Eventi e lista ospiti

Come funziona un evento

• Ogni evento è una lista a sé con propri conti e propria contabilità. Gli ospiti ricevono conti ospite solo per questa occasione.
• Una lista principale – una lista permanente della vostra organizzazione – fornisce articoli, categorie e prezzi. Vengono copiati una sola volta alla creazione.
• L'evento ha un inizio e una fine. Si apre automaticamente all'inizio e si chiude dopo la fine più un margine di tolleranza. Prima dell'apertura e dopo la chiusura nessuno può registrare consumazioni.
• Gestite tutto su /admin in «Organizzazione» → «Eventi» oppure nella WebApp o nell'app in «Impostazioni» → «Area admin» → «Eventi» (gruppo «Operatività»; sul computer la voce di menu «Area admin»).

Creare un evento

1. Aprite /admin, scegliete a sinistra l'organizzazione e andate su «Organizzazione» → «Eventi».
2. Cliccate su «Crea evento» e inserite nome, inizio e fine, se volete anche luogo e descrizione. La fine deve essere dopo l'inizio.
3. In «Lista principale» scegliete la lista permanente di cui copiare articoli e prezzi – oppure «senza lista principale» se create gli articoli voi stessi.
4. Mettete la spunta su «Copia le regole di prezzo» se devono valere anche l'happy hour e le altre regole di prezzo della lista principale. Senza spunta l'evento non ha regole di prezzo.
5. Cliccate su «Salva». L'evento compare ora nella tabella con lo stato «pianificato». Un clic sulla riga mostra ingresso, impostazioni, QR del poster e lista ospiti.

Inserire gli ospiti

1. Uno per uno: cliccate su «Aggiungi ospite» sopra la lista ospiti. Solo il nome è obbligatorio; e-mail (per la tessera), data di nascita e nota sono facoltative. Con «Aggiungi e continua» passate subito all'ospite successivo.
2. Molti in una volta: cliccate su «Importa ospiti (CSV)», incollate una riga per ospite – nome; e-mail; data di nascita; nota, separati da punto e virgola, virgola o tabulazione – e cliccate su «Importa». Al massimo 2000 ospiti per importazione.
3. Scrivete la data di nascita come GG.MM.AAAA oppure AAAA-MM-GG. Una riga di intestazione la cui prima colonna è «Name» viene saltata.
4. Membri della lista principale: cliccate su «Aggiungi dai membri», spuntate i membri e cliccate su «Applica». Nome e data di nascita vengono copiati e l'evento compare nella WebApp o nell'app di questi membri.

Tessere ospiti e QR del poster

• «Tessere ospiti (PDF)» crea un foglio da stampare con una tessera e un codice QR per ogni ospite.
• «Invia tessere via e-mail» manda a ogni ospite con indirizzo e-mail la sua tessera.
• Con il QR del poster gli ospiti si registrano da soli: in «Impostazioni» attivate «Auto-registrazione tramite QR del poster» e appendete il codice della scheda «QR del poster». Chi lo scansiona riceve un conto ospite ed è subito connesso nella WebApp o nell'app.
• «Numero massimo di ospiti (vuoto = illimitato)» limita le registrazioni. Raggiunto il numero o chiuso l'evento, il codice non accetta più registrazioni. «Genera nuovo codice» sostituisce il codice appeso.
• Il logo dell'associazione compare sulle tessere ospiti e nel report dell'evento se è caricato in «Organizzazione» → «Dati anagrafici» alla voce «Logo» ed è spuntato «Sui PDF dell’associazione, in alto a destra (ricevute, estratti, report)». Per il QR del poster non c'è un PDF: riportate l'immagine o il link della scheda «QR del poster» sul vostro poster.

Ingresso

1. Nella WebApp o nell'app: «Impostazioni» → «Area admin» → «Eventi», scegliete l'evento e toccate «Scansiona codice QR» sotto «Ingresso». Scansionate il codice QR della tessera ospite o il QR del membro.
2. Su /admin o con uno scanner manuale: inserite il codice nel campo «Codice della tessera» e cliccate su «Registra ingresso». La colonna «Codice» della lista ospiti mostra il codice breve di ogni ospite.
3. La prima scansione registra l'ingresso; ogni scansione successiva segnala solo che l'ospite è già entrato. Se l'ospite è più giovane dell'età minima della lista, compare un avviso sulla tutela dei minori.
4. Ingresso registrato per errore? Nella lista ospiti cliccate su «Annulla ingresso». La colonna «Entrato» della panoramica mostra quanti ospiti sono già arrivati.

Aprire, chiudere, archiviare

• All'inizio l'evento si apre automaticamente. Per aprire prima usate «Apri ora».
• Dopo la fine resta aperto per il tempo impostato in «Tolleranza dopo la fine (minuti)» (predefinito 120), poi si chiude. Per chiudere prima usate «Chiudi evento».
• Chiuso significa che non si registra più nulla, salvo le correzioni della gestione. Con «Riapri» si continua – da quel momento l'evento si chiude solo a mano.
• In «Archivia dopo la chiusura (giorni, 0 = mai)» stabilite quando la lista viene archiviata e diventa di sola lettura (predefinito 30 giorni).

Chiusura e report dell'evento

1. Scegliete l'evento nella tabella e cliccate su «Report evento (PDF)». Il report è disponibile in qualsiasi momento; è pensato per la chiusura.
2. Contiene il fatturato per articolo (vendite in contanti comprese), i pagamenti per metodo di pagamento, le sessioni di cassa, i movimenti di magazzino, le donazioni e i saldi aperti degli ospiti.
3. La colonna «Aperto» della lista ospiti mostra chi deve ancora qualcosa. Saldate con gli ospiti come in qualsiasi lista – non si può trasferire su un conto della lista principale.
4. Saldare: in /admin scegliete a sinistra la lista dell'evento, aprite «Giornali e conti» → «Conti» e saldate gli importi aperti con «Salda» o «Salda selezionati» – funziona anche dopo la chiusura. Fatelo prima dell'archiviazione; dopo la lista è di sola lettura.