Come funziona la gestione del bancone?

Cosa fa parte della gestione del bancone

• La scheda "Bar" nella WebApp o nell'app (sul computer la voce di menu "Bar"): compare per chi può registrare su tutti i conti o incassare, e raccoglie "Bar" (ordini ai tavoli), "Dividi il giro", "Cassa e chiusura Z" e – con il relativo diritto – "Storni ed estratti conto". Sul computer sono schede affiancate.
• Il tablet del chiosco: mostra tutti i conti della lista; i soci toccano il proprio conto, inseriscono il PIN e registrano da soli.
• Le impostazioni nell'Amministrazione su /admin: scegliere la lista a sinistra, poi "Operatività" con "Cassa e scontrino Z", "Ordine con QR" e "Chiosco". Dalla WebApp sul computer ci si arriva con "Amministrazione ↗" in alto a destra e si torna indietro con "Apri WebApp ↗".
• Non esistono turni veri e propri: una sessione di cassa va dall'apertura con il fondo cassa alla chiusura con lo scontrino Z.

Assegnare i ruoli al personale del bancone

1. Aprite /admin, scegliete l'associazione e andate su "Membri e ruoli".
2. Create un accesso: inserite l'indirizzo e-mail e scegliete la lista in "Ambito".
3. In "Ruolo" scegliete "Barista (tutti i conti)" per chi serve e registra soltanto, oppure "Cassiere" per chi incassa anche denaro.
4. Per gli aiutanti, ad esempio a una festa, impostate "Valido dal" e "Valido fino al": fuori da questo periodo l'accesso non ha diritti. Ruolo e "Valido fino al" si modificano solo qui nell'Amministrazione; nell'area admin della WebApp o dell'app, in "Soci e ruoli" si può solo invitare o rimuovere accessi.

Cosa possono fare baristi e cassieri

• I baristi registrano su qualsiasi conto della lista, accettano e consegnano gli ordini ai tavoli e con "Dividi il giro" ripartiscono un giro su più conti. Non possono incassare denaro. Con «In parti uguali per importo» ogni conto paga la stessa quota – anche con meno pezzi che conti, per esempio 1 cassa per 5 giocatori; il magazzino conta la cassa una sola volta.
• I cassieri possono fare tutto ciò che fanno i baristi e in più gestire la cassa, incassare le vendite in contanti e incassare gli importi aperti dei soci.
• Incassare un importo aperto: scegliere il conto, toccare "Incassa", scegliere il metodo "Contanti" e confermare: il saldo viene pareggiato subito.
• Anche chi non ha un proprio login può incassare: in /admin, in "Conti", spuntate "Conto di gestione" sul conto. Accedendo con questo conto e il suo PIN, ha i diritti di un cassiere.
• I cassieri vedono inoltre i report della lista – registrazioni, saldi e ricavi in PDF, Excel o CSV: nella WebApp o nell'app su "Impostazioni" → "Area admin" → "Report ed esportazione" (sul computer la voce di menu "Area admin", gruppo "Registri e report") e in /admin su "Giornali e conti" → "Report ed esportazione". Nell'Amministrazione i cassieri accedono con il proprio login e vedono solo le loro liste.

Configurare un tablet come chiosco

1. Aprite la lista in /admin e andate su "Operatività" → "Chiosco". Il chiosco si configura solo qui nell'Amministrazione; nell'area admin della WebApp o dell'app lo si avvia soltanto.
2. Inserite un PIN in "Nuovo PIN del chiosco (4–8 cifre)" e fate clic su "Salva il PIN del chiosco". Il PIN non può iniziare con 0; solo con esso si esce dal chiosco sul tablet.
3. In "Torna indietro automaticamente dopo" scegliete quando il tablet torna all'elenco dei conti dopo la registrazione (1, 2, 5 o 10 minuti).
4. Sul tablet accedete all'app con indirizzo e-mail e password come titolare o gestore e toccate "Impostazioni" → "Area admin" → "Chiosco" → "Avvia questo dispositivo come chiosco". Il vostro accesso sul tablet viene chiuso.
5. Il tablet compare poi in /admin in "Chiosco" nell'elenco dei dispositivi. Se va perso, bloccatelo lì con "Blocca il dispositivo".

