बकाया राशि का निपटान

आपको क्या चाहिए

• प्रशासन में: «खाते» («भुगतान लें» और «बैलेंस टॉप-अप करें» के साथ) सूची के «मालिक» और «मैनेजर» तथा संगठन के «एडमिनिस्ट्रेटर» और «मालिक» को दिखते हैं। क्लब में बिना भूमिका वाले सूची-मैनेजर भी /admin में साइन इन करते हैं और वहाँ सिर्फ़ अपनी सूचियाँ देखते हैं; «कैशियर» और «केवल पढ़ें» वहाँ «भुगतान जर्नल» और रिपोर्ट देखते हैं। WebApp या ऐप में «कैशियर» भी भुगतान लेता है; कोषाध्यक्ष के लिए यही सुझाई गई भूमिका है।
• ई-मेल से रसीद के लिए: सदस्य के खाते पर ई-मेल पता – उसके लॉगिन या किसी आमंत्रण से। पता न हो तब भी निपटान होता है, बस ई-मेल नहीं जाता।
• «नकद» तरीके के लिए सूची का नकद मोड चालू होना चाहिए। वरना «बैंक हस्तांतरण» चुनें।
• «डायरेक्ट डेबिट» तरीका उन राशियों के लिए है जिन्हें क्लब ने खुद अपने बैंक से वसूला है (जैसे सामूहिक डेबिट से)। Stripe वाला डायरेक्ट डेबिट, जिसे सदस्य WebApp या ऐप में सेट करते हैं, हाथ से निपटाने की ज़रूरत नहीं – वसूली के बाद वह अपने आप बुक हो जाता है।

प्रशासन में एक खाते का निपटान

1. /admin पर प्रशासन खोलें और बाईं ओर क्लब और सूची चुनें।
2. «जर्नल और खाते» → «खाते» पर जाएँ। «शेष राशि» कॉलम दिखाता है कि हर खाते पर कितना बकाया है।
3. खाते की पंक्ति में पैसे वाले चिह्न «भुगतान लें» पर क्लिक करें। यह केवल बकाया वाले खातों पर दिखता है।
4. बकाया राशि पहले से भरी है। केवल आंशिक भुगतान पर बदलें – नीचे दिखता है कि कितना बकाया रहेगा।
5. भुगतान का तरीका चुनें: «बैंक हस्तांतरण», «डायरेक्ट डेबिट» (क्लब द्वारा वसूला) या «नकद»। टिप्पणी (जैसे «मई का ट्रांसफ़र») वैकल्पिक है और रसीद पर आती है।
6. «निपटान करें» पर क्लिक करें। संदेश में चुकाई गई राशि और नई शेष राशि दिखती है।

एक साथ कई खातों का निपटान

1. ऊपर की तरह «जर्नल और खाते» → «खाते» खोलें।
2. जिस-जिस खाते ने भुगतान किया है, उसकी पंक्ति की शुरुआत में चेकबॉक्स लगाएँ। शीर्ष वाला चेकबॉक्स पेज के सभी खाते चुनता है।
3. ऊपर «चयनित का निपटान» पर क्लिक करें। कोष्ठक में दिखता है कि चुने गए कितने खातों पर बकाया है।
4. विंडो की सूची जाँचें: हर खाता अपनी बकाया राशि के साथ और कुल योग। हर खाते का पूरा निपटान होता है।
5. भुगतान का तरीका और चाहें तो सबके लिए एक टिप्पणी चुनें – जैसे बैंक के वसूलने के बाद «डायरेक्ट डेबिट» और टिप्पणी «जून का सामूहिक डेबिट»।
6. «निपटान करें» पर क्लिक करें। संदेश बताता है कि कितने खातों का निपटान हुआ और कितने छोड़े गए। डबल क्लिक से कभी दोहरा निपटान नहीं होता।

