कार्यक्रम और अतिथि सूची

कार्यक्रम कैसे काम करता है

• हर कार्यक्रम अपने खातों और अपने हिसाब वाली एक अलग सूची है। अतिथियों को केवल इसी अवसर के लिए अतिथि खाते मिलते हैं।
• मुख्य सूची – आपके संगठन की एक स्थायी सूची – उत्पाद, श्रेणियाँ और कीमतें देती है। ये बनाते समय एक बार कॉपी होती हैं।
• कार्यक्रम की शुरुआत और समाप्ति होती है। यह शुरुआत पर अपने आप खुलता है और समाप्ति के बाद अतिरिक्त समय बीतने पर बंद हो जाता है। खुलने से पहले और बंद होने के बाद कोई भी बुकिंग नहीं कर सकता।
• आप सब कुछ /admin में “संगठन” → “कार्यक्रम” में, WebApp या ऐप में “सेटिंग्स” → “एडमिन क्षेत्र” → “कार्यक्रम” (समूह “संचालन”; कंप्यूटर पर “एडमिन क्षेत्र” मेनू आइटम) में संभालते हैं।

कार्यक्रम बनाएँ

1. /admin खोलें, बाईं ओर संगठन चुनें और “संगठन” → “कार्यक्रम” पर जाएँ।
2. “कार्यक्रम बनाएँ” पर क्लिक करें और नाम, शुरुआत और समाप्ति भरें, चाहें तो स्थान और विवरण भी। समाप्ति शुरुआत के बाद होनी चाहिए।
3. “मुख्य सूची” में वह स्थायी सूची चुनें जिसके उत्पाद और कीमतें कॉपी होंगी – या “मुख्य सूची के बिना”, अगर आप उत्पाद खुद बनाएँगे।
4. अगर मुख्य सूची की हैप्पी आवर और बाकी मूल्य नियम भी लागू होने चाहिए, तो “मूल्य नियम कॉपी करें” पर टिक करें। बिना टिक के कार्यक्रम में कोई मूल्य नियम नहीं होते।
5. “सहेजें” पर क्लिक करें। कार्यक्रम अब तालिका में “नियोजित” स्थिति के साथ दिखता है। पंक्ति पर क्लिक करने से प्रवेश, सेटिंग्स, पोस्टर QR और अतिथि सूची दिखती है।

अतिथि जोड़ें

1. एक-एक करके: अतिथि सूची के ऊपर “अतिथि जोड़ें” पर क्लिक करें। केवल नाम ज़रूरी है; ई-मेल (अतिथि कार्ड के लिए), जन्मतिथि और नोट वैकल्पिक हैं। “जोड़ें और आगे” से सीधे अगले अतिथि पर जाएँ।
2. कई एक साथ: “अतिथि आयात करें (CSV)” पर क्लिक करें, हर अतिथि के लिए एक पंक्ति चिपकाएँ – नाम; ई-मेल; जन्मतिथि; नोट, अर्धविराम, अल्पविराम या टैब से अलग – और “आयात करें” पर क्लिक करें। एक आयात में अधिकतम 2000 अतिथि।
3. जन्मतिथि DD.MM.YYYY या YYYY-MM-DD के रूप में लिखें। जिस शीर्ष पंक्ति का पहला कॉलम “Name” है, वह छोड़ दी जाती है।
4. मुख्य सूची के सदस्य: “सदस्यों से जोड़ें” पर क्लिक करें, सदस्यों पर टिक करें और “लागू करें” पर क्लिक करें। नाम और जन्मतिथि कॉपी होती हैं, और कार्यक्रम इन सदस्यों के WebApp या ऐप में दिखने लगता है।

