογο και λίστα.
2. Πηγαίνετε στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί». Η στήλη «Υπόλοιπο» δείχνει τι έχει ανοιχτό κάθε λογαριασμός.
3. Στη γραμμή του λογαριασμού πατήστε το σύμβολο χρημάτων «Είσπραξη». Εμφανίζεται μόνο σε λογαριασμούς με ανοιχτό ποσό.
4. Το ανοιχτό ποσό είναι ήδη συμπληρωμένο. Αλλάξτε το μόνο σε μερική πληρωμή – από κάτω φαίνεται τι μένει ανοιχτό.
5. Επιλέξτε τρόπο πληρωμής: «Τραπεζικό έμβασμα», «Άμεση χρέωση» (από τον σύλλογο) ή «Μετρητά». Μια σημείωση (π.χ. «Έμβασμα Μαΐου») είναι προαιρετική και εμφανίζεται στην απόδειξη.
6. Πατήστε «Εκκαθάριση». Ένα μήνυμα δείχνει το ποσό που πληρώθηκε και το νέο υπόλοιπο.

Εκκαθάριση πολλών λογαριασμών μαζί

1. Ανοίξτε όπως πάνω «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί».
2. Τσεκάρετε το κουτάκι στην αρχή της γραμμής κάθε λογαριασμού που πλήρωσε. Το κουτάκι της κεφαλίδας επιλέγει όλους τους λογαριασμούς της σελίδας.
3. Πατήστε πάνω «Εκκαθάριση επιλεγμένων». Στην παρένθεση φαίνεται πόσοι από τους επιλεγμένους έχουν κάτι ανοιχτό.
4. Ελέγξτε τη λίστα στο παράθυρο: κάθε λογαριασμός με το ανοιχτό ποσό του και το σύνολο. Κάθε λογαριασμός εκκαθαρίζεται πλήρως.
5. Επιλέξτε τρόπο πληρωμής και, αν θέλετε, μια σημείωση για όλους – π.χ. «Άμεση χρέωση» με τη σημείωση «Ομαδική χρέωση Ιουνίου», αφού εισπράξει η τράπεζα.
6. Πατήστε «Εκκαθάριση». Το μήνυμα λέει πόσοι λογαριασμοί εκκαθαρίστηκαν και πόσοι παραλείφθηκαν. Ένα διπλό κλικ δεν εκκαθαρίζει ποτέ τίποτα δύο φορές.

Εκκαθάριση στο WebApp ή στην εφαρμογή – π.χ. στον πάγκο

1. Ανοίξτε στο WebApp ή στην εφαρμογή τον λογαριασμό του μέλους. Θα τον βρείτε στο μπαρ ή στο «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Λογαριασμοί» (στον υπολογιστή το στοιχείο μενού «Περιοχή admin»).
2. Πατήστε «Είσπραξη».
3. Ελέγξτε το ποσό και επιλέξτε τρόπο πληρωμής: «Μετρητά», «Μεταφορά», «Άμεση χρέωση» ή – αν είναι συνδεδεμένος αναγνώστης καρτών – «Κάρτα (τερματικό)».
4. Προσθέστε σημείωση αν χρειάζεται και πατήστε «Είσπραξη …» (το κουμπί δείχνει το ποσό). Και εδώ το μέλος λαμβάνει την απόδειξη με e-mail.

