Как работает барная стойка?

Что входит в работу за стойкой

• Вкладка «Стойка» в WebApp или приложении (на компьютере — пункт меню «Стойка»): она видна всем, кто может записывать на все счета или принимать деньги, и объединяет «Стойка» (заказы со столов), «Разделить раунд», «Касса и Z-отчёт» и – при наличии права – «Сторно и выписки». На компьютере это вкладки рядом друг с другом.
• Планшет-киоск: он показывает все счета списка; участники нажимают на свой счёт, вводят PIN и записывают сами.
• Настройки в разделе «Администрирование» (/admin): слева выбрать список, затем «Работа» с разделами «Касса и Z-отчёт», «Заказ по QR» и «Киоск». Из WebApp на компьютере туда ведёт ссылка «Управление ↗» вверху справа, обратно — «Открыть WebApp ↗».
• Смен как таковых нет: кассовая смена длится от открытия с разменной суммой до закрытия с Z-отчётом.

Назначить роли персоналу стойки

1. Откройте /admin, выберите клуб и перейдите в «Участники и роли».
2. Создайте доступ: введите адрес эл. почты и выберите список в поле «Область».
3. В поле «Роль» выберите «Бармен (все счета)» для тех, кто только наливает и записывает, или «Кассир» для тех, кто ещё и принимает деньги.
4. Для помощников, например на празднике, задайте «Действует с» и «Действует до» – вне этого периода у доступа нет прав. Роль и «Действует до» меняются только здесь, в «Управлении»; в админ-разделе WebApp или приложения в «Участники и роли» можно только приглашать и удалять доступы.

Что могут бармены и кассиры

• Бармены записывают на любой счёт списка, принимают и выдают заказы со столов и с помощью «Разделить раунд» распределяют раунд на несколько счетов. Принимать деньги они не могут. При «Поровну по сумме» каждый счёт платит одинаковую долю – даже если штук меньше, чем счетов, например 1 ящик на 5 игроков; склад учитывает ящик один раз.
• Кассиры могут всё то же, что и бармены, а кроме того вести кассу, проводить продажи за наличные и получать оплату открытых сумм от участников.
• Получить оплату открытой суммы: выбрать счёт, нажать «Получить оплату», выбрать способ «Наличные» и подтвердить – баланс сразу погашается.
• Тот, у кого нет своего логина, тоже может принимать деньги: в /admin в разделе «Счета» отметьте у счёта «Служебный счёт». Войдя с этим счётом и его PIN, он получает права кассира.
• Кассиры также видят отчёты списка — записи, балансы и выручку в PDF, Excel или CSV: в WebApp или приложении в «Настройки» → «Админ-раздел» → «Отчёты и экспорт» (на компьютере — пункт меню «Админ-раздел», группа «Журналы и отчёты») и в /admin в разделе «Журналы и счета» → «Отчёты и экспорт». В «Управление» кассиры входят со своим логином и видят там только свои списки.

Настроить планшет как киоск

1. Откройте список в /admin и перейдите в «Работа» → «Киоск». Настраивается киоск только здесь, в «Управлении»; в админ-разделе WebApp или приложения его только запускают.
2. Введите PIN в поле «Новый PIN киоска (4–8 цифр)» и нажмите «Сохранить PIN киоска». PIN не может начинаться с 0; только с ним можно выйти из киоска на планшете.
3. В поле «Автоматический возврат через» выберите, когда планшет после записи возвращается к списку счетов (1, 2, 5 или 10 минут).
4. На планшете войдите в приложение с e-mail и паролем как владелец или управляющий и нажмите «Настройки» → «Админ-раздел» → «Киоск» → «Запустить это устройство как киоск». Ваш вход на планшете при этом завершается.
5. После этого планшет появится в /admin в разделе «Киоск» в списке устройств. Если он потеряется, заблокируйте его там кнопкой «Заблокировать устройство».

Отображение счетов, вход и WebApp в киоске

• «Отображение счетов в киоске» в /admin в разделе «Работа» → «Киоск»: «Плитки» (по умолчанию) или «Список (по алфавиту)» – строка на счёт, по отображаемому имени (прозвище, иначе имя). От 25 счетов сбоку появляется буквенная полоса для перехода к букве; поиск остаётся. Выбор доходит до планшета без перезапуска.
• Запустить киоск может только тот, кто вошёл с адресом e-mail и паролем, – владелец или управляющий списка. Вошедший со счёта кассы или PIN-счёта видит в админ-разделе вместо «Киоск» подсказку: выйти, войти с e-mail, затем «Админ-раздел» → «Киоск».
• При запуске отмечено «Выйти из управления» – оставьте так: иначе тот, кто угадает PIN киоска, попадёт в управление.
• Киоск работает и в WebApp в браузере, например на старом iPad с iPadOS 15.4, который больше не получает приложение из App Store: положите WebApp на экран «Домой» через «Поделиться» → «На экран „Домой“», запустите оттуда киоск и удерживайте iPad в киоске Гид-доступом iOS. Пошагово – в инструкции «Старые iPad и iPhone».

