Comment fonctionne le bar ?

Ce qui fait partie du fonctionnement du bar

• L'onglet « Bar » de la WebApp ou de l'app (sur ordinateur, l'entrée de menu « Bar ») : il apparaît pour tous ceux qui peuvent enregistrer sur tous les comptes ou encaisser, et regroupe « Bar » (commandes des tables), « Partager une tournée », « Caisse et ticket Z » et – avec le droit correspondant – « Annulations et relevés ». Sur ordinateur, ce sont des onglets côte à côte.
• La tablette en borne : elle affiche tous les comptes de la liste ; les membres touchent leur compte, saisissent leur PIN et enregistrent eux-mêmes.
• Les réglages dans l'Administration sur /admin : choisir la liste à gauche, puis « Exploitation » avec « Caisse & ticket Z », « Commande QR » et « Kiosque ». Depuis la WebApp sur ordinateur, « Administration ↗ » en haut à droite y mène, et « Ouvrir la WebApp ↗ » permet de revenir.
• Il n'y a pas d'équipes à proprement parler : une session de caisse va de l'ouverture avec le fond de caisse à la clôture avec le ticket Z.

Attribuer les rôles au personnel du bar

1. Ouvrez /admin, choisissez l'association et allez dans « Membres & rôles ».
2. Créez un accès : saisissez l'adresse e-mail et choisissez la liste sous « Domaine ».
3. Sous « Rôle », choisissez « Barman (tous les comptes) » pour ceux qui servent et enregistrent seulement, ou « Caissier » pour ceux qui encaissent aussi de l'argent.
4. Pour les bénévoles d'un jour, par exemple lors d'une fête, renseignez « Valable à partir du » et « Valable jusqu'au » : en dehors de cette période, l'accès n'a aucun droit. Le rôle et « Valable jusqu'au » se modifient uniquement ici, dans l'Administration ; dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app, « Membres et rôles » permet seulement d'inviter ou de retirer des accès.

Ce que peuvent faire barmans et caissiers

• Les barmans enregistrent sur n'importe quel compte de la liste, acceptent et servent les commandes des tables et répartissent une tournée sur plusieurs comptes avec « Partager une tournée ». Ils ne peuvent pas encaisser d'argent. Avec « À parts égales par montant », chaque compte paie la même part – même avec moins d'unités que de comptes, par exemple 1 caisse pour 5 joueurs ; le stock ne compte la caisse qu'une fois.
• Les caissiers peuvent tout ce que font les barmans et en plus tenir la caisse, encaisser les ventes au comptant et encaisser les soldes ouverts des membres.
• Encaisser un solde ouvert : choisir le compte, toucher « Encaisser », choisir le mode « Espèces » et confirmer – le solde est réglé aussitôt.
• Une personne sans identifiant propre peut quand même encaisser : dans /admin, sous « Comptes », cochez « Compte de gestion » sur le compte. Connecté avec ce compte et son PIN, il a les droits d'un caissier.
• Les caissiers voient en outre les rapports de la liste – enregistrements, soldes et recettes en PDF, Excel ou CSV : dans la WebApp ou l'app sous « Réglages » → « Espace admin » → « Rapports et export » (sur ordinateur, l'entrée de menu « Espace admin », groupe « Journaux et rapports ») et dans /admin sous « Journaux et comptes » → « Rapports & export ». Dans l'Administration, les caissiers se connectent avec leur propre identifiant et n'y voient que leurs listes.

Configurer une tablette en borne

1. Ouvrez la liste dans /admin et allez dans « Exploitation » → « Kiosque ». La borne se configure uniquement ici, dans l'Administration ; dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app, on ne fait que la démarrer.
2. Saisissez un PIN sous « Nouveau PIN kiosque (4–8 chiffres) » et cliquez sur « Enregistrer le PIN kiosque ». Le PIN ne doit pas commencer par 0 ; lui seul permet de quitter la borne sur la tablette.
3. Sous « Retour automatique après », choisissez quand la tablette revient à la liste des comptes après un enregistrement (1, 2, 5 ou 10 minutes).
4. Sur la tablette, connectez-vous à l'application avec adresse e-mail et mot de passe en tant que propriétaire ou gestionnaire et touchez « Réglages » → « Espace admin » → « Borne » → « Démarrer cet appareil en borne ». Votre connexion sur la tablette prend fin à ce moment.
5. La tablette apparaît ensuite dans /admin sous « Kiosque », dans la liste des appareils. En cas de perte, bloquez-la là avec « Bloquer l'appareil ».

