Como funciona o balcão?

O que faz parte do funcionamento do balcão

• O separador "Balcão" na WebApp ou na app (no computador, a opção de menu "Balcão"): aparece para quem pode registar em todas as contas ou receber dinheiro, e reúne "Balcão" (pedidos das mesas), "Dividir rodada", "Caixa e fecho Z" e – com o direito correspondente – "Estornos e extratos". No computador aparecem como separadores lado a lado.
• O tablet do quiosque: mostra todas as contas da lista; os sócios tocam na sua conta, introduzem o PIN e registam eles próprios.
• As definições na gestão em /admin: escolher a lista à esquerda e depois "Operação" com "Caixa e relatório Z", "Pedidos por QR" e "Quiosque". Na WebApp no computador chega lá com "Administração ↗" no canto superior direito e volta com "Abrir WebApp ↗".
• Não existem turnos propriamente ditos: uma sessão de caixa vai da abertura com o fundo de maneio ao fecho com o relatório Z.

Atribuir funções ao pessoal do balcão

1. Abra /admin, escolha o clube e vá a "Membros e funções".
2. Crie um acesso: introduza o endereço de e-mail e escolha a lista em "Área".
3. Em "Função" escolha "Empregado de bar (todas as contas)" para quem apenas serve e regista, ou "Operador de caixa" para quem também recebe dinheiro.
4. Para ajudantes, por exemplo numa festa, defina "Válido a partir de" e "Válido até": fora desse período o acesso não tem direitos. A função e "Válido até" só se alteram aqui, na Administração; na área admin da WebApp ou da app, em "Membros e funções" apenas se convida ou remove acessos.

O que podem fazer empregados de bar e operadores de caixa

• Os empregados de bar registam em qualquer conta da lista, aceitam e entregam pedidos das mesas e, com "Dividir rodada", repartem uma rodada por várias contas. Não podem receber dinheiro. Com «Por igual pelo valor» cada conta paga a mesma parte – mesmo com menos unidades do que contas, por exemplo 1 grade para 5 jogadores; o stock conta a grade só uma vez.
• Os operadores de caixa podem fazer tudo o que os empregados de bar fazem e, além disso, gerir a caixa, receber vendas a dinheiro e cobrar os saldos em aberto dos sócios.
• Cobrar um saldo em aberto: escolher a conta, tocar em "Cobrar", escolher o método "Dinheiro" e confirmar – o saldo fica liquidado de imediato.
• Quem não tem login próprio também pode cobrar: em /admin, em "Contas", marque "Conta de gestão" na conta. Com essa conta e o seu PIN, tem os direitos de um operador de caixa.
• Os caixas veem também os relatórios da lista – registos, saldos e receitas em PDF, Excel ou CSV: na WebApp ou na app em "Definições" → "Área admin" → "Relatórios e exportação" (no computador, a opção de menu "Área admin", grupo "Diários e relatórios") e em /admin em "Diários e contas" → "Relatórios e exportação". Na Administração os caixas entram com o seu próprio login e só veem as suas listas.

Configurar um tablet como quiosque

1. Abra a lista em /admin e vá a "Operação" → "Quiosque". O quiosque configura-se apenas aqui, na Administração; na área admin da WebApp ou da app só é iniciado.
2. Introduza um PIN em "Novo PIN do quiosque (4–8 dígitos)" e clique em "Guardar PIN do quiosque". O PIN não pode começar por 0; só com ele se sai do quiosque no tablet.
3. Em "Voltar automaticamente após" escolha quando o tablet regressa à lista de contas depois de registar (1, 2, 5 ou 10 minutos).
4. No tablet, inicie sessão na WebApp ou na app com e-mail e palavra-passe como proprietário ou gestor e toque em "Definições" → "Área admin" → "Quiosque" → "Iniciar este dispositivo como quiosque". A sua sessão no tablet é terminada nesse momento.
5. O tablet aparece depois em /admin em "Quiosque", na lista de dispositivos. Se se perder, bloqueie-o aí com "Bloquear dispositivo".

Apresentação das contas, sessão e WebApp no quiosque

• "Apresentação das contas no quiosque" em /admin, em "Operação" → "Quiosque": "Cartões" (predefinição) ou "Lista (alfabética)" – uma linha por conta, ordenada pelo nome apresentado (alcunha ou, se não houver, nome). A partir de 25 contas, uma barra A–Z na margem salta para a letra; a pesquisa mantém-se. A escolha chega ao tablet sem reiniciar.
• Só inicia o quiosque quem tem sessão iniciada com endereço de e-mail e palavra-passe – como proprietário ou gestor da lista. Quem entrou com uma conta de caixa ou de PIN vê na área admin um aviso em vez de "Quiosque": terminar sessão, entrar com o e-mail e depois "Área admin" → "Quiosque".
• Ao iniciar, "Terminar sessão na gestão" está assinalado – deixe assim: caso contrário, quem adivinhar o PIN do quiosque entraria na gestão.
• O quiosque também funciona na WebApp no navegador, por exemplo num iPad antigo desde o iPadOS 15.4 que já não recebe a app da App Store: coloque a WebApp no ecrã principal com "Partilhar" → "Adicionar ao ecrã principal", inicie dali o quiosque e mantenha o iPad no quiosque com o Acesso guiado do iOS. O guia "iPad e iPhone antigos" explica passo a passo.

