Πώς λειτουργεί το μπαρ;

Τι περιλαμβάνει η λειτουργία του μπαρ

• Η καρτέλα "Μπαρ" στο WebApp ή στην εφαρμογή (στον υπολογιστή το στοιχείο μενού "Μπαρ"): εμφανίζεται σε όποιον μπορεί να καταχωρίζει σε όλους τους λογαριασμούς ή να εισπράττει, και συγκεντρώνει "Μπαρ" (παραγγελίες τραπεζιού), "Μοίρασμα γύρου", "Ταμείο & αναφορά Z" και – με το αντίστοιχο δικαίωμα – "Αντιλογισμοί και κινήσεις". Στον υπολογιστή εμφανίζονται ως καρτέλες δίπλα-δίπλα.
• Το tablet κιόσκι: δείχνει όλους τους λογαριασμούς της λίστας· τα μέλη πατούν τον λογαριασμό τους, πληκτρολογούν το PIN τους και καταχωρίζουν μόνα τους.
• Οι ρυθμίσεις στη Διαχείριση στο /admin: επιλέξτε αριστερά τη λίστα και μετά "Λειτουργία" με "Ταμείο & αναφορά Z", "Παραγγελία μέσω QR" και "Kiosk". Από το WebApp στον υπολογιστή φτάνετε εκεί με το "Διαχείριση ↗" πάνω δεξιά και επιστρέφετε με το "Άνοιγμα WebApp ↗".
• Βάρδιες με την κυριολεξία δεν υπάρχουν: μια συνεδρία ταμείου διαρκεί από το άνοιγμα με τα αρχικά ψιλά έως το κλείσιμο με την αναφορά Z.

Ανάθεση ρόλων στο προσωπικό του μπαρ

1. Ανοίξτε το /admin, επιλέξτε τον σύλλογο και μεταβείτε στο "Μέλη & ρόλοι".
2. Δημιουργήστε μια πρόσβαση: συμπληρώστε τη διεύθυνση email και επιλέξτε τη λίστα στο "Περιοχή".
3. Στο "Ρόλος" επιλέξτε "Μπάρμαν (όλοι οι λογαριασμοί)" για όσους μόνο σερβίρουν και καταχωρίζουν, ή "Ταμίας" για όσους εισπράττουν και χρήματα.
4. Για βοηθούς, π.χ. σε μια γιορτή, ορίστε "Ισχύει από" και "Ισχύει έως" – εκτός αυτού του διαστήματος η πρόσβαση δεν έχει δικαιώματα. Ρόλος και "Ισχύει έως" αλλάζουν μόνο εδώ στη Διαχείριση· στην περιοχή admin του WebApp ή της εφαρμογής, στο "Μέλη & ρόλοι" μόνο προσκαλείτε ή αφαιρείτε προσβάσεις.

Τι επιτρέπεται σε μπάρμαν και ταμίες

• Οι μπάρμαν καταχωρίζουν σε οποιονδήποτε λογαριασμό της λίστας, αποδέχονται και παραδίδουν παραγγελίες τραπεζιού και με το "Μοίρασμα γύρου" μοιράζουν έναν γύρο σε πολλούς λογαριασμούς. Χρήματα δεν εισπράττουν. Με το «Ισόποσα κατά ποσό» κάθε λογαριασμός πληρώνει το ίδιο μερίδιο – ακόμη και με λιγότερα τεμάχια από λογαριασμούς, π.χ. 1 κιβώτιο για 5 παίκτες· η αποθήκη μετρά το κιβώτιο μόνο μία φορά.
• Οι ταμίες μπορούν ό,τι και οι μπάρμαν και επιπλέον να διαχειρίζονται το ταμείο, να εισπράττουν πωλήσεις τοις μετρητοίς και να εισπράττουν τα ανοιχτά υπόλοιπα των μελών.
• Είσπραξη ανοιχτού υπολοίπου: επιλέξτε τον λογαριασμό, πατήστε "Είσπραξη", επιλέξτε τρόπο πληρωμής "Μετρητά" και επιβεβαιώστε – το υπόλοιπο εξοφλείται αμέσως.
• Όποιος δεν έχει δική του σύνδεση μπορεί επίσης να εισπράττει: στο /admin, στο "Λογαριασμοί", τσεκάρετε "Λογαριασμός διαχείρισης" στον λογαριασμό. Συνδεδεμένος με αυτόν τον λογαριασμό και το PIN του, έχει τα δικαιώματα ταμία.
• Οι ταμίες βλέπουν επίσης τις αναφορές της λίστας – καταχωρίσεις, υπόλοιπα και έσοδα σε PDF, Excel ή CSV: στο WebApp ή στην εφαρμογή στο "Ρυθμίσεις" → "Περιοχή admin" → "Αναφορές και εξαγωγή" (στον υπολογιστή το στοιχείο μενού "Περιοχή admin", ομάδα "Ημερολόγια & αναφορές") και στο /admin στο "Ημερολόγια και λογαριασμοί" → "Αναφορές & εξαγωγή". Στη Διαχείριση οι ταμίες συνδέονται με το δικό τους login και βλέπουν μόνο τις λίστες τους.

