¿Cómo funciona la barra?

Qué forma parte del funcionamiento de la barra

• La pestaña "Barra" en la WebApp o la app (en el ordenador, la opción de menú "Barra"): aparece para quien puede registrar en todas las cuentas o cobrar, y reúne "Barra" (pedidos de mesa), "Dividir ronda", "Caja y cierre Z" y – con el permiso correspondiente – "Anulaciones y extractos". En el ordenador aparecen como pestañas una al lado de otra.
• La tableta del quiosco: muestra todas las cuentas de la lista; los socios tocan su cuenta, introducen su PIN y registran ellos mismos.
• Los ajustes en la Administración en /admin: elegir la lista a la izquierda y luego "Operación" con "Caja y cierre Z", "Pedidos QR" y "Quiosco". Desde la WebApp en el ordenador se llega con "Administración ↗" arriba a la derecha y se vuelve con "Abrir WebApp ↗".
• No hay turnos como tales: una sesión de caja va desde la apertura con el fondo de cambio hasta el cierre con el informe Z.

Asignar roles al personal de barra

1. Abra /admin, elija el club y vaya a "Miembros y roles".
2. Cree un acceso: introduzca la dirección de correo y elija la lista en "Área".
3. En "Rol" elija "Camarero (todas las cuentas)" para quien solo sirve y registra, o "Cajero" para quien además cobra dinero.
4. Para ayudantes, por ejemplo en una fiesta, indique "Válido desde" y "Válido hasta": fuera de ese periodo el acceso no tiene permisos. El rol y "Válido hasta" se cambian solo aquí, en la Administración; en el área admin de la WebApp o la app, en "Socios y roles" solo se invita o se eliminan accesos.

Qué pueden hacer camareros y cajeros

• Los camareros registran en cualquier cuenta de la lista, aceptan y entregan pedidos de mesa y con "Dividir ronda" reparten una ronda entre varias cuentas. No pueden cobrar dinero. Con «A partes iguales por importe» cada cuenta paga la misma parte, también con menos unidades que cuentas, p. ej. 1 caja para 5 jugadores; el almacén cuenta la caja una sola vez.
• Los cajeros pueden hacer todo lo que hacen los camareros y además llevar la caja, cobrar ventas en efectivo y cobrar los saldos pendientes de los socios.
• Cobrar un saldo pendiente: elegir la cuenta, tocar "Cobrar", elegir el método "Efectivo" y confirmar: el saldo queda liquidado al instante.
• Quien no tiene login propio también puede cobrar: en /admin, en "Cuentas", marque "Cuenta de gestión" en la cuenta. Con esa cuenta y su PIN tiene los permisos de un cajero.
• Los cajeros ven además los informes de la lista – registros, saldos e ingresos en PDF, Excel o CSV: en la WebApp o la app en "Ajustes" → "Área admin" → "Informes y exportación" (en el ordenador, la opción de menú "Área admin", grupo "Diarios e informes") y en /admin en "Diarios y cuentas" → "Informes y exportación". En la Administración los cajeros entran con su propio login y solo ven sus listas.

Configurar una tableta como quiosco

1. Abra la lista en /admin y vaya a "Operación" → "Quiosco". El quiosco se configura solo aquí, en la Administración; en el área admin de la WebApp o la app solo se inicia.
2. Introduzca un PIN en "Nuevo PIN de quiosco (4–8 dígitos)" y haga clic en "Guardar PIN de quiosco". El PIN no puede empezar por 0; solo con él se puede salir del quiosco en la tableta.
3. En "Volver automáticamente tras" elija cuándo vuelve la tableta a la lista de cuentas después de registrar (1, 2, 5 o 10 minutos).
4. En la tableta, inicie sesión en la WebApp o la app con correo y contraseña como propietario o gestor y toque "Ajustes" → "Área admin" → "Quiosco" → "Iniciar este dispositivo como quiosco". Su sesión en la tableta se cierra en ese momento.
5. La tableta aparece después en /admin en "Quiosco", en la lista de dispositivos. Si se pierde, bloquéela allí con "Bloquear dispositivo".

Vista de cuentas, inicio de sesión y WebApp en el quiosco

• "Vista de cuentas en el quiosco" en /admin, en "Operación" → "Quiosco": "Fichas" (predeterminado) o "Lista (alfabética)", una fila por cuenta, ordenada por el nombre mostrado (apodo o, si no, nombre). A partir de 25 cuentas, una barra A–Z en el borde salta a la letra; la búsqueda se mantiene. El cambio llega a la tableta sin reiniciar.
• Solo puede iniciar el quiosco quien ha iniciado sesión con dirección de correo y contraseña, como propietario o gestor de la lista. Quien entra con una cuenta de caja o de PIN ve en el área admin un aviso en lugar de "Quiosco": cerrar sesión, entrar con el correo y luego "Área admin" → "Quiosco".
• Al iniciar, "Cerrar sesión en la administración" está marcado; déjelo así: si no, quien adivine el PIN del quiosco entraría en la administración.
• El quiosco también funciona en la WebApp en el navegador, por ejemplo en un iPad antiguo desde iPadOS 15.4 que ya no recibe la app del App Store: ponga la WebApp en la pantalla de inicio con "Compartir" → "Añadir a pantalla de inicio", inicie desde ahí el quiosco y mantenga el iPad en él con el Acceso guiado de iOS. La guía "iPad e iPhone antiguos" lo explica paso a paso.

