Eventos e lista de convidados

Como funciona um evento

• Cada evento é uma lista própria com contas e acerto de contas próprios. Os convidados recebem contas de convidado só para esta ocasião.
• Uma lista principal – uma lista permanente da sua organização – fornece artigos, categorias e preços. São copiados uma única vez ao criar o evento.
• O evento tem início e fim. Abre automaticamente no início e fecha após o fim mais uma margem. Antes de abrir e depois de fechar ninguém pode registar consumos.
• Gere tudo em /admin em «Organização» → «Eventos» ou na WebApp ou na app em «Definições» → «Área admin» → «Eventos» (grupo «Operação»; no computador, a opção de menu «Área admin»).

Criar um evento

1. Abra /admin, escolha à esquerda a organização e vá a «Organização» → «Eventos».
2. Clique em «Criar evento» e introduza nome, início e fim e, se quiser, local e descrição. O fim tem de ser depois do início.
3. Em «Lista principal» escolha a lista permanente cujos artigos e preços são copiados – ou «sem lista principal» se criar os artigos por si.
4. Marque «Copiar regras de preço» se a happy hour e as outras regras de preço da lista principal também devem valer. Sem isso, o evento não tem regras de preço.
5. Clique em «Guardar». O evento aparece agora na tabela com o estado «planeado». Um clique na linha mostra entrada, definições, QR do cartaz e lista de convidados.

Adicionar convidados

1. Um a um: clique em «Adicionar convidado» por cima da lista de convidados. Só o nome é obrigatório; e-mail (para o cartão), data de nascimento e nota são opcionais. Com «Adicionar e continuar» passa logo ao convidado seguinte.
2. Muitos de uma vez: clique em «Importar convidados (CSV)», cole uma linha por convidado – nome; e-mail; data de nascimento; nota, separados por ponto e vírgula, vírgula ou tabulação – e clique em «Importar». No máximo 2000 convidados por importação.
3. Escreva a data de nascimento como DD.MM.AAAA ou AAAA-MM-DD. Uma linha de cabeçalho cuja primeira coluna é «Name» é ignorada.
4. Membros da lista principal: clique em «Adicionar a partir de membros», marque os membros e clique em «Aplicar». Nome e data de nascimento são copiados, e o evento aparece na WebApp ou na app destes membros.

Cartões de convidado e QR do cartaz

• «Cartões de convidado (PDF)» cria uma folha para imprimir com um cartão e um código QR por convidado.
• «Enviar cartões por e-mail» envia a cada convidado com endereço de e-mail o seu cartão.
• Com o QR do cartaz os convidados registam-se sozinhos: em «Definições» ligue «Autorregisto via QR do cartaz» e afixe o código do cartão «QR do cartaz». Quem o lê recebe uma conta de convidado e fica logo com sessão iniciada na WebApp ou na app.
• «Máximo de convidados (vazio = ilimitado)» limita os registos. Atingido o número ou fechado o evento, o código deixa de aceitar registos. «Gerar novo código» substitui o código afixado.
• O logótipo do clube aparece nos cartões de convidado e no relatório do evento se estiver carregado em «Organização» → «Dados base», em «Logótipo», e estiver marcado «Nos PDF do clube, em cima à direita (recibos, extratos, relatórios)». Para o QR do cartaz não há PDF: copie a imagem ou o link do cartão «QR do cartaz» para o seu próprio cartaz.

Entrada

1. Na WebApp ou na app: «Definições» → «Área admin» → «Eventos», escolha o evento e toque em «Ler código QR» em «Entrada». Leia o código QR do cartão de convidado ou o QR de membro.
2. Em /admin ou com um leitor manual: introduza o código no campo «Código do cartão» e clique em «Registar entrada». A coluna «Código» da lista de convidados mostra o código curto de cada convidado.
3. A primeira leitura regista a entrada; cada leitura seguinte só indica que o convidado já entrou. Se o convidado for mais novo do que a idade mínima da lista, aparece um aviso de proteção de menores.
4. Entrada registada por engano? Na lista de convidados clique em «Anular entrada». A coluna «Entrou» da vista geral mostra quantos convidados já chegaram.

Abrir, fechar, arquivar

• No início o evento abre automaticamente. Para abrir mais cedo, use «Abrir agora».
• Depois do fim fica aberto durante o tempo definido em «Margem após o fim (minutos)» (predefinido 120) e depois fecha. Para fechar mais cedo, use «Fechar evento».
• Fechado significa que já nada é registado, exceto correções da administração. Com «Reabrir» continua – a partir daí o evento só fecha manualmente.
• Em «Arquivar após fechar (dias, 0 = nunca)» define quando a lista é arquivada e fica só de leitura (predefinido 30 dias).

Encerramento e relatório do evento

1. Escolha o evento na tabela e clique em «Relatório do evento (PDF)». O relatório está disponível a qualquer momento; destina-se ao encerramento.
2. Contém a faturação por artigo (incluindo vendas a dinheiro), os pagamentos por meio de pagamento, as sessões de caixa, os movimentos de stock, os donativos e os saldos em aberto dos convidados.
3. A coluna «Em aberto» da lista de convidados mostra quem ainda deve algo. Acerte com os convidados como em qualquer lista – não é possível transferir para uma conta da lista principal.
4. Acertar: em /admin escolha à esquerda a lista do evento, abra «Diários e contas» → «Contas» e acerte os valores em aberto com «Acertar» ou «Acertar selecionadas» – também funciona depois de fechar. Faça-o antes de arquivar; depois a lista fica só de leitura.