Visualizzazione dei conti, accesso e WebApp al chiosco

• "Visualizzazione dei conti al chiosco" in /admin su "Operatività" → "Chiosco": "Riquadri" (predefinito) o "Elenco (alfabetico)" – una riga per conto, ordinata per il nome mostrato (soprannome, altrimenti nome). Da 25 conti una barra A–Z sul bordo salta alla lettera; la ricerca resta. La scelta arriva al tablet senza riavvio.
• Il chiosco lo avvia solo chi ha effettuato l'accesso con indirizzo e-mail e password – come titolare o gestore della lista. Chi è entrato con un conto cassa o con PIN vede nell'area admin, al posto di "Chiosco", un avviso: uscire, accedere con l'e-mail, poi "Area admin" → "Chiosco".
• All'avvio "Esci dalla gestione" è spuntato – lasciatelo così: altrimenti chi indovina il PIN del chiosco entrerebbe nella gestione.
• Il chiosco funziona anche nella WebApp nel browser, per esempio su un iPad meno recente da iPadOS 15.4 che non riceve più l'app dell'App Store: mettete la WebApp nella schermata Home con "Condividi" → "Aggiungi alla schermata Home", avviate da lì il chiosco e tenete l'iPad nel chiosco con l'Accesso guidato di iOS. La guida "iPad e iPhone meno recenti" lo spiega passo dopo passo.

Come registra un socio al chiosco

1. Il socio tocca il proprio conto sul tablet e inserisce il PIN. I conti con la spunta "Senza PIN" non ne hanno bisogno. L'ordine dei conti – al chiosco, al bar, nella scelta del conto, in «Dividi il giro», in «Conti» e al check-in – lo stabilisce «Ordinamento dei conti»: «Soprannome (altrimenti nome)» (predefinito), «Nome come inserito» o «Cognome (ultima parola del nome)»; con «von …» o doppi cognomi senza trattino può variare. Si imposta nell'Amministrazione in «Giornali e conti» → «Conti» in alto a destra, oppure nell'area admin in «Conti» (sul computer sopra la tabella, su mobile sotto l'elenco dei conti).
2. Sceglie gli articoli e registra.
3. Poi il tablet torna automaticamente all'elenco dei conti. Si esce dal chiosco con "Esci dal chiosco" e il PIN del chiosco.

Immagini del profilo al chiosco

• Ogni conto può avere un'immagine del profilo, anche i conti solo con PIN. I soci la caricano da soli nelle impostazioni del conto: "Immagine del profilo" → "Scatta o scegli foto".
• L'amministrazione la carica per altri – in /admin con il simbolo persona nella riga del conto, nell'area admin della WebApp o dell'app nel modulo del conto – e solo con la spunta "La persona acconsente all'immagine del profilo." L'amministrazione può rimuovere un'immagine in qualsiasi momento.
• Al chiosco le foto appaiono sui riquadri dei conti: ci si trova più in fretta che con il nome; anche nel dividere un giro e nella classifica (solo con consenso). Senza foto compaiono le iniziali in un colore fisso. Si disattiva nelle impostazioni del chiosco con "Immagini del profilo sui riquadri dei conti".
• Se un conto viene archiviato o un accesso eliminato, viene eliminata anche l'immagine del profilo.