Affichage des comptes, connexion et WebApp à la borne

• « Affichage des comptes au kiosque » dans /admin sous « Exploitation » → « Kiosque » : « Tuiles » (par défaut) ou « Liste (alphabétique) » – une ligne par compte, triée selon le nom affiché (surnom, sinon nom). À partir de 25 comptes, une barre A–Z sur le bord saute à la lettre ; la recherche reste. Le choix arrive sur la tablette sans redémarrage.
• Seule une personne connectée avec adresse e-mail et mot de passe peut démarrer la borne – en tant que propriétaire ou gestionnaire de la liste. Avec un compte de caisse ou à code PIN, l'espace admin affiche un message au lieu de « Borne » : se déconnecter, se connecter avec l'e-mail, puis « Espace admin » → « Borne ».
• Au démarrage, « Se déconnecter de la gestion » est coché – laissez-le ainsi : sinon, quiconque devine le code PIN de la borne entrerait dans la gestion.
• La borne fonctionne aussi dans la WebApp du navigateur, par exemple sur un ancien iPad dès iPadOS 15.4 qui ne reçoit plus l'appli de l'App Store : placez la WebApp sur l'écran d'accueil via « Partager » → « Sur l'écran d'accueil », démarrez-y la borne et gardez l'iPad dans la borne avec l'Accès guidé d'iOS. Le guide « Anciens iPad et iPhone » l'explique pas à pas.

Comment un membre enregistre à la borne

1. Le membre touche son compte sur la tablette et saisit son PIN. Les comptes cochés « Sans PIN » n'en ont pas besoin. L'ordre des comptes – à la borne, au bar, dans le choix du compte, dans « Partager une tournée », sous « Comptes » et au check-in – est fixé par « Tri des comptes » : « Surnom (sinon nom) » (par défaut), « Nom tel que saisi » ou « Nom de famille (dernier mot du nom) » ; pour « von … » ou les noms doubles sans trait d'union, cela peut différer. Réglage dans l'Administration sous « Journaux et comptes » → « Comptes » en haut à droite, ou dans l'espace admin sous « Comptes » (sur ordinateur au-dessus du tableau, sur mobile sous la liste des comptes).
2. Il choisit les articles et enregistre.
3. Ensuite, la tablette revient automatiquement à la liste des comptes. On quitte la borne avec « Quitter la borne » et le PIN de la borne.

Photos de profil à la borne

• Chaque compte peut avoir une photo de profil, même les comptes avec PIN seulement. Les membres la téléversent eux-mêmes dans les paramètres de leur compte : « Photo de profil » → « Prendre ou choisir une photo ».
• L'administration la téléverse pour d'autres – dans /admin via le symbole personne de la ligne du compte, dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app dans le formulaire du compte – et seulement avec la case « La personne a donné son accord pour la photo de profil. » L'administration peut supprimer une photo à tout moment.
• À la borne, les photos apparaissent sur les tuiles des comptes : on se retrouve plus vite que par le nom ; aussi pour partager une tournée et dans le classement (avec accord uniquement). Sans photo, les initiales s'affichent dans une couleur fixe. Désactivable dans les paramètres de la borne avec « Photos de profil sur les tuiles des comptes ».
• Lorsqu'un compte est archivé ou un accès supprimé, la photo de profil est supprimée aussi.