Como um sócio regista no quiosque

1. O sócio toca na sua conta no tablet e introduz o PIN. As contas marcadas "Sem PIN" não precisam dele. A ordem das contas – no quiosque, no balcão, na escolha da conta, em «Dividir rodada», em «Contas» e no check-in – é definida por «Ordenação das contas»: «Alcunha (senão nome)» (predefinição), «Nome como introduzido» ou «Apelido (última palavra do nome)»; com «von …» ou nomes duplos sem hífen pode diferir. Define-se na Administração em «Diários e contas» → «Contas» no canto superior direito, ou na área admin em «Contas» (no computador por cima da tabela, no telemóvel por baixo da lista de contas).
2. Escolhe os artigos e regista.
3. Depois o tablet regressa automaticamente à lista de contas. Sai-se do quiosque com "Sair do quiosque" e o PIN do quiosque.

Fotos de perfil no quiosque

• Cada conta pode ter foto de perfil, também as contas só com PIN. Os sócios carregam-na eles próprios nas definições da conta: "Foto de perfil" → "Tirar ou escolher foto".
• A administração carrega-a para outros – em /admin com o símbolo de pessoa na linha da conta, na área de administração da WebApp ou da app no formulário da conta – e só com a caixa "A pessoa concorda com a foto de perfil." A administração pode remover uma foto a qualquer momento.
• No quiosque as fotos aparecem nos cartões das contas, assim cada um encontra-se mais depressa do que pelo nome; também ao dividir uma rodada e na classificação (só com consentimento). Sem foto aparecem as iniciais numa cor fixa. Desativa-se nas definições do quiosque com "Fotos de perfil nos cartões das contas".
• Quando uma conta é arquivada ou um acesso eliminado, a foto de perfil também é eliminada.

Dividir uma rodada no quiosque

1. Em /admin, em "Operação" → "Quiosque", marque "Dividir rodadas no quiosque". Por defeito está desativado; a opção só existe na Administração.
2. Um sócio inicia sessão no tablet e coloca a rodada no carrinho. Em baixo, ao lado de "Registar agora", aparece o botão "Dividir rodada".
3. Toca nas contas de quem participa – ordenadas como na escolha da conta, com pesquisa; a própria conta está sempre incluída. "Seguinte" mostra a parte por conta: em partes iguais, os cêntimos restantes para as primeiras contas, e mesmo com menos unidades do que pessoas todos pagam a mesma parte.
4. Com "Confirmar agora" cada participante aparece à vez em letras grandes com a sua parte e introduz o seu próprio PIN. Se "Registar sem PIN" estiver ativo ou a conta não precisar de PIN, basta "Eu participo". Quem não participa é retirado com "Retirar da rodada"; as partes mudam e todos confirmam novamente.
5. Quando todos tiverem confirmado, a rodada é registada – em todas as contas ou em nenhuma. Se uma conta falhar, por exemplo no limite de crédito ou na proteção de menores, o tablet indica apenas o seu nome, nunca um saldo, e nada é registado.
6. "Cancelar" funciona a qualquer momento; o carrinho mantém-se. Se o quiosque terminar a sessão automaticamente, a rodada iniciada é descartada. PIN errados contam para a respetiva conta, tal como ao iniciar sessão no quiosque.

Registar sozinho no próprio smartphone

1. O sócio não precisa de função nem de tablet: cada conta pode registar em si própria.
2. O código de sócio e o PIN estão em /admin em «Diários e contas» → «Contas» com «Mostrar código e PIN» na linha da conta. Entregue-os ao sócio.
3. O sócio abre a app no seu smartphone, inicia sessão com «Código de sócio» e PIN e regista ele próprio as suas bebidas.
4. Ainda mais simples com código QR: na mesma linha escolha «Mostrar o código QR de início de sessão». Ao iniciar sessão, o sócio toca em «Ler código QR» na WebApp ou na app e fica ligado à sua conta sem PIN.
5. Caso típico: um quiosque de self-service ou um armário de bebidas sem tablet nem pessoal – quem tira algo regista-o logo no telemóvel.