Dividere un giro al chiosco

1. In /admin sotto "Operatività" → "Chiosco" spuntate "Dividi il giro al chiosco". Di base è disattivato; l'opzione è solo nell'Amministrazione.
2. Un socio accede sul tablet e mette il giro nel carrello. In basso, accanto a "Registra ora", compare il pulsante "Dividi il giro".
3. Tocca i conti di chi partecipa – ordinati come nella scelta del conto, con ricerca; il proprio conto è sempre incluso. "Avanti" mostra la quota per conto: in parti uguali, i centesimi restanti ai primi conti, e anche con meno pezzi che persone ognuno paga la stessa quota.
4. Con "Conferma ora" ogni partecipante compare a turno in grande con la sua quota e inserisce il proprio PIN. Se "Registrare senza PIN" è attivo o il conto non ha bisogno di PIN, basta "Ci sto". Chi non partecipa si toglie con "Togli dal giro"; le quote cambiano e tutti confermano di nuovo.
5. Quando tutti hanno confermato, il giro viene registrato – su tutti i conti o su nessuno. Se un conto non passa, per esempio per il limite di credito o la tutela dei minori, il tablet ne indica solo il nome, mai un saldo, e non viene registrato nulla.
6. "Annulla" funziona in qualsiasi momento; il carrello resta. Se il chiosco si disconnette automaticamente, il giro iniziato decade. I PIN errati contano sul rispettivo conto, come all'accesso al chiosco.

Registrare da soli sul proprio smartphone

1. Al socio non servono né un ruolo né un tablet: ogni conto può registrare su se stesso.
2. Codice socio e PIN si trovano in /admin sotto «Giornali e conti» → «Conti» con «Mostra codice e PIN» nella riga del conto. Consegnateli al socio.
3. Il socio apre l'app sul proprio smartphone, accede con «Codice socio» e PIN e registra da solo le sue bevande.
4. Ancora più semplice con il codice QR: nella stessa riga scegliete «Mostra il codice QR di accesso». All'accesso il socio tocca «Scansiona il codice QR» nella WebApp o nell'app ed è poi collegato al suo conto senza PIN.
5. Caso tipico: un chiosco self-service o un armadio delle bevande senza tablet e senza personale – chi prende qualcosa lo registra subito sul telefono.

Gli ospiti pagano in contanti al chiosco

1. Serve la modalità contanti della lista attiva. Poi in /admin sotto "Operatività" → "Chiosco" spuntate "Gli ospiti pagano in contanti al chiosco". L'opzione è solo nell'Amministrazione; "Chiosco" nell'area admin della WebApp o dell'app porta lì. Di base è disattivata.
2. Sul tablet del chiosco compare sopra i conti il grande pulsante "Paga in contanti come ospite". L'ospite tocca le bevande, corregge con + e −, vede il totale e tocca "Paga".
3. Il tablet mostra "Metti … nella cassa". L'ospite mette i soldi nella cassa e tocca "Fatto". Solo allora la vendita viene registrata – come una vendita in contanti alla cassa, con prezzo ospite, scarico di magazzino e ricevuta TSE se l'associazione ha una TSE.
4. Infine il tablet mostra un codice QR. Scansionato con il telefono, apre la ricevuta digitale con articoli, totale e IVA, anche in PDF – per 90 giorni. Poi il tablet torna da solo all'inizio.
5. Nel libro cassa, nello scontrino Z e nelle esportazioni queste vendite compaiono con il cassiere "Kiosk (Gast)". Se è aperta una sessione di cassa, contano nel suo saldo teorico.
6. Errore? Sotto "Storno" nella schermata ospite un gestore sceglie la vendita e il proprio conto di gestione e inserisce il PIN.
7. Importante: è una cassa di fiducia – se i soldi sono davvero nella cassa lo mostra solo il conteggio. Per ogni acquisto valgono dei limiti (di base 20 articoli e 100 €). Verifica obbligo di ricevuta e TSE con il tuo commercialista.

