Caisse de confiance : les membres paient en espèces eux-mêmes

Qu'est-ce que la caisse de confiance ?

À côté de la tablette du kiosque se trouve une caisse – idéalement une boîte qui ferme à clé avec une fente. Un membre y dépose des espèces et se crédite le montant lui-même au kiosque. Le compte se recharge ainsi même quand aucun caissier n'est là.

Personne ne vérifie si l'argent est vraiment dans la caisse. On ne le voit qu'au comptage de caisse, que le trésorier ou un gestionnaire fait régulièrement. Lisez donc la section « Inconvénients et limites » avant de l'activer. Pour les invités sans compte, il existe autre chose : « Les invités paient en espèces au kiosque » dans le guide du service au bar.

Configuration (gestionnaire)

1. Ouvrez /admin, choisissez la liste à gauche, puis « Exploitation » → « Kiosque ». Vous y trouvez le bloc « Caisse de confiance (auto-recharge) ». Par défaut, la caisse de confiance est désactivée.
2. Cochez « Les membres peuvent se créditer eux-mêmes un dépôt d’espèces au kiosque ». Si la case est verrouillée et qu'un avis jaune apparaît, l'association a une TSE active – la caisse de confiance ne peut alors pas être activée.
3. Sous « Montants à toucher », saisissez les montants séparés par des espaces. Par défaut : 0,50 1 2 5 10 20 € ; un montant peut atteindre au plus 1 000 €. Laissez de préférence « Montant libre autorisé » décoché.
4. Sous « Plafond par membre et par jour (vide = aucun) », fixez combien un membre peut se créditer au plus par jour, et sous « Texte d’indication au kiosque » par exemple « Merci de mettre l’argent dans la caisse rouge ». Chaque modification est enregistrée aussitôt.
5. Redémarrez ensuite l'app sur le kiosque (ou rechargez la WebApp) pour que le bouton « Payé en espèces » apparaisse. La mise en place de la tablette comme kiosque est décrite dans le guide du service au bar.

Déposer au kiosque (membre)

1. Le membre dépose l'argent dans la caisse, touche son compte sur la tablette du kiosque et se connecte avec son PIN.
2. Le bouton « Payé en espèces » apparaît en haut. Le membre le touche et choisit l'un des montants – ou « Autre montant » si un montant libre est autorisé.
3. Il confirme « J’ai mis … dans la caisse. » avec « Confirmer ». Le crédit est comptabilisé aussitôt et la tablette affiche le nouveau solde.
4. Dans le relevé de compte, l'écriture apparaît comme « Bar eingezahlt (Vertrauenskasse) ». Si le plafond du jour est atteint, la tablette ne comptabilise rien et demande de payer au comptoir.
5. Les invités, les comptes sans PIN et les connexions sans PIN ne voient pas le bouton. Dans sa propre app ou WebApp sur le téléphone, « Payé en espèces » n'existe pas – seulement au kiosque.

Comptage et rapprochement (trésorier)

1. Dans /admin, ouvrez « Exploitation » → « Caisse de confiance » – ou « Caisse de confiance » dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app. Le trésorier et les gestionnaires voient cette page.
2. En haut s'affiche la période depuis le dernier rapprochement avec « Attendu » : la somme de tous les dépôts depuis. En dessous figure chaque dépôt avec heure, numéro de reçu, compte et montant.
3. Comptez la caisse, saisissez le montant sous « Compté » et lisez l'« Écart » – en rouge s'il manque de l'argent, en vert s'il y en a plus. Sous « Note », consignez ce qui vous frappe.
4. Retirez l'argent et touchez « Clôturer le rapprochement ». La période apparaît alors sous « Rapprochements précédents » et une nouvelle commence. Si un dépôt est arrivé pendant le comptage, la page se recharge – recomptez alors.
5. Un dépôt erroné s'annule dans sa ligne avec « Annuler la recharge » et un « Motif de l’annulation ». Le crédit est de nouveau déduit ; s'il est déjà consommé, le montant reste ensuite dû.

Comment c'est comptabilisé

• Chaque dépôt est une recharge comme « Recharger le crédit » – avec le mode « Espèces (caisse de confiance) » et son propre numéro de reçu.
• Dans le journal des paiements, le livre de caisse, l'export et l'export DATEV, il apparaît comme recette en espèces avec ce mode.
• Il n'appartient à aucune session de caisse et n'apparaît pas sur le ticket Z. Le contrôle se fait uniquement par le rapprochement sur la page « Caisse de confiance ».

Nos recommandations

• Des montants fixes à toucher plutôt qu'un montant libre – cela évite les fautes de frappe et facilite le comptage.
• Un plafond bas par membre et par jour, par exemple 20 ou 30 €.
• Au moins une fois par semaine, comptage et « Clôturer le rapprochement » – plus la période est courte, mieux un écart se laisse cerner.
• Les montants plus importants se rechargent plutôt auprès du caissier, par virement ou par prélèvement que par la caisse de confiance.