Ρύθμιση ενός tablet ως κιόσκι

1. Ανοίξτε τη λίστα στο /admin και μεταβείτε στο "Λειτουργία" → "Kiosk". Το κιόσκι ρυθμίζεται μόνο εδώ στη Διαχείριση· στην περιοχή admin του WebApp ή της εφαρμογής μόνο εκκινείται.
2. Πληκτρολογήστε ένα PIN στο "Νέο PIN kiosk (4–8 ψηφία)" και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση PIN kiosk". Το PIN δεν μπορεί να αρχίζει από 0· μόνο με αυτό τερματίζεται το κιόσκι στο tablet.
3. Στο "Αυτόματη επιστροφή μετά από" επιλέξτε πότε το tablet επιστρέφει στη λίστα λογαριασμών μετά την καταχώριση (1, 2, 5 ή 10 λεπτά).
4. Στο tablet συνδεθείτε στο WebApp ή στην εφαρμογή με e-mail και κωδικό πρόσβασης ως ιδιοκτήτης ή διαχειριστής και πατήστε "Ρυθμίσεις" → "Περιοχή admin" → "Κιόσκι" → "Εκκίνηση αυτής της συσκευής ως κιόσκι". Η σύνδεσή σας στο tablet τερματίζεται.
5. Το tablet εμφανίζεται μετά στο /admin στο "Kiosk", στη λίστα συσκευών. Αν χαθεί, αποκλείστε το εκεί με "Αποκλεισμός συσκευής".

Προβολή λογαριασμών, σύνδεση και WebApp στο κιόσκι

• «Προβολή λογαριασμών στο kiosk» στο /admin στο "Λειτουργία" → "Kiosk": «Πλακίδια» (προεπιλογή) ή «Λίστα (αλφαβητική)» – μία γραμμή ανά λογαριασμό, ταξινομημένη κατά το εμφανιζόμενο όνομα (προσωνύμιο, αλλιώς όνομα). Από 25 λογαριασμούς εμφανίζεται στο άκρο μια μπάρα γραμμάτων που πηγαίνει στο γράμμα· η αναζήτηση παραμένει. Η επιλογή φτάνει στο tablet χωρίς επανεκκίνηση.
• Το κιόσκι το ξεκινά μόνο όποιος έχει συνδεθεί με διεύθυνση e-mail και κωδικό πρόσβασης – ως ιδιοκτήτης ή διαχειριστής της λίστας. Όποιος έχει συνδεθεί με λογαριασμό ταμείου ή PIN βλέπει στην περιοχή admin ειδοποίηση αντί για «Κιόσκι»: αποσύνδεση, σύνδεση με e-mail και μετά «Περιοχή admin» → «Κιόσκι».
• Κατά την εκκίνηση είναι επιλεγμένο το «Αποσύνδεση από τη διαχείριση» – αφήστε το έτσι: αλλιώς όποιος μαντέψει το PIN του κιοσκιού θα έμπαινε στη διαχείριση.
• Το κιόσκι τρέχει και στο WebApp στον browser, π.χ. σε ένα παλαιότερο iPad από iPadOS 15.4 που δεν παίρνει πια την εφαρμογή του App Store: βάλτε το WebApp στην οθόνη Αφετηρίας με «Κοινοποίηση» → «Προσθήκη στην οθόνη Αφετηρίας», ξεκινήστε από εκεί το κιόσκι και κρατήστε το iPad στο κιόσκι με την Καθοδηγούμενη πρόσβαση του iOS. Ο οδηγός «Παλαιότερα iPad και iPhone» το εξηγεί βήμα βήμα.