Partager une tournée à la borne

1. Dans /admin, sous « Exploitation » → « Kiosque », cochez « Partager une tournée au kiosque ». Désactivé par défaut ; l'option se trouve uniquement dans l'Administration.
2. Un membre se connecte sur la tablette et met la tournée dans le panier. En bas, à côté de « Enregistrer », apparaît le bouton « Partager une tournée ».
3. Il touche les comptes de ceux qui participent – triés comme dans le choix du compte, avec recherche ; son propre compte est toujours inclus. « Suivant » affiche la part par compte : à parts égales, les centimes restants aux premiers comptes, et même avec moins d'articles que de personnes chacun paie la même part.
4. Avec « Confirmer maintenant », chaque participant apparaît tour à tour en grand avec sa part et saisit son propre PIN. Si « Enregistrer sans PIN » est activé ou si le compte n'a pas besoin de PIN, « Je participe » suffit. Celui qui ne participe pas est retiré avec « Retirer de la tournée » ; les parts changent alors et tout le monde confirme à nouveau.
5. Quand tous ont confirmé, la tournée est enregistrée – sur tous les comptes ou sur aucun. Si un compte échoue, par exemple sur sa limite de crédit ou la protection des mineurs, la tablette n'indique que son nom, jamais un solde, et rien n'est enregistré.
6. « Annuler » fonctionne à tout moment ; le panier reste. Si la borne se déconnecte automatiquement, la tournée commencée est abandonnée. Les PIN erronés comptent pour le compte concerné, comme lors de la connexion à la borne.

Enregistrer soi-même sur son propre smartphone

1. Un membre n'a besoin ni d'un rôle ni d'une tablette : chaque compte peut enregistrer sur lui-même.
2. Le code membre et le PIN se trouvent dans /admin sous « Journaux et comptes » → « Comptes » avec « Afficher le code et le PIN » dans la ligne du compte. Remettez-les au membre.
3. Le membre ouvre l'app sur son smartphone, se connecte avec « Code membre » et PIN et enregistre lui-même ses boissons.
4. Encore plus simple avec un code QR : dans la même ligne, choisissez « Afficher le code QR de connexion ». À la connexion, le membre touche « Scanner le code QR » dans la WebApp ou l'app et est ensuite connecté à son compte sans PIN.
5. Cas typique : un kiosque en libre-service ou une armoire à boissons sans tablette ni personnel – qui se sert enregistre aussitôt sur son téléphone.

Les invités paient en espèces au kiosque

1. Le mode espèces de la liste doit être activé. Cochez ensuite « Les invités paient en espèces au kiosque » dans /admin sous « Exploitation » → « Kiosque ». L'option se trouve uniquement dans l'Administration ; « Borne » dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app y mène. Désactivée par défaut.
2. Sur la tablette du kiosque apparaît au-dessus des comptes le grand bouton « Payer en espèces comme invité ». L'invité touche ses boissons, corrige avec + et −, voit le total et touche « Payer ».
3. La tablette affiche « Mets … dans la caisse ». L'invité met l'argent dans la caisse et touche « C'est fait ». La vente n'est enregistrée qu'à ce moment – comme une vente en espèces à la caisse, avec prix invité, sortie de stock et reçu TSE si l'association a une TSE.
4. Enfin, la tablette affiche un code QR. Scanné avec un téléphone, il ouvre le reçu numérique avec articles, total et TVA, aussi en PDF – pendant 90 jours. La tablette revient ensuite d'elle-même à l'accueil.
5. Dans le livre de caisse, sur le ticket Z et dans les exports, ces ventes apparaissent avec le caissier « Kiosk (Gast) ». Si une session de caisse est ouverte, elles comptent dans son solde théorique.
6. Erreur de saisie ? Sous « Annuler une vente » sur l'écran invité, un gérant choisit la vente et son compte de gestion et saisit son PIN.
7. Important : c'est une caisse de confiance – seul le comptage montre si l'argent est vraiment dans la caisse. Des plafonds s'appliquent par achat (par défaut 20 articles et 100 €). Vérifiez l'obligation de reçu et la TSE avec votre conseiller fiscal.

