Eventos y lista de invitados

Cómo funciona un evento

• Cada evento es una lista propia con sus propias cuentas y su propia liquidación. Los invitados reciben cuentas de invitado solo para esta ocasión.
• Una lista principal – una lista permanente de su organización – aporta artículos, categorías y precios. Se copian una sola vez al crear el evento.
• El evento tiene inicio y fin. Se abre automáticamente al inicio y se cierra tras el fin más un margen. Antes de abrirse y después de cerrarse nadie puede registrar consumos.
• Todo se gestiona en /admin en «Organización» → «Eventos» o en la WebApp o la app en «Ajustes» → «Área admin» → «Eventos» (grupo «Operación»; en el ordenador, la opción de menú «Área admin»).

Crear un evento

1. Abra /admin, elija a la izquierda la organización y vaya a «Organización» → «Eventos».
2. Haga clic en «Crear evento» e introduzca nombre, inicio y fin y, si quiere, lugar y descripción. El fin debe ser posterior al inicio.
3. En «Lista principal» elija la lista permanente cuyos artículos y precios se copian – o «sin lista principal» si crea los artículos usted mismo.
4. Marque «Copiar reglas de precio» si también deben aplicarse la happy hour y las demás reglas de precio de la lista principal. Sin marcarlo, el evento no tiene reglas de precio.
5. Haga clic en «Guardar». El evento aparece ahora en la tabla con el estado «planificado». Un clic en la fila muestra entrada, ajustes, QR del cartel y lista de invitados.

Añadir invitados

1. Uno a uno: haga clic en «Añadir invitado» encima de la lista de invitados. Solo el nombre es obligatorio; e-mail (para la tarjeta), fecha de nacimiento y nota son opcionales. Con «Añadir y seguir» pasa directamente al siguiente invitado.
2. Muchos a la vez: haga clic en «Importar invitados (CSV)», pegue una línea por invitado – nombre; e-mail; fecha de nacimiento; nota, separados por punto y coma, coma o tabulador – y haga clic en «Importar». Como máximo 2000 invitados por importación.
3. Escriba la fecha de nacimiento como DD.MM.AAAA o AAAA-MM-DD. Una línea de cabecera cuya primera columna es «Name» se omite.
4. Miembros de la lista principal: haga clic en «Añadir desde miembros», marque los miembros y haga clic en «Aplicar». Se copian nombre y fecha de nacimiento, y el evento aparece en la WebApp o la app de estos miembros.

Tarjetas de invitado y QR del cartel

• «Tarjetas de invitado (PDF)» crea una hoja para imprimir con una tarjeta y un código QR por invitado.
• «Enviar tarjetas por e-mail» envía a cada invitado con dirección de e-mail su tarjeta.
• Con el QR del cartel los invitados se registran solos: en «Ajustes» active «Autorregistro con QR del cartel» y cuelgue el código de la tarjeta «QR del cartel». Quien lo escanea recibe una cuenta de invitado y queda conectado en la WebApp o la app de inmediato.
• «Máximo de invitados (vacío = ilimitado)» limita los registros. Al alcanzar el número o cerrar el evento, el código ya no acepta registros. «Generar nuevo código» sustituye el código colgado.
• El logo del club aparece en las tarjetas de invitado y en el informe del evento si está subido en «Organización» → «Datos maestros», en «Logo», y está marcado «En los PDF del club, arriba a la derecha (recibos, extractos, informes)». Para el QR del cartel no hay PDF: copie la imagen o el enlace de la tarjeta «QR del cartel» en su propio cartel.

Entrada

1. En la WebApp o la app: «Ajustes» → «Área admin» → «Eventos», elija el evento y toque «Escanear código QR» en «Entrada». Escanee el código QR de la tarjeta de invitado o el QR de miembro.
2. En /admin o con un escáner de mano: introduzca el código en el campo «Código de la tarjeta» y haga clic en «Registrar entrada». La columna «Código» de la lista de invitados muestra el código corto de cada invitado.
3. El primer escaneo registra la entrada; cada escaneo posterior solo indica que el invitado ya ha entrado. Si el invitado es menor que la edad mínima de la lista, aparece un aviso de protección de menores.
4. ¿Entrada registrada por error? En la lista de invitados haga clic en «Deshacer entrada». La columna «Entrada» del resumen muestra cuántos invitados han llegado ya.

Abrir, cerrar, archivar

• Al inicio el evento se abre automáticamente. Para abrir antes, use «Abrir ahora».
• Tras el fin sigue abierto el tiempo ajustado en «Margen tras el final (minutos)» (por defecto 120) y luego se cierra. Para cerrar antes, use «Cerrar evento».
• Cerrado significa que ya no se registra nada, salvo correcciones de la administración. Con «Reabrir» se continúa – a partir de entonces el evento solo se cierra a mano.
• En «Archivar tras cerrar (días, 0 = nunca)» decide cuándo se archiva la lista y pasa a ser de solo lectura (por defecto 30 días).

Cierre e informe del evento

1. Elija el evento en la tabla y haga clic en «Informe del evento (PDF)». El informe está disponible en cualquier momento; está pensado para el cierre.
2. Contiene la facturación por artículo (incluidas las ventas en efectivo), los pagos por método de pago, las sesiones de caja, los movimientos de almacén, las donaciones y los saldos pendientes de los invitados.
3. La columna «Pendiente» de la lista de invitados muestra quién debe todavía algo. Liquídelo con los invitados como en cualquier lista – no se puede traspasar a una cuenta de la lista principal.
4. Liquidar: en /admin elija a la izquierda la lista del evento, abra «Diarios y cuentas» → «Cuentas» y liquide los importes pendientes con «Liquidar» o «Liquidar seleccionadas»; también funciona después de cerrar. Hágalo antes de archivar; después la lista es de solo lectura.