Как участник записывает в киоске

1. Участник нажимает на планшете на свой счёт и вводит PIN. Счетам с отметкой «Без PIN» он не нужен. Порядок счетов – на киоске, у стойки, при выборе счёта, в «Разделить раунд», в «Счета» и при check-in – задаёт «Сортировка счетов»: «Прозвище (иначе имя)» (по умолчанию), «Имя как введено» или «Фамилия (последнее слово имени)»; для «von …» или двойных фамилий без дефиса возможны отклонения. Настраивается в «Управлении» в «Журналы и счета» → «Счета» вверху справа или в админ-разделе в «Счета» (на компьютере над таблицей, на телефоне под списком счетов).
2. Он выбирает позиции и записывает.
3. После этого планшет автоматически возвращается к списку счетов. Выйти из киоска можно кнопкой «Выйти из киоска» и PIN киоска.

Фото профиля в киоске

• У каждого счёта может быть фото профиля — и у счетов только с PIN. Участники загружают его сами в настройках счёта: «Фото профиля» → «Сделать или выбрать фото».
• Администрация загружает за других — в /admin через символ человека в строке счёта, в админ-разделе WebApp или приложения в форме счёта — и только с отметкой «Человек согласен с фото профиля.» Удалить фото администрация может в любой момент.
• В киоске фото появляются на плитках счетов, так себя находят быстрее, чем по имени; также при разделе раунда и в рейтинге (только с согласия). Без фото показываются инициалы в постоянном цвете. Отключается в настройках киоска: «Фото профиля на плитках счетов».
• При архивировании счёта или удалении доступа фото профиля тоже удаляется.

Разделить раунд на киоске

1. В /admin в разделе «Работа» → «Киоск» отметьте «Разделить раунд в киоске». По умолчанию выключено; переключатель есть только в «Управлении».
2. Участник входит на планшете и кладёт раунд в корзину. Внизу рядом с «Записать» появляется кнопка «Разделить раунд».
3. Он касается счетов тех, кто участвует, – в порядке выбора счёта, с поиском; его собственный счёт участвует всегда. «Далее» показывает долю на счёт: поровну, остаток в копейках – первым счетам, и даже если штук меньше, чем людей, каждый платит одинаковую долю.
4. После «Подтвердить сейчас» каждый участник по очереди появляется крупно со своей долей и вводит свой PIN. Если включено «Проводить без PIN» или счёту PIN не нужен, достаточно «Я участвую». Кто не платит, убирается кнопкой «Убрать из раунда»; тогда доли меняются, и все подтверждают заново.
5. Когда подтвердили все, раунд записывается – на все счета или ни на один. Если не проходит один счёт, например из-за кредитного лимита или защиты несовершеннолетних, планшет называет только его имя, никогда не остаток, и ничего не записывается.
6. «Отмена» работает в любой момент; корзина сохраняется. Если киоск автоматически выходит из счёта, начатый раунд отбрасывается. Неверные PIN засчитываются соответствующему счёту, как при входе на киоске.

Записывать самому со своего смартфона

1. Участнику не нужны ни роль, ни планшет: каждый счёт может записывать на себя.
2. Код участника и PIN находятся в /admin в разделе «Журналы и счета» → «Счета» по кнопке «Показать код и PIN» в строке счёта. Передайте их участнику.
3. Участник открывает приложение на своём смартфоне, входит с «Код участника» и PIN и сам записывает свои напитки.
4. Ещё проще с QR-кодом: в той же строке выберите «Показать QR-код для входа». При входе участник нажимает в WebApp или приложении «Сканировать QR-код» и после этого входит в свой счёт без PIN.
5. Типичный случай: киоск самообслуживания или шкаф с напитками без планшета и без персонала – кто что-то взял, сразу записывает это в телефоне.