WebApp या ऐप में निपटान – जैसे काउंटर पर

1. WebApp या ऐप में सदस्य का खाता खोलें। यह बार पर या «सेटिंग्स» → «एडमिन क्षेत्र» → «खाते» (कंप्यूटर पर «एडमिन क्षेत्र» मेनू आइटम) में मिलता है।
2. «भुगतान लें» पर टैप करें।
3. राशि जाँचें और तरीका चुनें: «नकद», «ट्रांसफ़र», «डायरेक्ट डेबिट» या – कार्ड रीडर जुड़ा हो तो – «कार्ड (टर्मिनल)»।
4. ज़रूरत हो तो टिप्पणी जोड़ें और «… प्राप्त करें» पर टैप करें (बटन पर राशि दिखती है)। यहाँ भी सदस्य को रसीद ई-मेल से मिलती है।

सदस्य को अपने आप क्या मिलता है

• «तुम्हारा निपटान» नाम का ई-मेल, जिसके साथ रसीद PDF के रूप में संलग्न होती है (Abrechnung-संख्या.pdf) – सदस्य की चुनी हुई भाषा में।
• रसीद में सभी निपटाई गई मदें तारीख और राशि के साथ होती हैं, साथ ही: निपटान, भुगतान, बाकी बकाया या जमा, भुगतान का तरीका, किसने भुगतान लिया और आपकी टिप्पणी। अगर «संगठन» → «मास्टर डेटा» → «लोगो» में «क्लब के PDF पर, ऊपर दाईं ओर (रसीदें, विवरण, रिपोर्ट)» चालू है, तो रसीद पर ऊपर दाईं ओर क्लब का लोगो दिखता है।
• रसीद हर निपटान के बाद जाती है, चाहे वह किसी भी तरीके से हो: प्रशासन में, WebApp या ऐप में, ऑनलाइन भुगतान से या डायरेक्ट डेबिट से।
• अगर क्लब TSE उपयोग करता है, तो इस रसीद के बजाय हस्ताक्षरित रसीद जाती है – दोनों कभी नहीं।

रसीद चालू या बंद करें

1. /admin में «संचालन» → «रिवर्सल और निपटान» खोलें।
2. «निपटान रसीद» खंड में विकल्प «सदस्य को निपटान रसीद (PDF) ई-मेल से भेजें» है। यह शुरू से चालू रहता है।
3. चेकबॉक्स लगाएँ या हटाएँ और «सहेजें» पर क्लिक करें। यह सेटिंग चुनी गई सूची पर लागू होती है। कैशियर यह सेटिंग नहीं बदल सकते।

/admin में क्लब का सारांश

• «जर्नल और खाते» → «भुगतान जर्नल»: हर निपटान समय, खाता, भुगतान का तरीका, चुकाई और निपटाई गई राशि, किसने भुगतान लिया और टिप्पणी के साथ। फ़िल्टर और खोज तालिका के ऊपर हैं।
• उसी तालिका में «रसीद» कॉलम का PDF चिह्न ठीक वही रसीद खोलता है जो सदस्य को मिली। उसके बगल में प्रिंटर चिह्न «रसीद प्रिंट करें» निपटान को सूची के रसीद प्रिंटर पर छापता है – इसे «संचालन» → «रसीद प्रिंटर» में सेट किया जाता है।
• «जर्नल और खाते» → «खाते»: हर खाते की मौजूदा शेष राशि – अभी क्या बकाया है।
• खाता सिर्फ़ शेष 0 होने पर संग्रहीत किया जा सकता है। अगर अभी कुछ बकाया है या क्रेडिट है, तो «खाता चुकता नहीं» दिखता है: हिसाब करें, भुगतान दर्ज करें या «शेष स्थानांतरित करें» से राशि उसी सूची के दूसरे खाते में डालें («लक्ष्य खाता» चुनें – दो स्थानांतरण पंक्तियाँ, न बिक्री, न भुगतान)। संग्रहीत करने पर खाते के लंबित निमंत्रण और जुड़ी पहुँच रद्द हो जाती हैं। तालिका के ऊपर «संग्रहीत खाते दिखाएँ» संग्रहीत खाते दिखाता है और «बहाल करें» किसी खाते को वापस लाता है – निमंत्रण और पहुँच वापस नहीं आतीं। अगर संग्रहीत खातों पर अभी राशि है, तो «अवलोकन» उसे «जिसमें से … संग्रहीत खातों पर» के रूप में दिखाता है; लिंक ठीक इन्हीं खातों को खोलता है।
• «रिपोर्ट और एक्सपोर्ट»: रिपोर्ट «Abrechnungen» (भुगतान के तरीके और आगे ले जाई गई राशि के साथ ली गई राशियाँ), «Offene Posten» (बकाया मदें) और «Kontostände» (शेष राशियाँ), डाउनलोड के लिए भी। रिपोर्ट के नाम जर्मन में दिखते हैं।
• सूची के प्रबंधकों को हर निपटान पर एक छोटा ई-मेल भी मिलता है।