Πώς καταχωρίζει ένα μέλος στο κιόσκι

1. Το μέλος πατά τον λογαριασμό του στο tablet και πληκτρολογεί το PIN του. Οι λογαριασμοί με την επιλογή "Χωρίς PIN" δεν χρειάζονται PIN. Τη σειρά των λογαριασμών – στο κιόσκι, στο μπαρ, στην επιλογή λογαριασμού, στο «Μοίρασμα γύρου», στους «Λογαριασμούς» και στο check-in – την ορίζει η «Ταξινόμηση λογαριασμών»: «Υποκοριστικό (αλλιώς όνομα)» (προεπιλογή), «Όνομα όπως καταχωρήθηκε» ή «Επώνυμο (τελευταία λέξη του ονόματος)»· σε «von …» ή διπλά ονόματα χωρίς παύλα μπορεί να διαφέρει. Ρυθμίζεται στη Διαχείριση στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί» πάνω δεξιά ή στην περιοχή admin στο «Λογαριασμοί» (στον υπολογιστή πάνω από τον πίνακα, στο κινητό κάτω από τη λίστα λογαριασμών).
2. Επιλέγει τα είδη και καταχωρίζει.
3. Έπειτα το tablet επιστρέφει αυτόματα στη λίστα λογαριασμών. Το κιόσκι τερματίζεται με "Έξοδος από το κιόσκι" και το PIN κιόσκι.

Εικόνες προφίλ στο κιόσκι

• Κάθε λογαριασμός μπορεί να έχει εικόνα προφίλ – και οι λογαριασμοί μόνο με PIN. Τα μέλη την ανεβάζουν μόνα τους στις ρυθμίσεις λογαριασμού: «Εικόνα προφίλ» → «Λήψη ή επιλογή φωτογραφίας».
• Η διαχείριση ανεβάζει για άλλους – στο /admin με το σύμβολο προσώπου στη γραμμή του λογαριασμού, στην περιοχή διαχείρισης του WebApp ή της εφαρμογής στη φόρμα του λογαριασμού – και μόνο με το σημάδι «Το άτομο συναινεί στην εικόνα προφίλ.» Η διαχείριση μπορεί να αφαιρέσει μια εικόνα ανά πάσα στιγμή.
• Στο κιόσκι οι φωτογραφίες εμφανίζονται στα πλακίδια λογαριασμών, ώστε να βρίσκει κανείς τον εαυτό του πιο γρήγορα· και στο μοίρασμα γύρου και στην κατάταξη (μόνο με συναίνεση). Χωρίς φωτογραφία εμφανίζονται τα αρχικά σε σταθερό χρώμα. Απενεργοποιείται στις ρυθμίσεις του κιόσκι με «Εικόνες προφίλ στα πλακίδια λογαριασμών».
• Όταν αρχειοθετείται ένας λογαριασμός ή διαγράφεται μια πρόσβαση, διαγράφεται και η εικόνα προφίλ.

