Мероприятия и список гостей

Как устроено мероприятие

• Каждое мероприятие – отдельный список со своими счетами и своими расчётами. Гости получают гостевые счета только для этого случая.
• Основной список – постоянный список вашей организации – даёт товары, категории и цены. Они копируются один раз при создании.
• У мероприятия есть начало и конец. Оно открывается автоматически в начале и закрывается после окончания плюс запас. До открытия и после закрытия никто не может ничего записать.
• Всем этим вы управляете в /admin в разделе «Организация» → «Мероприятия», в WebApp или приложении: «Настройки» → «Админ-раздел» → «Мероприятия» (группа «Работа»; на компьютере — пункт меню «Админ-раздел»).

Создать мероприятие

1. Откройте /admin, выберите слева организацию и перейдите в «Организация» → «Мероприятия».
2. Нажмите «Создать мероприятие» и укажите название, начало и конец, по желанию также место и описание. Конец должен быть после начала.
3. В поле «Основной список» выберите постоянный список, товары и цены которого копируются, – или «без основного списка», если создадите товары сами.
4. Отметьте «Скопировать ценовые правила», если должны действовать также happy hour и остальные ценовые правила основного списка. Без отметки у мероприятия нет ценовых правил.
5. Нажмите «Сохранить». Мероприятие появится в таблице со статусом «запланировано». Щелчок по строке показывает вход, настройки, QR для плаката и список гостей.

Добавить гостей

1. По одному: нажмите «Добавить гостя» над списком гостей. Обязательно только имя; e-mail (для гостевой карты), дата рождения и заметка – по желанию. Кнопка «Добавить и далее» сразу переходит к следующему гостю.
2. Много сразу: нажмите «Импорт гостей (CSV)», вставьте по строке на гостя – имя; e-mail; дата рождения; заметка, через точку с запятой, запятую или табуляцию – и нажмите «Импортировать». Не более 2000 гостей за один импорт.
3. Дату рождения пишите как ДД.ММ.ГГГГ или ГГГГ-ММ-ДД. Строка заголовка, первый столбец которой – «Name», пропускается.
4. Участники основного списка: нажмите «Добавить из участников», отметьте участников и нажмите «Применить». Имя и дата рождения копируются, и мероприятие появляется в WebApp или приложении этих участников.

Гостевые карты и QR для плаката

• «Гостевые карты (PDF)» создаёт лист для печати с картой и QR-кодом для каждого гостя.
• «Отправить карты по почте» отправляет каждому гостю с адресом e-mail его карту.
• С QR для плаката гости регистрируются сами: в «Настройки» включите «Саморегистрация по QR на плакате» и вывесите код из карточки «QR для плаката». Кто его сканирует, получает гостевой счёт и сразу входит в приложение.
• «Максимум гостей (пусто = без ограничений)» ограничивает регистрации. Когда число достигнуто или мероприятие закрыто, код больше не принимает регистрации. «Новый код» заменяет вывешенный код.
• Логотип клуба появляется на гостевых картах и в отчёте о мероприятии, если он загружен в «Организация» → «Основные данные» в разделе «Логотип» и отмечено «В PDF клуба, сверху справа (чеки, выписки, отчёты)». Отдельного PDF для QR плаката нет: перенесите изображение или ссылку из карточки «QR для плаката» на свой плакат.

Вход

1. В WebApp или приложении: «Настройки» → «Админ-раздел» → «Мероприятия», выберите мероприятие и нажмите «Сканировать QR-код» в разделе «Вход». Отсканируйте QR-код гостевой карты или QR участника.
2. В /admin или ручным сканером: введите код в поле «Код карты гостя» и нажмите «Отметить вход». Столбец «Код» списка гостей показывает короткий код каждого гостя.
3. Первое сканирование отмечает вход; каждое следующее лишь сообщает, что гость уже вошёл. Если гость младше минимального возраста списка, появляется предупреждение о защите молодёжи.
4. Вход отмечен по ошибке? В списке гостей нажмите «Отменить вход». Столбец «Вход отмечен» в обзоре показывает, сколько гостей уже пришло.

Открыть, закрыть, архивировать

• В начале мероприятие открывается автоматически. Чтобы открыть раньше, используйте «Открыть сейчас».
• После окончания оно остаётся открытым столько, сколько указано в «Запас после окончания (минуты)» (по умолчанию 120), затем закрывается. Чтобы закрыть раньше, используйте «Закрыть мероприятие».
• Закрыто – значит, ничего больше не записывается, кроме исправлений управления. «Открыть снова» позволяет продолжить – после этого мероприятие закрывается только вручную.
• В «Архивировать после закрытия (дни, 0 = никогда)» вы задаёте, когда список архивируется и становится доступен только для чтения (по умолчанию 30 дней).

Завершение и отчёт о мероприятии

1. Выберите мероприятие в таблице и нажмите «Отчёт о мероприятии (PDF)». Отчёт доступен в любое время; он предназначен для завершения.
2. В нём выручка по товарам (включая продажи за наличные), платежи по способам оплаты, кассовые смены, движения склада, пожертвования и открытые остатки гостей.
3. Столбец «Не оплачено» списка гостей показывает, кто ещё должен. Рассчитайтесь с гостями, как в любом списке, – перенести это на счёт в основном списке нельзя.
4. Расчёт: в /admin выберите слева список мероприятия, откройте «Журналы и счета» → «Счета» и рассчитайте открытые суммы кнопкой «Рассчитать» или «Рассчитать выбранные» – это работает и после закрытия. Сделайте это до архивации: после неё список доступен только для чтения.