Τι λαμβάνει αυτόματα το μέλος

• Ένα e-mail «Η εκκαθάρισή σου» με την απόδειξη σε PDF συνημμένη (Abrechnung-αριθμός.pdf) – στη γλώσσα που έχει επιλέξει το μέλος.
• Στην απόδειξη αναγράφονται όλα τα είδη με ημερομηνία και ποσό, και επιπλέον: εκκαθαρίστηκε, πληρώθηκε, υπόλοιπο ανοιχτό ή πίστωση, τρόπος πληρωμής, ποιος εισέπραξε και η σημείωσή σας. Αν στο «Οργανισμός» → «Βασικά στοιχεία» → «Λογότυπο» είναι ενεργή η επιλογή «Στα PDF του συλλόγου, πάνω δεξιά (αποδείξεις, καταστάσεις, αναφορές)», το λογότυπο του συλλόγου εμφανίζεται πάνω δεξιά στην απόδειξη.
• Η απόδειξη στέλνεται μετά από κάθε εκκαθάριση, με όποιον τρόπο κι αν έγινε: στη Διαχείριση, στο WebApp ή στην εφαρμογή, με online πληρωμή ή με άμεση χρέωση.
• Αν ο σύλλογος χρησιμοποιεί TSE, στέλνεται αντί γι’ αυτήν η υπογεγραμμένη απόδειξη – ποτέ και οι δύο.

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της απόδειξης

1. Στο /admin ανοίξτε «Λειτουργία» → «Ακυρώσεις & εκκαθάριση».
2. Στην ενότητα «Απόδειξη εκκαθάρισης» υπάρχει η επιλογή «Αποστολή απόδειξης εκκαθάρισης (PDF) στο μέλος με e-mail». Είναι ενεργή από την αρχή.
3. Τσεκάρετε ή ξετσεκάρετε και πατήστε «Αποθήκευση». Η ρύθμιση ισχύει για την επιλεγμένη λίστα. Οι ταμίες δεν μπορούν να αλλάξουν αυτή τη ρύθμιση.

Η επισκόπηση του συλλόγου στο /admin

• «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Ημερολόγιο πληρωμών»: κάθε εκκαθάριση με ώρα, λογαριασμό, τρόπο πληρωμής, ποσό που πληρώθηκε και εκκαθαρίστηκε, ποιος εισέπραξε και σημείωση. Φίλτρα και αναζήτηση βρίσκονται πάνω από τον πίνακα.
• Στον ίδιο πίνακα το σύμβολο PDF στη στήλη «Απόδειξη» ανοίγει ακριβώς την απόδειξη που έλαβε το μέλος. Δίπλα, το σύμβολο εκτυπωτή «Εκτύπωση απόδειξης» τυπώνει την εκκαθάριση ως απόδειξη στον εκτυπωτή της λίστας, που ρυθμίζεται στο «Λειτουργία» → «Εκτυπωτές αποδείξεων».
• «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί»: το τρέχον υπόλοιπο κάθε λογαριασμού – τι είναι ακόμη ανοιχτό.
• Ένας λογαριασμός αρχειοθετείται μόνο με υπόλοιπο 0. Αν υπάρχει ακόμη ανοιχτό ποσό ή πίστωση, εμφανίζεται «Ο λογαριασμός δεν έχει εξοφληθεί»: κάντε εκκαθάριση, καταχωρίστε πληρωμή ή με «Μεταφορά υπολοίπου» μεταφέρετε το ποσό σε άλλο λογαριασμό της ίδιας λίστας (επιλέξτε «Λογαριασμός προορισμού» – δύο γραμμές μεταφοράς, χωρίς τζίρο και χωρίς πληρωμή). Με την αρχειοθέτηση ανακαλούνται οι ανοιχτές προσκλήσεις και οι συνδεδεμένες προσβάσεις του λογαριασμού. Το «Εμφάνιση αρχειοθετημένων λογαριασμών» πάνω από τον πίνακα δείχνει τους αρχειοθετημένους λογαριασμούς και η «Επαναφορά» φέρνει πίσω έναν – προσκλήσεις και προσβάσεις δεν επιστρέφουν. Αν υπάρχουν ακόμη ποσά σε αρχειοθετημένους λογαριασμούς, η «Επισκόπηση» τα δείχνει ως «εκ των οποίων … σε αρχειοθετημένους λογαριασμούς»· ο σύνδεσμος ανοίγει ακριβώς αυτούς τους λογαριασμούς.
• «Αναφορές & εξαγωγή»: οι αναφορές «Abrechnungen» (εισπραγμένα ποσά με τρόπο πληρωμής και μεταφορά), «Offene Posten» (ανοιχτά είδη) και «Kontostände» (υπόλοιπα), και για λήψη. Τα ονόματα των αναφορών εμφανίζονται στα γερμανικά.
• Οι διαχειριστές της λίστας λαμβάνουν επίσης ένα σύντομο e-mail για κάθε εκκαθάριση.