Traiter les commandes des tables

1. Ouvrez l'onglet « Bar » dans la WebApp ou l'app, puis « Bar ». Les nouvelles commandes figurent en haut avec table, nom, articles et temps d'attente.
2. Touchez « Accepter ». La commande apparaît alors en cours pour tout le monde, avec votre nom.
3. Commande d'un membre : après le service, touchez « Servir · enregistrer sur … » – le montant va sur le compte du membre.
4. Commande d'un invité : après le service, touchez « Payé en espèces » ou « Carte ». Seuls les caissiers, gestionnaires et propriétaires peuvent le faire.
5. En cas de problème, touchez « Annuler » et indiquez un motif. Les commandes que personne n'accepte expirent après le délai réglé dans /admin sous « Exploitation » → « Commande QR » (5 à 1440 minutes).

Ouvrir la caisse, vendre, clôturer

1. Onglet « Bar » → « Caisse et ticket Z » → « Session de caisse » : touchez « Ouvrir la caisse » et saisissez le fond de caisse. Dès lors, les ventes au comptant et les mouvements sont comptés.
2. Vente au comptant sans compte : sous « Vente au comptant », touchez les articles, puis « Encaisser en espèces » ou « Carte ». Le stock est déduit.
3. L'argent qui entre dans la caisse ou en sort sans vente – achats, pourboires, retraits – s'enregistre comme « Entrée ou sortie de caisse ».
4. À la fin, touchez « Clôturer la caisse » et saisissez les espèces comptées. En cas d'écart avec le montant attendu, une note est obligatoire.
5. Le ticket Z en PDF se trouve sous « Sessions clôturées » dans la WebApp ou l'app ou dans /admin sous « Exploitation » → « Caisse & ticket Z ».

Imprimante de tickets et écran des commandes

• Ticket automatique : dans /admin sous « Exploitation » → « Imprimantes de tickets », modifiez l'imprimante et, sous « Qu'imprime cette imprimante ? », cochez « Tickets de caisse (automatiquement après chaque vente au comptant) ». Un ticket sort alors juste après chaque vente au comptant à la caisse.
• Ticket Z sur papier : avec « Ticket Z (à la clôture de la caisse) », l'imprimante imprime le ticket Z dès que vous fermez la caisse. Vous pouvez le réimprimer dans /admin sous « Exploitation » → « Caisse & ticket Z » avec l'icône d'imprimante « Imprimer le ticket Z » dans la ligne de la session.
• Un ticket isolé s'imprime après coup dans /admin sous « Journaux et comptes » → « Journal des paiements » avec « Imprimer le ticket ».
• Commandes des tables : avec « Bons de commande (nouvelles commandes par QR) », une imprimante imprime chaque nouvelle commande – si vous le souhaitez, seulement certains groupes de produits, par exemple les plats en cuisine et les boissons au bar.
• Un écran peut aussi remplacer le papier : dans /admin sous « Exploitation » → « Écrans des commandes », créez avec « Ajouter un écran des commandes » un écran pour le bar ou la cuisine et ouvrez son lien sur une tablette ou une télévision. Le personnel y touche « En cours » et « Prêt » ; la livraison et l'encaissement se font toujours dans l'onglet « Bar ».
• Ce qui sort où, la vue d'ensemble « Routage d'impression » sous « Imprimantes de tickets » dans /admin le montre. La configuration de l'imprimante elle-même est expliquée dans le guide des imprimantes de tickets.

Consigne au bar et à la caisse

1. Si la consigne est activée (/admin → « Produits & stock » → « Consigne »), vente en espèces, kiosque et commande QR affichent « + … de consigne » pour les articles avec type de consigne. Le total et le montant du terminal incluent la consigne.
2. Reprendre les vides : dans la WebApp, onglet « Bar » → « Retour de consigne » (la caisse a aussi le bouton « Retour de consigne »), puis choisir la quantité par type.
3. « Payer en espèces » paie le montant depuis la caisse ouverte – avec un reçu propre, il réduit le montant attendu de la session. Il faut le droit de caisse.
4. « Créditer un compte » crédite le montant sur un compte – barmans et caissiers le peuvent, pas le membre lui-même ni le kiosque.
5. Le ticket Z indique « Consignes encaissées », « Consignes remboursées » et « Solde des consignes ». Le mouvement de caisse « Retour de consigne » existant reste et y est compté.