Evadere gli ordini ai tavoli

1. Aprite nella WebApp o nell'app la scheda "Bar" e poi "Bar". I nuovi ordini sono in alto con tavolo, nome, articoli e tempo di attesa.
2. Toccate "Accetta". L'ordine risulta poi in lavorazione per tutti, con il vostro nome.
3. Ordine di un socio: dopo aver servito toccate "Consegna · registra su …": l'importo va sul conto del socio.
4. Ordine di un ospite: dopo aver servito toccate "Pagato in contanti" o "Carta". Possono farlo solo cassieri, gestori e titolari.
5. Se qualcosa non va, toccate "Annulla" e indicate un motivo. Gli ordini non accettati scadono dopo il tempo impostato in /admin in "Operatività" → "Ordine con QR" (da 5 a 1440 minuti).

Aprire la cassa, vendere, chiudere

1. Scheda "Bar" → "Cassa e chiusura Z" → "Sessione di cassa": toccate "Apri la cassa" e inserite il fondo cassa. Da quel momento vendite in contanti e movimenti vengono conteggiati.
2. Vendita in contanti senza conto: in "Vendita in contanti" toccate gli articoli, poi "Incassa contanti" o "Carta". La giacenza viene scalata.
3. Il denaro che entra o esce dalla cassa senza vendita – acquisti, mance, prelievi – si registra come "Entrata o uscita di cassa".
4. Alla fine toccate "Chiudi la cassa" e inserite il contante contato. Se differisce dal saldo atteso, è obbligatoria una nota.
5. Lo scontrino Z in PDF si trova in "Sessioni chiuse" nella WebApp o nell'app oppure in /admin in "Operatività" → "Cassa e scontrino Z".

Stampante scontrini e display ordini

• Scontrino automatico: in /admin su "Operatività" → "Stampanti scontrini" modificate la stampante e in "Cosa stampa questa stampante?" spuntate "Scontrini (automaticamente dopo ogni vendita in contanti)". Dopo ogni vendita in contanti alla cassa esce subito uno scontrino.
• Chiusura Z su carta: con "Chiusura Z (alla chiusura della cassa)" la stampante stampa la chiusura Z non appena chiudete la cassa. Potete ristamparla in /admin su "Operatività" → "Cassa e scontrino Z" con l'icona della stampante "Stampa chiusura Z" nella riga della sessione.
• Un singolo scontrino si stampa in seguito in /admin su "Giornali e conti" → "Giornale pagamenti" con "Stampa scontrino".
• Ordini dal tavolo: con "Comande (nuovi ordini dall’ordinazione QR)" una stampante stampa ogni nuovo ordine – se volete solo determinati gruppi di prodotti, per esempio il cibo in cucina e le bevande al bancone.
• Al posto della carta va bene anche uno schermo: in /admin su "Operatività" → "Display ordini" create con "Aggiungi display ordini" un display per bancone o cucina e aprite il suo link su tablet o TV. Lì il personale tocca "In lavorazione" e "Pronto"; consegna e incasso restano nella scheda "Bar".
• Cosa esce dove lo mostra in /admin, su "Stampanti scontrini", la panoramica "Instradamento stampe". Come configurare la stampante stessa è spiegato nella guida sulle stampanti scontrini.

Cauzione al banco e in cassa

1. Se la cauzione è attiva (/admin → «Prodotti e magazzino» → «Cauzione»), vendita in contanti, chiosco e ordini QR mostrano «più … di cauzione» per gli articoli con tipo di cauzione. Il totale e l’importo al terminale includono la cauzione.
2. Ritirare i vuoti: nella WebApp scheda «Bar» → «Reso cauzione» (in cassa c’è anche il pulsante «Reso cauzione»), poi scegli la quantità per tipo.
3. «Paga in contanti» paga l’importo dalla cassa aperta – con scontrino proprio, riduce l’atteso della sessione. Serve il diritto di cassa.
4. «Accredita su un conto» accredita l’importo a un conto – lo possono fare barman e cassieri, non il socio stesso e non il chiosco.
5. La chiusura Z mostra «Cauzioni incassate», «Cauzioni rimborsate» e «Saldo cauzioni». Il movimento di cassa «Reso cauzione» esistente resta e viene conteggiato lì.