Εκδηλώσεις και λίστα καλεσμένων

Πώς λειτουργεί μια εκδήλωση

• Κάθε εκδήλωση είναι ξεχωριστή λίστα με δικούς της λογαριασμούς και δική της εκκαθάριση. Οι καλεσμένοι παίρνουν λογαριασμούς καλεσμένου μόνο γι' αυτή την περίσταση.
• Μια κύρια λίστα – μια μόνιμη λίστα του οργανισμού σας – δίνει προϊόντα, κατηγορίες και τιμές. Αντιγράφονται μία φορά κατά τη δημιουργία.
• Η εκδήλωση έχει έναρξη και λήξη. Ανοίγει αυτόματα στην έναρξη και κλείνει μετά τη λήξη συν ένα περιθώριο. Πριν ανοίξει και αφού κλείσει δεν μπορεί κανείς να καταχωρίσει κατανάλωση.
• Τα διαχειρίζεστε όλα στο /admin στο «Οργανισμός» → «Εκδηλώσεις» ή στο WebApp ή στην εφαρμογή στο «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Εκδηλώσεις» (ομάδα «Λειτουργία»· στον υπολογιστή το στοιχείο μενού «Περιοχή admin»).

Δημιουργία εκδήλωσης

1. Ανοίξτε το /admin, επιλέξτε αριστερά τον οργανισμό και πηγαίνετε στο «Οργανισμός» → «Εκδηλώσεις».
2. Κάντε κλικ στο «Νέα εκδήλωση» και συμπληρώστε όνομα, έναρξη και λήξη, αν θέλετε και τοποθεσία και περιγραφή. Η λήξη πρέπει να είναι μετά την έναρξη.
3. Στο «Κύρια λίστα» επιλέξτε τη μόνιμη λίστα της οποίας τα προϊόντα και οι τιμές αντιγράφονται – ή «χωρίς κύρια λίστα» αν δημιουργήσετε τα προϊόντα μόνοι σας.
4. Επιλέξτε «Αντιγραφή κανόνων τιμών» αν πρέπει να ισχύουν και η happy hour και οι άλλοι κανόνες τιμών της κύριας λίστας. Χωρίς αυτό η εκδήλωση δεν έχει κανόνες τιμών.
5. Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση». Η εκδήλωση εμφανίζεται τώρα στον πίνακα με κατάσταση «προγραμματισμένη». Ένα κλικ στη γραμμή δείχνει είσοδο, ρυθμίσεις, QR αφίσας και λίστα καλεσμένων.

Προσθήκη καλεσμένων

1. Έναν έναν: κάντε κλικ στο «Προσθήκη καλεσμένου» πάνω από τη λίστα καλεσμένων. Υποχρεωτικό είναι μόνο το όνομα· e-mail (για την κάρτα), ημερομηνία γέννησης και σημείωση είναι προαιρετικά. Με το «Προσθήκη και επόμενος» συνεχίζετε αμέσως με τον επόμενο.
2. Πολλούς μαζί: κάντε κλικ στο «Εισαγωγή καλεσμένων (CSV)», επικολλήστε μία γραμμή ανά καλεσμένο – όνομα· e-mail· ημερομηνία γέννησης· σημείωση, χωρισμένα με ερωτηματικό, κόμμα ή tab – και κάντε κλικ στο «Εισαγωγή». Έως 2000 καλεσμένοι ανά εισαγωγή.
3. Γράψτε την ημερομηνία γέννησης ως ΗΗ.ΜΜ.ΕΕΕΕ ή ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ. Μια γραμμή επικεφαλίδας της οποίας η πρώτη στήλη είναι «Name» παραλείπεται.
4. Μέλη της κύριας λίστας: κάντε κλικ στο «Προσθήκη από μέλη», επιλέξτε τα μέλη και κάντε κλικ στο «Εφαρμογή». Όνομα και ημερομηνία γέννησης αντιγράφονται, και η εκδήλωση εμφανίζεται στο WebApp ή στην εφαρμογή αυτών των μελών.