Πιστωτικό όριο ανά λογαριασμό και ανά ομάδα

1. Το «Προεπιλεγμένο πιστωτικό όριο της λίστας» ορίζεται στη Διαχείριση στο «Κανόνες & εισαγωγή» → «Προστασία ανηλίκων»: είναι το μέγιστο που μπορεί να έχει ανοιχτό κάθε λογαριασμός.
2. Για έναν λογαριασμό: «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί», επεξεργασία λογαριασμού, πεδίο «Πιστωτικό όριο (κενό = όπως η λίστα)». Μια τιμή εκεί ισχύει αντί του ορίου ομάδας και λίστας, υψηλότερη ή χαμηλότερη· 0 σημαίνει: κράτηση μόνο με πίστωση. Στο WebApp και στην εφαρμογή: «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Λογαριασμοί».
3. Για μια ομάδα: «Λειτουργία» → «Ομάδες & χρεώσεις», επεξεργασία ομάδας, «Πιστωτικό όριο ομάδας». Ισχύει για κάθε μέλος χωρίς δικό του όριο· αν ένας λογαριασμός ανήκει σε πολλές ομάδες με όριο, ισχύει το αυστηρότερο.
4. Η στήλη «Πιστωτικό όριο» στους «Λογαριασμούς» δείχνει το ισχύον όριο και από πού προέρχεται (λογαριασμός, ομάδα ή λίστα). Αν ξεπεραστεί, η εφαρμογή απορρίπτει την κράτηση με «Συμπληρώθηκε το πιστωτικό όριο» – στο μπαρ, στο κιόσκι, σε παραγγελίες QR και στο μοίρασμα γύρου. Οι επιμερισμοί από τη Διαχείριση σκόπιμα δεν ελέγχουν το όριο.

Φόρτιση πίστωσης

1. Στην εφαρμογή ή στο WebApp άνοιξε τον λογαριασμό – στο μπαρ ή στο «Λογαριασμός» – και πάτησε «Φόρτιση πίστωσης». Το κουμπί το βλέπουν όσοι μπορούν να εισπράττουν (ταμίας, διαχειριστής, κάτοχος). Στη Διαχείριση γίνεται στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί» με το σύμβολο συν «Φόρτιση υπολοίπου» στη γραμμή του λογαριασμού – και για διαχειριστές λίστας χωρίς ρόλο στον σύλλογο.
2. Διάλεξε 10, 20 ή 50 ή δώσε ελεύθερο ποσό, και τον τρόπο πληρωμής: «Μετρητά», «Τραπεζική μεταφορά» ή «Άμεση χρέωση».
3. Αν ο λογαριασμός έχει ακόμη ανοιχτό ποσό, συμψηφίζεται πρώτα – η προεπισκόπηση δείχνει «Το ανοιχτό … συμψηφίζεται πρώτα · νέα πίστωση …». Αν το ποσό καλύπτει μόνο το ανοιχτό, κάνε κανονική είσπραξη.
4. Τα μετρητά πηγαίνουν στην ανοιχτή ταμειακή συνεδρία. Απόδειξη, e-mail και ημερολόγιο πληρωμών γράφουν «Φόρτιση»· με TSE η φόρτιση υπογράφεται όπως κάθε κατάθεση πίστωσης.

