Événements et liste des invités

Comment fonctionne un événement

• Chaque événement est une liste à part avec ses propres comptes et son propre décompte. Les invités reçoivent des comptes invités pour cette seule occasion.
• Une liste principale – une liste permanente de votre organisation – fournit articles, catégories et prix. Ils sont copiés une seule fois à la création.
• L'événement a un début et une fin. Il s'ouvre automatiquement au début et se ferme après la fin plus un délai. Avant l'ouverture et après la fermeture, personne ne peut enregistrer de consommation.
• Vous gérez tout dans /admin sous « Organisation » → « Événements » ou dans la WebApp ou l'app sous « Réglages » → « Espace admin » → « Événements » (groupe « Exploitation » ; sur ordinateur, l'entrée de menu « Espace admin »).

Créer un événement

1. Ouvrez /admin, choisissez l'organisation à gauche et allez dans « Organisation » → « Événements ».
2. Cliquez sur « Créer un événement » et saisissez nom, début et fin, si vous le souhaitez aussi lieu et description. La fin doit être après le début.
3. Sous « Liste principale », choisissez la liste permanente dont les articles et les prix sont copiés – ou « sans liste principale » si vous créez les articles vous-même.
4. Cochez « Copier les règles de prix » si l'happy hour et les autres règles de prix de la liste principale doivent aussi s'appliquer. Sans cette case, l'événement n'a pas de règles de prix.
5. Cliquez sur « Enregistrer ». L'événement apparaît maintenant dans le tableau avec le statut « prévu ». Un clic sur la ligne affiche entrée, paramètres, QR de l'affiche et liste des invités.

Ajouter les invités

1. Un par un : cliquez sur « Ajouter un invité » au-dessus de la liste des invités. Seul le nom est obligatoire ; e-mail (pour la carte), date de naissance et note sont facultatifs. « Ajouter et continuer » passe directement à l'invité suivant.
2. Plusieurs à la fois : cliquez sur « Importer des invités (CSV) », collez une ligne par invité – nom ; e-mail ; date de naissance ; note, séparés par point-virgule, virgule ou tabulation – puis cliquez sur « Importer ». 2000 invités au maximum par import.
3. Écrivez la date de naissance sous la forme JJ.MM.AAAA ou AAAA-MM-JJ. Une ligne d'en-tête dont la première colonne est « Name » est ignorée.
4. Membres de la liste principale : cliquez sur « Ajouter depuis les membres », cochez les membres et cliquez sur « Appliquer ». Nom et date de naissance sont copiés, et l'événement apparaît dans la WebApp ou l'app de ces membres.

Cartes d'invité et QR de l'affiche

• « Cartes d'invité (PDF) » crée une feuille à imprimer avec une carte et un code QR par invité.
• « Envoyer les cartes par e-mail » envoie sa carte à chaque invité ayant une adresse e-mail.
• Avec le QR de l'affiche, les invités s'inscrivent eux-mêmes : sous « Paramètres », activez « Auto-inscription via QR de l'affiche » et affichez le code de la carte « QR de l'affiche ». Qui le scanne reçoit un compte invité et est aussitôt connecté dans la WebApp ou l'app.
• « Nombre max. d'invités (vide = illimité) » limite les inscriptions. Une fois le nombre atteint ou l'événement fermé, le code n'accepte plus d'inscriptions. « Générer un nouveau code » remplace le code affiché.
• Le logo du club figure sur les cartes d'invité et dans le rapport d'événement s'il est téléversé sous « Organisation » → « Données de base », à « Logo », et si « Sur les PDF du club, en haut à droite (reçus, relevés, rapports) » est coché. Le QR de l'affiche n'existe pas en PDF : reprenez l'image ou le lien de la carte « QR de l'affiche » dans votre propre affiche.

Entrée

1. Dans la WebApp ou l'app : « Réglages » → « Espace admin » → « Événements », choisissez l'événement et touchez « Scanner le code QR » sous « Entrée ». Scannez le code QR de la carte d'invité ou le QR de membre.
2. Dans /admin ou avec une douchette : saisissez le code dans le champ « Code de la carte » et cliquez sur « Enregistrer l'entrée ». La colonne « Code » de la liste des invités affiche le code court de chaque invité.
3. Le premier scan enregistre l'entrée ; chaque scan suivant indique seulement que l'invité est déjà entré. Si l'invité a moins que l'âge minimum de la liste, un avertissement de protection des mineurs apparaît.
4. Entrée enregistrée par erreur ? Cliquez sur « Annuler l'entrée » dans la liste des invités. La colonne « Entré » de la vue d'ensemble montre combien d'invités sont déjà arrivés.

Ouvrir, fermer, archiver

• Au début, l'événement s'ouvre automatiquement. Pour ouvrir plus tôt, utilisez « Ouvrir maintenant ».
• Après la fin, il reste ouvert le temps réglé sous « Délai après la fin (minutes) » (120 par défaut), puis se ferme. Pour fermer plus tôt, utilisez « Fermer l'événement ».
• Fermé signifie que plus rien n'est enregistré, sauf les corrections de l'administration. « Rouvrir » permet de continuer – ensuite, l'événement ne se ferme plus qu'à la main.
• « Archiver après fermeture (jours, 0 = jamais) » fixe le moment où la liste est archivée et passe en lecture seule (30 jours par défaut).

Clôture et rapport d'événement

1. Choisissez l'événement dans le tableau et cliquez sur « Rapport d'événement (PDF) ». Le rapport est disponible à tout moment ; il est prévu pour la clôture.
2. Il contient le chiffre d'affaires par article (ventes au comptant comprises), les paiements par moyen de paiement, les sessions de caisse, les mouvements de stock, les dons et les soldes impayés des invités.
3. La colonne « Impayé » de la liste des invités montre qui doit encore quelque chose. Réglez-le avec les invités comme dans toute liste – il ne peut pas être transféré sur un compte de la liste principale.
4. Régler : dans /admin, choisissez à gauche la liste de l'événement, ouvrez « Journaux et comptes » → « Comptes » et réglez les montants ouverts avec « Régler » ou « Régler la sélection » – cela fonctionne aussi après la fermeture. Faites-le avant l'archivage ; ensuite la liste est en lecture seule.