Μοίρασμα γύρου στο κιόσκι

1. Στο /admin, στο "Λειτουργία" → "Kiosk", επιλέξτε "Μοίρασμα γύρου στο kiosk". Από προεπιλογή είναι ανενεργό· η επιλογή υπάρχει μόνο στη Διαχείριση.
2. Ένα μέλος συνδέεται στο tablet και βάζει τον γύρο στο καλάθι. Κάτω, δίπλα στο "Καταχώριση τώρα", εμφανίζεται το κουμπί "Μοίρασμα γύρου".
3. Πατά τους λογαριασμούς όσων συμμετέχουν – με τη σειρά της επιλογής λογαριασμού, με αναζήτηση· ο δικός του λογαριασμός συμμετέχει πάντα. Το "Επόμενο" δείχνει το μερίδιο ανά λογαριασμό: ίσα μερίδια, τα υπόλοιπα λεπτά στους πρώτους λογαριασμούς, και ακόμη και με λιγότερα τεμάχια από άτομα όλοι πληρώνουν το ίδιο μερίδιο.
4. Με το "Επιβεβαίωση τώρα" κάθε συμμετέχων εμφανίζεται με τη σειρά με μεγάλα γράμματα μαζί με το μερίδιό του και πληκτρολογεί το δικό του PIN. Αν είναι ενεργό το "Καταχώριση χωρίς PIN" ή ο λογαριασμός δεν χρειάζεται PIN, αρκεί το "Συμμετέχω". Όποιος δεν πληρώνει αφαιρείται με "Αφαίρεση από τον γύρο"· τότε αλλάζουν τα μερίδια και όλοι επιβεβαιώνουν ξανά.
5. Όταν επιβεβαιώσουν όλοι, ο γύρος καταχωρίζεται – σε όλους τους λογαριασμούς ή σε κανέναν. Αν αποτύχει ένας λογαριασμός, π.χ. λόγω πιστωτικού ορίου ή προστασίας ανηλίκων, το tablet αναφέρει μόνο το όνομά του, ποτέ υπόλοιπο, και δεν καταχωρίζεται τίποτα.
6. Η "Ακύρωση" λειτουργεί οποιαδήποτε στιγμή· το καλάθι παραμένει. Αν το κιόσκι αποσυνδεθεί αυτόματα, ο γύρος που ξεκίνησε απορρίπτεται. Τα λάθος PIN μετρούν στον αντίστοιχο λογαριασμό, όπως στη σύνδεση στο κιόσκι.

Καταχώριση από το δικό σας smartphone

1. Το μέλος δεν χρειάζεται ούτε ρόλο ούτε tablet: κάθε λογαριασμός μπορεί να καταχωρίζει στον εαυτό του.
2. Τον κωδικό μέλους και το PIN τα βρίσκετε στο /admin στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί» με «Εμφάνιση κωδικού και PIN» στη γραμμή του λογαριασμού. Δώστε τα στο μέλος.
3. Το μέλος ανοίγει την εφαρμογή στο smartphone του, συνδέεται με «Κωδικός μέλους» και PIN και καταχωρίζει μόνο του τα ποτά του.
4. Ακόμη πιο απλά με κωδικό QR: στην ίδια γραμμή επιλέξτε «Εμφάνιση κωδικού QR σύνδεσης». Κατά τη σύνδεση το μέλος πατά «Σάρωση κωδικού QR» στο WebApp ή στην εφαρμογή και συνδέεται έπειτα στον λογαριασμό του χωρίς PIN.
5. Συνηθισμένη περίπτωση: ένα κιόσκι αυτοεξυπηρέτησης ή ένα ντουλάπι ποτών χωρίς tablet και χωρίς προσωπικό – όποιος παίρνει κάτι το καταχωρίζει αμέσως στο κινητό.