Υπόλοιπα μόνο για ταμία και διαχειριστές

• Στη Διαχείριση στο «Λειτουργία» → «Ακυρώσεις & εκκαθάριση» → «Υπόλοιπα» (στο WebApp και στην εφαρμογή: «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Ακυρώσεις & εκκαθάριση») υπάρχει ο διακόπτης «Υπόλοιπα άλλων λογαριασμών μόνο για ταμία και διαχειριστές». Προεπιλογή: ανενεργό.
• Όταν είναι ενεργό, μπάρμαν, το μπαρ και λογαριασμοί διαχείρισης με PIN βλέπουν μόνο το δικό τους υπόλοιπο – στη λίστα λογαριασμών, μετά την κράτηση και στις ζωντανές ενημερώσεις. Ταμίας, διαχειριστές και αναφορές βλέπουν όλα τα υπόλοιπα.
• Επιπλέον, η «Απόκρυψη υπολοίπου» ορίζεται πλέον σε κάθε λογαριασμό, όχι μόνο σε επισκέπτες: ο ίδιος ο λογαριασμός δεν βλέπει υπόλοιπο και ιστορικό, ταμείο και διαχείριση τα βλέπουν.
• Το πιστωτικό όριο εξακολουθεί να ισχύει.

Αν κάτι δεν προχωρά

• Λείπει το σύμβολο «Είσπραξη»: ο λογαριασμός δεν έχει τίποτα ανοιχτό ή στην πρόσβασή σας λείπει το δικαίωμα είσπραξης.
• «Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet» (μήνυμα στα γερμανικά: η λειτουργία μετρητών είναι απενεργοποιημένη για αυτή τη λίστα): επιλέξτε «Τραπεζικό έμβασμα» ή «Άμεση χρέωση». Η λειτουργία μετρητών είναι ενεργή από την αρχή· στο /admin δεν υπάρχει διακόπτης – γράψτε μας στο «Συνδέσεις & βοήθεια» → «Βοήθεια & υποστήριξη».
• Ένας λογαριασμός παραλείφθηκε στην ομαδική εκκαθάριση: δεν είχε πια ανοιχτό ποσό – π.χ. επειδή είχε ήδη εκκαθαριστεί.
• Το μέλος δεν έλαβε απόδειξη: ελέγξτε αν ο λογαριασμός έχει διεύθυνση e-mail και ζητήστε του να κοιτάξει στα ανεπιθύμητα. Την απόδειξη την ανοίγετε πάντα σε PDF στο «Ημερολόγιο πληρωμών» και μπορείτε να τη στείλετε εσείς.
• Εκκαθαρίστηκε περισσότερο ή λιγότερο: η διαφορά μένει στον λογαριασμό ως πίστωση ή ανοιχτό υπόλοιπο και συμψηφίζεται στην επόμενη εκκαθάριση.
• Ένα μέλος βλέπει στο WebApp ή στην εφαρμογή «Δεν έχεις ακόμη λογαριασμό μέλους σε αυτή τη λίστα»: η σύνδεσή του δεν είναι συνδεδεμένη με κανέναν λογαριασμό της λίστας, γι' αυτό λείπουν η πληρωμή και η άμεση χρέωση. Καταχωρίστε τη διεύθυνση email του στον λογαριασμό στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί» – θα λάβει πρόσκληση.

Εγγύηση στους λογαριασμούς μελών

• Αν η λίστα σου χρεώνει εγγύηση στους λογαριασμούς μελών (/admin → «Προϊόντα & απόθεμα» → «Εγγύηση», μπορεί να διαφέρει ανά ομάδα), η εγγύηση είναι ξεχωριστή γραμμή στο αντίγραφο κίνησης και μέρος του ανοιχτού ποσού.
• Όταν ένα μέλος φέρνει πίσω κενά, το μπαρ ή το ταμείο πιστώνει την εγγύηση («Επιστροφή εγγύησης» → «Πίστωση σε λογαριασμό») – αυτό μειώνει το ανοιχτό ποσό. Το μέλος δεν μπορεί να πιστώσει τον εαυτό του.
• Το αντίγραφο κίνησης δείχνει επίσης το «Ανοιχτό υπόλοιπο εγγυήσεων»: εγγύηση μείον επιστροφές σε όλη τη διάρκεια, ακόμη κι αν οι καταχωρίσεις έχουν πληρωθεί.