Os convidados pagam em dinheiro no quiosque

1. O modo dinheiro da lista tem de estar ativado. Depois marque "Os convidados pagam em dinheiro no quiosque" em /admin, em "Operação" → "Quiosque". A opção só existe na Administração; "Quiosque" na área admin da WebApp ou da app leva até lá. Por defeito está desativada.
2. No tablet do quiosque aparece, por cima das contas, o botão grande "Pagar em dinheiro como convidado". O convidado toca nas bebidas, corrige com + e −, vê o total e toca em "Pagar".
3. O tablet mostra "Põe … na caixa". O convidado põe o dinheiro na caixa e toca em "Feito". Só então a venda é registada – como uma venda a dinheiro na caixa, com preço de convidado, baixa de stock e recibo TSE se o clube tiver TSE.
4. Por fim, o tablet mostra um código QR. Lido com o telemóvel, abre o recibo digital com artigos, total e IVA, também em PDF – durante 90 dias. Depois o tablet volta sozinho ao início.
5. No livro de caixa, no relatório Z e nas exportações estas vendas aparecem com o operador "Kiosk (Gast)". Se houver uma sessão de caixa aberta, contam para o seu saldo teórico.
6. Engano? Em "Anular venda" no ecrã de convidado, um gestor escolhe a venda e a sua conta de gestão e introduz o PIN.
7. Importante: é uma caixa de confiança – só a contagem mostra se o dinheiro está mesmo na caixa. Há limites por compra (por defeito 20 artigos e 100 €). Confirme a obrigação de recibo e a TSE com o seu contabilista.

Tratar os pedidos das mesas

1. Abra na WebApp ou na app o separador "Balcão" e depois "Balcão". Os pedidos novos aparecem em cima com mesa, nome, artigos e tempo de espera.
2. Toque em "Aceitar". O pedido passa a aparecer em curso para todos, com o seu nome.
3. Pedido de um sócio: depois de servir, toque em "Entregar · registar em …" – o valor vai para a conta do sócio.
4. Pedido de um convidado: depois de servir, toque em "Pago em dinheiro" ou "Cartão". Só operadores de caixa, gestores e proprietários o podem fazer.
5. Se algo correr mal, toque em "Cancelar" e indique um motivo. Os pedidos que ninguém aceita expiram após o tempo definido em /admin em "Operação" → "Pedidos por QR" (5 a 1440 minutos).

Abrir a caixa, vender, fechar

1. Separador "Balcão" → "Caixa e fecho Z" → "Sessão de caixa": toque em "Abrir caixa" e introduza o fundo de maneio. A partir daí contam-se as vendas a dinheiro e os movimentos.
2. Venda a dinheiro sem conta: em "Venda a dinheiro" toque nos artigos e depois em "Receber em dinheiro" ou "Cartão". O stock é abatido.
3. O dinheiro que entra ou sai da caixa sem venda – compras, gorjetas, levantamentos – regista-se como "Entrada ou saída de caixa".
4. No fim, toque em "Fechar caixa" e introduza o dinheiro contado. Se diferir do saldo esperado, é obrigatória uma nota.
5. O relatório Z em PDF está em "Sessões fechadas" na WebApp ou na app ou em /admin em "Operação" → "Caixa e relatório Z".

Impressora de talões e ecrã de pedidos

• Talão automático: em /admin, em "Operação" → "Impressoras de talões", edite a impressora e em "O que imprime esta impressora?" marque "Talões de caixa (automaticamente após cada venda a dinheiro)". Sai então um talão logo após cada venda a dinheiro na caixa.
• Talão Z em papel: com "Talão Z (ao fechar a caixa)" a impressora imprime o talão Z assim que fecha a caixa. Pode reimprimi-lo em /admin, em "Operação" → "Caixa e relatório Z", com o ícone de impressora "Imprimir fecho Z" na linha da sessão.
• Um talão avulso imprime-se depois em /admin, em "Diários e contas" → "Diário de pagamentos", com "Imprimir talão".
• Pedidos das mesas: com "Talões de pedido (novos pedidos por QR)" uma impressora imprime cada novo pedido – se quiser, só certos grupos de produtos, por exemplo a comida na cozinha e as bebidas no balcão.
• Em vez de papel também serve um ecrã: em /admin, em "Operação" → "Ecrãs de pedidos", crie com "Adicionar ecrã de pedidos" um ecrã para o balcão ou a cozinha e abra a sua ligação num tablet ou televisor. Aí a equipa toca em "Em preparação" e "Pronto"; entregar e cobrar continua no separador "Balcão".
• O que sai onde mostra-o em /admin, em "Impressoras de talões", a vista geral "Rotas de impressão". Como configurar a própria impressora é explicado no guia das impressoras de talões.

Tara no balcão e na caixa

1. Se a tara estiver ativa (/admin → «Produtos e stock» → «Tara»), venda em dinheiro, quiosque e encomendas QR mostram «mais … de tara» nos artigos com tipo de tara. O total e o valor no terminal incluem a tara.
2. Receber vasilhame: na WebApp separador «Balcão» → «Devolução de tara» (na caixa também o botão «Devolução de tara») e escolhe a quantidade por tipo.
3. «Pagar em dinheiro» paga o valor da caixa aberta – com recibo próprio, reduz o esperado da sessão. É preciso o direito de caixa.
4. «Creditar numa conta» credita o valor numa conta – podem fazê-lo barmen e caixas, não o próprio sócio nem o quiosque.
5. O fecho Z mostra «Taras recebidas», «Taras devolvidas» e «Saldo de taras». O movimento de caixa «Devolução de tara» continua a existir e conta lá.