Cómo registra un socio en el quiosco

1. El socio toca su cuenta en la tableta e introduce su PIN. Las cuentas marcadas "Sin PIN" no lo necesitan. El orden de las cuentas – en el quiosco, en la barra, al elegir cuenta, en «Dividir ronda», en «Cuentas» y en el check-in – lo fija «Orden de las cuentas»: «Apodo (si no, nombre)» (predeterminado), «Nombre tal como se introdujo» o «Apellido (última palabra del nombre)»; con «von …» o apellidos dobles sin guion puede variar. Se ajusta en la Administración en «Diarios y cuentas» → «Cuentas» arriba a la derecha, o en el área admin en «Cuentas» (en el ordenador encima de la tabla, en el móvil debajo de la lista de cuentas).
2. Elige los artículos y registra.
3. Después la tableta vuelve sola a la lista de cuentas. Del quiosco se sale con "Salir del quiosco" y el PIN del quiosco.

Fotos de perfil en el quiosco

• Cada cuenta puede tener foto de perfil, también las cuentas solo con PIN. Los socios la suben ellos mismos en los ajustes de su cuenta: "Foto de perfil" → "Hacer o elegir foto".
• La administración la sube para otros – en /admin con el símbolo de persona en la fila de la cuenta, en el área de administración de la WebApp o la app en el formulario de la cuenta – y solo con la casilla "La persona está de acuerdo con la foto de perfil." La administración puede quitar una foto en cualquier momento.
• En el quiosco las fotos aparecen en las fichas de cuenta, así cada uno se encuentra antes que por el nombre; también al dividir una ronda y en la clasificación (solo con consentimiento). Sin foto aparecen las iniciales en un color fijo. Se desactiva en los ajustes del quiosco con "Fotos de perfil en las fichas de cuenta".
• Si se archiva una cuenta o se elimina un acceso, también se elimina la foto de perfil.

Dividir una ronda en el quiosco

1. En /admin, en "Operación" → "Quiosco", marque "Dividir rondas en el quiosco". Por defecto está desactivado; la opción solo está en la Administración.
2. Un socio inicia sesión en la tableta y pone la ronda en el carrito. Abajo, junto a "Registrar ahora", aparece el botón "Dividir ronda".
3. Toca las cuentas de quienes participan – ordenadas como al elegir cuenta, con búsqueda; su propia cuenta siempre está incluida. "Siguiente" muestra la parte por cuenta: a partes iguales, los céntimos sobrantes para las primeras cuentas, y aunque haya menos unidades que personas todos pagan la misma parte.
4. Con "Confirmar ahora" cada participante aparece por turno en grande con su parte e introduce su propio PIN. Si "Registrar sin PIN" está activado o la cuenta no necesita PIN, basta con "Me apunto". Quien no participa se quita con "Sacar de la ronda"; entonces cambian las partes y todos confirman de nuevo.
5. Cuando todos han confirmado, se registra la ronda: en todas las cuentas o en ninguna. Si una cuenta falla, por ejemplo por el límite de crédito o la protección de menores, la tableta solo indica su nombre, nunca un saldo, y no se registra nada.
6. "Cancelar" funciona en cualquier momento; el carrito se mantiene. Si el quiosco cierra la sesión automáticamente, la ronda empezada se descarta. Los PIN incorrectos cuentan para la cuenta correspondiente, igual que al iniciar sesión en el quiosco.

Registrar uno mismo en el propio smartphone

1. Para ello el socio no necesita ni un rol ni una tableta: cada cuenta puede registrar en sí misma.
2. El código de socio y el PIN están en /admin en «Diarios y cuentas» → «Cuentas» con «Mostrar código y PIN» en la fila de la cuenta. Entréguelos al socio.
3. El socio abre la app en su smartphone, inicia sesión con «Código de socio» y PIN y registra él mismo sus bebidas.
4. Aún más fácil con código QR: en la misma fila elija «Mostrar el código QR de acceso». Al iniciar sesión, el socio toca «Escanear código QR» en la WebApp o la app y queda conectado a su cuenta sin PIN.
5. Caso típico: un quiosco de autoservicio o un armario de bebidas sin tableta ni personal de barra – quien coge algo lo registra al momento en el móvil.