Κάρτες καλεσμένων και QR αφίσας

• Το «Κάρτες καλεσμένων (PDF)» δημιουργεί ένα φύλλο για εκτύπωση με μία κάρτα και έναν κωδικό QR ανά καλεσμένο.
• Το «Αποστολή καρτών με e-mail» στέλνει σε κάθε καλεσμένο με διεύθυνση e-mail την κάρτα του.
• Με το QR αφίσας οι καλεσμένοι εγγράφονται μόνοι τους: στο «Ρυθμίσεις» ενεργοποιήστε την «Αυτοεγγραφή μέσω QR αφίσας» και αναρτήστε τον κωδικό από την κάρτα «QR αφίσας». Όποιος τον σαρώνει παίρνει λογαριασμό καλεσμένου και συνδέεται αμέσως στο WebApp ή στην εφαρμογή.
• Το «Μέγιστος αριθμός καλεσμένων (κενό = απεριόριστο)» περιορίζει τις εγγραφές. Όταν συμπληρωθεί ο αριθμός ή κλείσει η εκδήλωση, ο κωδικός δεν δέχεται πλέον εγγραφές. Το «Νέος κωδικός» αντικαθιστά τον αναρτημένο κωδικό.
• Το λογότυπο του συλλόγου εμφανίζεται στις κάρτες καλεσμένων και στην αναφορά εκδήλωσης, αν έχει μεταφορτωθεί στο «Οργανισμός» → «Βασικά στοιχεία» στο «Λογότυπο» και είναι επιλεγμένο το «Στα PDF του συλλόγου, πάνω δεξιά (αποδείξεις, καταστάσεις, αναφορές)». Για το QR αφίσας δεν υπάρχει PDF: μεταφέρετε την εικόνα ή τον σύνδεσμο από την κάρτα «QR αφίσας» στη δική σας αφίσα.

Είσοδος

1. Στο WebApp ή στην εφαρμογή: «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Εκδηλώσεις», επιλέξτε την εκδήλωση και πατήστε «Σάρωση QR» στο «Είσοδος». Σαρώστε τον κωδικό QR της κάρτας καλεσμένου ή το QR μέλους.
2. Στο /admin ή με σαρωτή χειρός: πληκτρολογήστε τον κωδικό στο πεδίο «Κωδικός κάρτας» και κάντε κλικ στο «Καταχώριση εισόδου». Η στήλη «Κωδικός» της λίστας καλεσμένων δείχνει τον σύντομο κωδικό κάθε καλεσμένου.
3. Η πρώτη σάρωση καταχωρίζει την είσοδο· κάθε επόμενη απλώς αναφέρει ότι ο καλεσμένος έχει ήδη μπει. Αν ο καλεσμένος είναι νεότερος από το ελάχιστο όριο ηλικίας της λίστας, εμφανίζεται σημείωση προστασίας ανηλίκων.
4. Καταχωρίσατε είσοδο κατά λάθος; Στη λίστα καλεσμένων κάντε κλικ στο «Αναίρεση εισόδου». Η στήλη «Είσοδος» της επισκόπησης δείχνει πόσοι καλεσμένοι έχουν ήδη έρθει.

Άνοιγμα, κλείσιμο, αρχειοθέτηση

• Στην έναρξη η εκδήλωση ανοίγει αυτόματα. Για νωρίτερο άνοιγμα χρησιμοποιήστε το «Άνοιγμα τώρα».
• Μετά τη λήξη μένει ανοιχτή όσο ορίζει το «Περιθώριο μετά τη λήξη (λεπτά)» (προεπιλογή 120) και μετά κλείνει. Για νωρίτερο κλείσιμο χρησιμοποιήστε το «Κλείσιμο εκδήλωσης».
• Κλειστή σημαίνει ότι δεν καταχωρίζεται τίποτα πια, εκτός από διορθώσεις της διαχείρισης. Με το «Άνοιγμα ξανά» συνεχίζετε – μετά η εκδήλωση κλείνει μόνο χειροκίνητα.
• Στο «Αρχειοθέτηση μετά το κλείσιμο (ημέρες, 0 = ποτέ)» ορίζετε πότε η λίστα αρχειοθετείται και γίνεται μόνο για ανάγνωση (προεπιλογή 30 ημέρες).

Ολοκλήρωση και αναφορά εκδήλωσης

1. Επιλέξτε την εκδήλωση στον πίνακα και κάντε κλικ στο «Αναφορά εκδήλωσης (PDF)». Η αναφορά είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή· προορίζεται για την ολοκλήρωση.
2. Περιέχει τον τζίρο ανά προϊόν (και τις πωλήσεις τοις μετρητοίς), τις πληρωμές ανά τρόπο πληρωμής, τις συνεδρίες ταμείου, τις κινήσεις αποθήκης, τις δωρεές και τα ανοιχτά υπόλοιπα των καλεσμένων.
3. Η στήλη «Ανοιχτό» της λίστας καλεσμένων δείχνει ποιος οφείλει ακόμη κάτι. Κάντε εκκαθάριση με τους καλεσμένους όπως σε κάθε λίστα – δεν μεταφέρεται σε λογαριασμό της κύριας λίστας.
4. Εκκαθάριση: στο /admin επιλέξτε αριστερά τη λίστα της εκδήλωσης, ανοίξτε «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί» και εκκαθαρίστε τα ανοιχτά ποσά με «Εκκαθάριση» ή «Εκκαθάριση επιλεγμένων» – γίνεται και μετά το κλείσιμο. Κάντε το πριν από την αρχειοθέτηση· μετά η λίστα είναι μόνο για ανάγνωση.