Οι επισκέπτες πληρώνουν μετρητά στο κιόσκι

1. Πρέπει να είναι ενεργή η λειτουργία μετρητών της λίστας. Μετά επιλέξτε "Οι επισκέπτες πληρώνουν μετρητά στο κιόσκι" στο /admin στο "Λειτουργία" → "Kiosk". Η επιλογή υπάρχει μόνο στη Διαχείριση· το "Κιόσκι" στην περιοχή admin του WebApp ή της εφαρμογής οδηγεί εκεί. Από προεπιλογή είναι ανενεργή.
2. Στο tablet του κιόσκι εμφανίζεται πάνω από τους λογαριασμούς το μεγάλο κουμπί "Πληρωμή με μετρητά ως επισκέπτης". Ο επισκέπτης πατά τα ποτά του, διορθώνει με + και −, βλέπει το σύνολο και πατά "Πληρωμή".
3. Το tablet δείχνει "Βάλε … στο ταμείο". Ο επισκέπτης βάζει τα χρήματα στο ταμείο και πατά "Έγινε". Μόνο τότε καταχωρείται η πώληση – όπως μια πώληση τοις μετρητοίς στο ταμείο, με τιμή επισκέπτη, αφαίρεση αποθέματος και απόδειξη TSE αν ο σύλλογος έχει TSE.
4. Στο τέλος το tablet δείχνει έναν κωδικό QR. Με σάρωση από κινητό ανοίγει την ψηφιακή απόδειξη με είδη, σύνολο και ΦΠΑ, και ως PDF – για 90 ημέρες. Μετά το tablet επιστρέφει μόνο του στην αρχή.
5. Στο βιβλίο ταμείου, στην αναφορά Z και στις εξαγωγές αυτές οι πωλήσεις εμφανίζονται με ταμία "Kiosk (Gast)". Αν είναι ανοιχτή μια συνεδρία ταμείου, μετρούν στο αναμενόμενο υπόλοιπό της.
6. Λάθος; Στο "Ακύρωση πώλησης" της οθόνης επισκέπτη ένας διαχειριστής επιλέγει την πώληση και τον λογαριασμό διαχείρισής του και εισάγει το PIN του.
7. Σημαντικό: πρόκειται για ταμείο εμπιστοσύνης – αν τα χρήματα είναι πράγματι στο ταμείο φαίνεται μόνο στην καταμέτρηση. Ισχύουν όρια ανά αγορά (από προεπιλογή 20 είδη και 100 €). Ελέγξτε τις υποχρεώσεις απόδειξης και TSE με τον λογιστή σας.

Διεκπεραίωση παραγγελιών τραπεζιού

1. Ανοίξτε στο WebApp ή στην εφαρμογή την καρτέλα "Μπαρ" και εκεί "Μπαρ". Οι νέες παραγγελίες εμφανίζονται επάνω με τραπέζι, όνομα, είδη και χρόνο αναμονής.
2. Πατήστε "Αποδοχή". Η παραγγελία εμφανίζεται τότε σε όλους ως σε εξέλιξη, με το όνομά σας.
3. Παραγγελία μέλους: μετά το σερβίρισμα πατήστε "Παράδοση · καταχώριση στο …" – το ποσό πηγαίνει στον λογαριασμό του μέλους.
4. Παραγγελία επισκέπτη: μετά το σερβίρισμα πατήστε "Πληρώθηκε μετρητά" ή "Κάρτα". Αυτό επιτρέπεται μόνο σε ταμίες, διαχειριστές και ιδιοκτήτες.
5. Αν κάτι δεν πάει καλά, πατήστε "Ακύρωση" και δώστε έναν λόγο. Οι παραγγελίες που δεν αποδέχεται κανείς λήγουν μετά τον χρόνο που έχει οριστεί στο /admin στο "Λειτουργία" → "Παραγγελία μέσω QR" (5 έως 1440 λεπτά).

Άνοιγμα ταμείου, πώληση, κλείσιμο

1. Καρτέλα "Μπαρ" → "Ταμείο & αναφορά Z" → "Συνεδρία ταμείου": πατήστε "Άνοιγμα ταμείου" και πληκτρολογήστε τα αρχικά ψιλά. Από εκεί και πέρα μετρώνται οι πωλήσεις τοις μετρητοίς και οι κινήσεις.
2. Πώληση τοις μετρητοίς χωρίς λογαριασμό: στο "Πώληση τοις μετρητοίς" πατήστε τα είδη και μετά "Είσπραξη μετρητών" ή "Κάρτα". Το απόθεμα μειώνεται.
3. Χρήματα που μπαίνουν ή βγαίνουν από το ταμείο χωρίς πώληση – αγορές, φιλοδωρήματα, αναλήψεις – καταγράφονται ως "Είσπραξη ή εκταμίευση".
4. Στο τέλος πατήστε "Κλείσιμο ταμείου" και πληκτρολογήστε τα μετρημένα μετρητά. Αν διαφέρουν από το αναμενόμενο ποσό, απαιτείται σημείωση.
5. Η αναφορά Z σε PDF βρίσκεται στο "Κλειστές συνεδρίες" στο WebApp ή στην εφαρμογή ή στο /admin στο "Λειτουργία" → "Ταμείο & αναφορά Z".