Los invitados pagan en efectivo en el quiosco

1. El modo efectivo de la lista debe estar activado. Después marque "Los invitados pagan en efectivo en el quiosco" en /admin, en "Operación" → "Quiosco". La opción solo está en la Administración; "Quiosco" en el área admin de la WebApp o la app lleva allí. Por defecto está desactivada.
2. En la tableta del quiosco aparece sobre las cuentas el botón grande "Pagar en efectivo como invitado". El invitado toca sus bebidas, corrige con + y −, ve el total y toca "Pagar".
3. La tableta muestra "Deja … en la caja". El invitado deja el dinero en la caja y toca "Hecho". Solo entonces se registra la venta, como una venta en efectivo en caja: con precio de invitado, descuento de stock y recibo TSE si el club tiene TSE.
4. Al final la tableta muestra un código QR. Escaneado con el móvil, abre el recibo digital con artículos, total e IVA, también en PDF, durante 90 días. Después la tableta vuelve sola al inicio.
5. En el libro de caja, en el informe Z y en las exportaciones estas ventas aparecen con el cajero "Kiosk (Gast)". Si hay una sesión de caja abierta, cuentan para su saldo teórico.
6. ¿Error? En "Anular venta" de la pantalla de invitado, un gestor elige la venta y su cuenta de gestión e introduce su PIN.
7. Importante: es una caja de confianza; si el dinero está de verdad en la caja solo se ve al arquearla. Hay límites por compra (por defecto 20 artículos y 100 €). Consulta la obligación de recibo y la TSE con tu asesor fiscal.

Atender los pedidos de mesa

1. Abra en la WebApp o la app la pestaña "Barra" y allí "Barra". Los pedidos nuevos aparecen arriba con mesa, nombre, artículos y tiempo de espera.
2. Toque "Aceptar". El pedido figura entonces en curso para todos, con su nombre.
3. Pedido de un socio: después de servir, toque "Entregar · registrar en …": el importe va a la cuenta del socio.
4. Pedido de un invitado: después de servir, toque "Pagado en efectivo" o "Tarjeta". Solo pueden hacerlo cajeros, gestores y propietarios.
5. Si algo falla, toque "Cancelar" e indique un motivo. Los pedidos que nadie acepta caducan tras el tiempo configurado en /admin en "Operación" → "Pedidos QR" (de 5 a 1440 minutos).

Abrir la caja, vender, cerrar

1. Pestaña "Barra" → "Caja y cierre Z" → "Sesión de caja": toque "Abrir caja" e introduzca el fondo de cambio. A partir de ahí se cuentan ventas en efectivo y movimientos.
2. Venta en efectivo sin cuenta: en "Venta en efectivo" toque los artículos y luego "Cobrar en efectivo" o "Tarjeta". Se descuenta del inventario.
3. El dinero que entra o sale de la caja sin venta – compras, propinas, retiradas – se registra como "Entrada o salida de caja".
4. Al final toque "Cerrar caja" e introduzca el efectivo contado. Si difiere del saldo esperado, hace falta una nota.
5. El informe Z en PDF está en "Sesiones cerradas" en la WebApp o la app o en /admin en "Operación" → "Caja y cierre Z".

Impresora de tickets y pantalla de pedidos

• Ticket automático: en /admin, en "Operación" → "Impresoras de tickets", edite la impresora y en "¿Qué imprime esta impresora?" marque "Tickets de caja (automáticamente tras cada venta en efectivo)". Así sale un ticket justo después de cada venta en efectivo en la caja.
• Cierre Z en papel: con "Informe Z (al cerrar la caja)" la impresora imprime el cierre Z en cuanto cierra la caja. Puede reimprimirlo en /admin, en "Operación" → "Caja y cierre Z", con el icono de impresora "Imprimir cierre Z" en la fila de la sesión.
• Un ticket suelto se imprime después en /admin, en "Diarios y cuentas" → "Diario de pagos", con "Imprimir ticket".
• Pedidos de las mesas: con "Comandas (nuevos pedidos del pedido QR)" una impresora imprime cada pedido nuevo – si lo desea, solo ciertos grupos de productos, por ejemplo la comida en la cocina y las bebidas en la barra.
• En lugar de papel también sirve una pantalla: en /admin, en "Operación" → "Pantallas de pedidos", cree con "Añadir pantalla de pedidos" una pantalla para la barra o la cocina y abra su enlace en una tableta o un televisor. Allí el personal toca "En preparación" y "Listo"; entregar y cobrar se sigue haciendo en la pestaña "Barra".
• Qué sale dónde lo muestra en /admin, en "Impresoras de tickets", el resumen "Rutas de impresión". Cómo configurar la propia impresora se explica en la guía de las impresoras de tickets.

Depósito en barra y caja

1. Si el depósito está activado (/admin → «Productos y stock» → «Depósito»), venta en efectivo, quiosco y pedidos QR muestran «más … de depósito» en los artículos con tipo de depósito. El total y el importe del terminal incluyen el depósito.
2. Recoger envases: en la WebApp pestaña «Barra» → «Devolución de depósito» (en la caja también el botón «Devolución de depósito») y elige la cantidad por tipo.
3. «Pagar en efectivo» paga el importe desde la caja abierta, con recibo propio, y reduce lo esperado de la sesión. Hace falta el derecho de caja.
4. «Abonar en una cuenta» abona el importe a una cuenta: pueden hacerlo camareros y cajeros, no el propio socio ni el quiosco.
5. El cierre Z muestra «Depósitos cobrados», «Depósitos devueltos» y «Saldo de depósitos». El movimiento de caja «Devolución de depósito» sigue existiendo y cuenta allí.