Гости платят наличными на киоске

1. Режим наличных списка должен быть включён. Затем отметьте «Гости платят наличными на киоске» в /admin в разделе «Работа» → «Киоск». Этот переключатель есть только в «Управлении»; пункт «Киоск» в админ-разделе WebApp или приложения ведёт туда. По умолчанию выключено.
2. На планшете-киоске над счетами появляется большая кнопка «Оплатить наличными как гость». Гость нажимает на напитки, исправляет кнопками + и −, видит сумму и нажимает «Оплатить».
3. Планшет показывает «Положите … в кассу». Гость кладёт деньги в кассу и нажимает «Готово». Только тогда продажа проводится – как продажа за наличные на кассе, с гостевой ценой, списанием со склада и чеком TSE, если у клуба есть TSE.
4. В конце планшет показывает QR-код. Отсканированный телефоном, он открывает цифровой чек с позициями, суммой и НДС, также в PDF – в течение 90 дней. Затем планшет сам возвращается на старт.
5. В кассовой книге, в Z-отчёте и в экспорте эти продажи отображаются с кассиром «Kiosk (Gast)». Если открыта кассовая смена, они учитываются в её расчётном остатке.
6. Ошиблись? В разделе «Сторно» на экране гостя управляющий выбирает продажу и свой служебный счёт и вводит PIN.
7. Важно: это касса доверия – лежат ли деньги в кассе на самом деле, покажет только пересчёт. На одну покупку действуют ограничения (по умолчанию 20 позиций и 100 €). Обязанность выдачи чека и TSE уточните у налогового консультанта.

Обрабатывать заказы со столов

1. Откройте в WebApp или приложении вкладку «Стойка», а в ней «Стойка». Новые заказы стоят вверху со столом, именем, позициями и временем ожидания.
2. Нажмите «Принять». Заказ после этого у всех отображается как находящийся в работе, с вашим именем.
3. Заказ участника: после подачи нажмите «Выдать · записать на …» – сумма уходит на счёт участника.
4. Заказ гостя: после подачи нажмите «Оплачено наличными» или «Карта». Это могут делать только кассиры, управляющие и владельцы.
5. Если что-то не так, нажмите «Отменить» и укажите причину. Непринятые заказы истекают через время, заданное в /admin в «Работа» → «Заказ по QR» (от 5 до 1440 минут).

Открыть кассу, продавать, закрыть

1. Вкладка «Стойка» → «Касса и Z-отчёт» → «Кассовая смена»: нажмите «Открыть кассу» и введите разменную сумму. С этого момента учитываются продажи за наличные и движения.
2. Продажа за наличные без счёта: в разделе «Продажа за наличные» нажмите на позиции, затем «Получить наличные» или «Карта». Остаток на складе уменьшается.
3. Деньги, которые попадают в кассу или уходят из неё без продажи – закупки, чаевые, изъятия, – записываются как «Внесение или изъятие».
4. В конце нажмите «Закрыть кассу» и введите посчитанные наличные. Если сумма отличается от ожидаемой, нужна заметка.
5. Z-отчёт в PDF находится в «Закрытые смены» в WebApp или приложении или в /admin в «Работа» → «Касса и Z-отчёт».

Чековый принтер и экран заказов

• Чек автоматически: в /admin в разделе «Работа» → «Чековые принтеры» откройте принтер для изменения и в блоке «Что печатает этот принтер?» отметьте «Кассовые чеки (автоматически после каждой продажи за наличные)». Тогда после каждой продажи за наличные в кассе сразу печатается чек.
• Z-отчёт на бумаге: с отметкой «Z-отчёт (при закрытии кассы)» принтер печатает Z-отчёт, как только вы закрываете кассу. Повторно его можно напечатать в /admin в разделе «Работа» → «Касса и Z-отчёт» значком принтера «Печать Z-отчёта» в строке смены.
• Отдельный чек можно напечатать позже в /admin в разделе «Журналы и счета» → «Журнал платежей» кнопкой «Печать чека».
• Заказы со столов: с отметкой «Чеки заказов (новые заказы через QR)» принтер печатает каждый новый заказ — по желанию только определённые группы товаров, например еду на кухне, а напитки у стойки.
• Вместо бумаги можно использовать экран: в /admin в разделе «Работа» → «Экраны заказов» создайте кнопкой «Добавить экран заказов» экран для стойки или кухни и откройте его ссылку на планшете или телевизоре. Там персонал нажимает «В работе» и «Готово»; выдача и оплата по-прежнему на вкладке «Стойка».
• Что где печатается, показывает обзор «Маршруты печати» в разделе «Чековые принтеры» в /admin. Как настроить сам принтер, описано в инструкции по чековым принтерам.

Залог на стойке и в кассе

1. Если залог включён (/admin → «Ассортимент и склад» → «Залог»), продажа за наличные, киоск и QR-заказы показывают «плюс … залог» у товаров с видом залога. Итог и сумма на терминале включают залог.
2. Приём тары: в WebApp вкладка «Стойка» → «Возврат залога» (в кассе тоже кнопка «Возврат залога»), затем выбери количество по видам.
3. «Выплатить наличными» выплачивает сумму из открытой кассы – с отдельным чеком, уменьшает ожидаемую сумму смены. Нужны права кассы.
4. «Зачислить на счёт» зачисляет сумму на счёт – это могут бармены и кассиры, но не сам участник и не киоск.
5. Z-отчёт показывает «Получено залогов», «Возвращено залогов» и «Сальдо залогов». Прежняя кассовая операция «Возврат залога» остаётся и учитывается там.