Εκτυπωτής αποδείξεων και οθόνη παραγγελιών

• Αυτόματη απόδειξη: στο /admin στο "Λειτουργία" → "Εκτυπωτές αποδείξεων" επεξεργαστείτε τον εκτυπωτή και στο "Τι εκτυπώνει αυτός ο εκτυπωτής;" τσεκάρετε "Αποδείξεις ταμείου (αυτόματα μετά από κάθε πώληση μετρητοίς)". Τότε μετά από κάθε πώληση μετρητοίς στο ταμείο βγαίνει αμέσως απόδειξη.
• Αναφορά Z σε χαρτί: με "Αναφορά Z (στο κλείσιμο του ταμείου)" ο εκτυπωτής τυπώνει την αναφορά Z μόλις κλείσετε το ταμείο. Μπορείτε να την ξανατυπώσετε στο /admin στο "Λειτουργία" → "Ταμείο & αναφορά Z" με το εικονίδιο εκτυπωτή "Εκτύπωση αναφοράς Z" στη γραμμή της συνεδρίας.
• Μια μεμονωμένη απόδειξη την τυπώνετε αργότερα στο /admin στο "Ημερολόγια και λογαριασμοί" → "Ημερολόγιο πληρωμών" με "Εκτύπωση απόδειξης".
• Παραγγελίες από τα τραπέζια: με "Δελτία παραγγελίας (νέες παραγγελίες μέσω QR)" ένας εκτυπωτής τυπώνει κάθε νέα παραγγελία – αν θέλετε μόνο ορισμένες ομάδες προϊόντων, π.χ. το φαγητό στην κουζίνα και τα ποτά στο μπαρ.
• Αντί για χαρτί γίνεται και με οθόνη: στο /admin στο "Λειτουργία" → "Οθόνες παραγγελιών" δημιουργήστε με "Προσθήκη οθόνης παραγγελιών" μια οθόνη για μπαρ ή κουζίνα και ανοίξτε τον σύνδεσμό της σε tablet ή τηλεόραση. Εκεί το προσωπικό πατά "Σε εξέλιξη" και "Έτοιμο"· παράδοση και είσπραξη γίνονται όπως πριν στην καρτέλα "Μπαρ".
• Τι βγαίνει πού το δείχνει στο /admin, στο "Εκτυπωτές αποδείξεων", η επισκόπηση "Δρομολόγηση εκτυπώσεων". Πώς ρυθμίζεται ο ίδιος ο εκτυπωτής εξηγεί ο οδηγός για τους εκτυπωτές αποδείξεων.

Εγγύηση στο μπαρ και στο ταμείο

1. Αν η εγγύηση είναι ενεργή (/admin → «Προϊόντα & απόθεμα» → «Εγγύηση»), η πώληση μετρητοίς, το κιόσκι και οι παραγγελίες QR δείχνουν «συν … εγγύηση» στα είδη με είδος εγγύησης. Το σύνολο και το ποσό στο τερματικό περιλαμβάνουν την εγγύηση.
2. Παραλαβή κενών: στο WebApp καρτέλα «Μπαρ» → «Επιστροφή εγγύησης» (στο ταμείο και το κουμπί «Επιστροφή εγγύησης»), μετά επίλεξε ποσότητα ανά είδος.
3. Η «Πληρωμή μετρητοίς» πληρώνει από το ανοιχτό ταμείο – με δική της απόδειξη, μειώνει το αναμενόμενο της βάρδιας. Χρειάζεται δικαίωμα ταμείου.
4. Η «Πίστωση σε λογαριασμό» πιστώνει το ποσό σε λογαριασμό – μπορούν μπάρμαν και ταμίες, όχι το ίδιο το μέλος ούτε το κιόσκι.
5. Η αναφορά Z δείχνει «Εγγυήσεις που εισπράχθηκαν», «Εγγυήσεις που επιστράφηκαν» και «Υπόλοιπο εγγυήσεων». Η υπάρχουσα κίνηση ταμείου «Επιστροφή εγγύησης» παραμένει και μετράει εκεί.