हर खाते और हर समूह के लिए क्रेडिट सीमा

1. सूची की “डिफ़ॉल्ट क्रेडिट सीमा” प्रशासन में “नियम और इम्पोर्ट” → “युवा संरक्षण” में सेट करें: यह वह अधिकतम राशि है जो किसी खाते पर बकाया रह सकती है।
2. एक खाते के लिए: “जर्नल और खाते” → “खाते”, खाता संपादित करें, फ़ील्ड “क्रेडिट सीमा (खाली = सूची जैसी)”। वहाँ दिया मान समूह और सूची सीमा के स्थान पर लागू होता है, ऊँचा या नीचा; 0 का अर्थ: केवल क्रेडिट होने पर बुक करें। WebApp और ऐप में: “सेटिंग्स” → “एडमिन क्षेत्र” → “खाते”।
3. एक समूह के लिए: “संचालन” → “समूह और शुल्क”, समूह संपादित करें, “समूह की क्रेडिट सीमा”। यह अपनी खाता सीमा के बिना हर सदस्य पर लागू होती है; यदि कोई खाता सीमा वाले कई समूहों में है, तो सबसे सख़्त लागू होती है।
4. “खाते” में “क्रेडिट सीमा” कॉलम प्रभावी सीमा और उसका स्रोत (खाता, समूह या सूची) दिखाता है। सीमा पार होने पर ऐप बुकिंग को “क्रेडिट सीमा पूरी हो गई” के साथ अस्वीकार करता है – बार पर, कियोस्क पर, QR ऑर्डर में और राउंड बाँटते समय। प्रबंधन से लगाए गए शुल्क जानबूझकर सीमा नहीं जाँचते।

क्रेडिट टॉप-अप करें

1. ऐप या WebApp में खाता खोलें – बार पर या “खाता” में – और “क्रेडिट टॉप-अप करें” पर टैप करें। बटन उन सभी को दिखता है जो भुगतान ले सकते हैं (कैशियर, प्रबंधक, स्वामी)। प्रशासन में यह «जर्नल और खाते» → «खाते» में खाते की पंक्ति के प्लस चिह्न «बैलेंस टॉप-अप करें» से होता है – क्लब में बिना भूमिका वाले सूची-मैनेजर के लिए भी।
2. 10, 20 या 50 चुनें या कोई भी राशि दर्ज करें, साथ में भुगतान का तरीका: “नकद”, “बैंक ट्रांसफ़र” या “डायरेक्ट डेबिट”।
3. यदि खाते पर अभी कुछ बकाया है, तो वह पहले समायोजित होता है – पूर्वावलोकन दिखाता है “बकाया … पहले समायोजित होगा · नया क्रेडिट …”। यदि राशि केवल बकाया को कवर करती है, तो सामान्य रूप से वसूलें।
4. नकद खुले कैश सत्र में जाता है। रसीद, ई-मेल और भुगतान जर्नल में “टॉप-अप” लिखा होता है; TSE के साथ टॉप-अप किसी भी क्रेडिट जमा की तरह हस्ताक्षरित होता है।