अतिथि कार्ड और पोस्टर QR

• “अतिथि कार्ड (PDF)” छापने के लिए एक पन्ना बनाता है, हर अतिथि के लिए एक कार्ड और एक QR कोड के साथ।
• “ई-मेल से अतिथि कार्ड भेजें” ई-मेल पते वाले हर अतिथि को उसका कार्ड भेजता है।
• पोस्टर QR से अतिथि खुद पंजीकरण करते हैं: “सेटिंग्स” में “पोस्टर QR से स्वयं पंजीकरण” चालू करें और “पोस्टर QR” कार्ड का कोड लगाएँ। जो इसे स्कैन करता है उसे अतिथि खाता मिलता है और वह WebApp या ऐप में तुरंत साइन इन हो जाता है।
• “अधिकतम अतिथि (खाली = असीमित)” पंजीकरण सीमित करता है। संख्या पूरी होने या कार्यक्रम बंद होने पर कोड पंजीकरण स्वीकार नहीं करता। “नया कोड बनाएँ” लगाए गए कोड को बदल देता है।
• यदि «संगठन» → «मास्टर डेटा» में «लोगो» के अंतर्गत लोगो अपलोड है और «क्लब के PDF पर, ऊपर दाईं ओर (रसीदें, विवरण, रिपोर्ट)» चुना है, तो अतिथि कार्ड और कार्यक्रम रिपोर्ट पर क्लब का लोगो दिखता है। पोस्टर QR का कोई PDF नहीं है: «पोस्टर QR» कार्ड से चित्र या लिंक अपने पोस्टर में लें।

प्रवेश

1. WebApp या ऐप में: “सेटिंग्स” → “एडमिन क्षेत्र” → “कार्यक्रम”, कार्यक्रम चुनें और “प्रवेश” के नीचे “QR कोड स्कैन करें” पर टैप करें। अतिथि कार्ड का QR कोड या सदस्य QR स्कैन करें।
2. /admin में या हैंड स्कैनर से: “अतिथि कार्ड कोड” फ़ील्ड में कोड डालें और “चेक-इन करें” पर क्लिक करें। अतिथि सूची का “कोड” कॉलम हर अतिथि का छोटा कोड दिखाता है।
3. पहला स्कैन अतिथि को चेक-इन करता है; हर अगला स्कैन केवल बताता है कि वह पहले से अंदर है। अगर अतिथि सूची की न्यूनतम आयु से छोटा है, तो युवा सुरक्षा की सूचना दिखती है।
4. गलती से चेक-इन हो गया? अतिथि सूची में “चेक-इन वापस लें” पर क्लिक करें। अवलोकन का “चेक-इन” कॉलम दिखाता है कि कितने अतिथि आ चुके हैं।

खोलना, बंद करना, संग्रह करना

• शुरुआत पर कार्यक्रम अपने आप खुलता है। पहले खोलने के लिए “अभी खोलें” का उपयोग करें।
• समाप्ति के बाद यह उतनी देर खुला रहता है जितना “समाप्ति के बाद अतिरिक्त समय (मिनट)” में तय है (डिफ़ॉल्ट 120), फिर बंद होता है। पहले बंद करने के लिए “कार्यक्रम बंद करें” का उपयोग करें।
• बंद का मतलब है कि अब कुछ भी बुक नहीं होता, केवल प्रबंधन के सुधार। “फिर से खोलें” से आगे चलता है – उसके बाद कार्यक्रम केवल हाथ से बंद होता है।
• “बंद होने के बाद संग्रह (दिन, 0 = कभी नहीं)” में तय करें कि सूची कब संग्रहित होकर केवल पढ़ने योग्य बने (डिफ़ॉल्ट 30 दिन)।

समापन और कार्यक्रम रिपोर्ट

1. तालिका में कार्यक्रम चुनें और “कार्यक्रम रिपोर्ट (PDF)” पर क्लिक करें। रिपोर्ट कभी भी उपलब्ध है; यह समापन के लिए बनी है।
2. इसमें हर उत्पाद का राजस्व (नकद बिक्री सहित), भुगतान तरीके के अनुसार भुगतान, कैश सत्र, स्टॉक की आवाजाही, दान और अतिथियों की बकाया राशि होती है।
3. अतिथि सूची का “बकाया” कॉलम दिखाता है कि किस पर अभी कुछ बाकी है। इसे अतिथियों के साथ किसी भी सूची की तरह निपटाएँ – इसे मुख्य सूची के किसी खाते में स्थानांतरित नहीं किया जा सकता।
4. निपटान: /admin में बाईं ओर कार्यक्रम की सूची चुनें, «जर्नल और खाते» → «खाते» खोलें और बकाया राशि «निपटान करें» या «चयनित का निपटान» से निपटाएँ – यह बंद होने के बाद भी होता है। इसे संग्रह से पहले करें; उसके बाद सूची केवल पढ़ने योग्य है।