शेष राशि केवल कोषाध्यक्ष और प्रबंधकों के लिए

• प्रशासन में “संचालन” → “रिवर्सल और निपटान” → “शेष राशि” (WebApp और ऐप में: “सेटिंग्स” → “एडमिन क्षेत्र” → “रिवर्सल और निपटान”) में स्विच “अन्य खातों की शेष राशि केवल कोषाध्यक्ष और प्रबंधकों के लिए” है। डिफ़ॉल्ट: बंद।
• चालू होने पर बारटेंडर, बार और PIN वाले प्रबंधन खाते केवल अपनी शेष राशि देखते हैं – खाता सूची में, बुकिंग के बाद और लाइव अपडेट में। कोषाध्यक्ष, प्रबंधक और रिपोर्टिंग सभी शेष राशि देखते रहते हैं।
• इसके अलावा “शेष राशि छिपाएँ” अब हर खाते पर लगाया जा सकता है, केवल मेहमानों पर नहीं: खाता स्वयं अपनी शेष राशि और इतिहास नहीं देखता, कैश और प्रबंधन देखते हैं।
• क्रेडिट सीमा हर हाल में लागू रहती है।

अगर काम न बने

• «भुगतान लें» चिह्न नहीं दिखता: खाते पर कुछ बकाया नहीं है, या आपके ऐक्सेस में भुगतान लेने का अधिकार नहीं है।
• «Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet» (जर्मन संदेश: इस सूची के लिए नकद मोड बंद है): «बैंक हस्तांतरण» या «प्रत्यक्ष डेबिट» चुनें। नकद मोड शुरू से चालू रहता है; /admin में इसके लिए कोई स्विच नहीं है – «इंटीग्रेशन और सहायता» → «सहायता और सपोर्ट» में हमें लिखें।
• कई खातों के निपटान में एक खाता छोड़ दिया गया: उस पर अब कोई बकाया नहीं था – जैसे पहले ही निपटान हो चुका था।
• सदस्य को रसीद नहीं मिली: जाँचें कि खाते पर ई-मेल पता दर्ज है और सदस्य से स्पैम फ़ोल्डर देखने को कहें। रसीद आप कभी भी «भुगतान जर्नल» में PDF के रूप में खोलकर खुद आगे भेज सकते हैं।
• ज़्यादा या कम निपटान हुआ: अंतर खाते में जमा या बकाया के रूप में रहता है और अगले निपटान में समायोजित होता है।
• सदस्य को WebApp या ऐप में «इस सूची में आपका अभी कोई सदस्य खाता नहीं है» दिखता है: उसका लॉगिन सूची के किसी खाते से जुड़ा नहीं है, इसलिए भुगतान और डायरेक्ट डेबिट नहीं दिखते। «जर्नल और खाते» → «खाते» में खाते पर उसका ईमेल पता दर्ज करें – तब उसे आमंत्रण मिलता है।

सदस्य खातों पर जमानत

• अगर आपकी सूची सदस्य खातों पर जमानत लेती है (/admin → „उत्पाद और स्टॉक“ → „जमानत“, समूह के अनुसार अलग हो सकता है), तो जमानत खाता विवरण में अलग पंक्ति है और खुली राशि का हिस्सा है।
• कोई सदस्य खाली बोतलें लौटाए तो काउंटर या कैश जमानत जमा करता है („जमानत वापसी“ → „खाते में जमा करें“) – इससे खुली राशि घटती है। सदस्य खुद को जमा नहीं कर सकता।
• खाता विवरण „खुली जमानत शेष“ भी दिखाता है: पूरी अवधि की जमानत में से वापसी घटाकर, भले बुकिंग का भुगतान हो चुका हो।