Ρύθμιση Stripe ή GoCardless και άμεσης χρέωσης

Τι χρειάζεστε

• Λογαριασμό Stripe για τον σύλλογο, πλήρως επαληθευμένο και με τραπεζικό λογαριασμό για τις εκταμιεύσεις.
• Τον τρόπο πληρωμής SEPA Direct Debit ενεργοποιημένο στη Stripe.
• Πρόσβαση ως ιδιοκτήτης ή διαχειριστής του συλλόγου στη Διαχείριση στο /admin. Και την άμεση χρέωση κάθε λίστας την ενεργοποιούν και την απενεργοποιούν μόνο αυτοί – όχι οι διαχειριστές ή οι ταμίες της λίστας.
• Διευθύνσεις e-mail στους λογαριασμούς των μελών: σε αυτές πηγαίνουν η ειδοποίηση πριν από κάθε είσπραξη και μετά η απόδειξη.

Προετοιμασία της Stripe

1. Συνδεθείτε στο dashboard.stripe.com ή δημιουργήστε εκεί λογαριασμό για τον σύλλογο.
2. Ολοκληρώστε την επαλήθευση: στοιχεία του συλλόγου, νόμιμος εκπρόσωπος και ο τραπεζικός λογαριασμός όπου πληρώνει η Stripe. Όσο λείπει αυτό, η Stripe δεν μπορεί να εισπράξει τίποτα.
3. Στη Stripe ανοίξτε τις ρυθμίσεις τρόπων πληρωμής και ενεργοποιήστε την άμεση χρέωση SEPA.
4. Στη Stripe ανοίξτε Developers → API keys και αντιγράψτε το secret key (ξεκινά με sk_live_). Εισάγετέ το μόνο στο σημείο που περιγράφεται παρακάτω και μην το δώσετε σε κανέναν.

Καταχώριση της Stripe στη Διαχείριση

1. Ανοίξτε το /admin, επιλέξτε αριστερά τον σύλλογο και πηγαίνετε στο «Σύμβαση & πληρωμές» → «Ηλεκτρονική πληρωμή».
2. Εισάγετε το secret key στην κάρτα «Stripe».
3. Πατήστε «Έλεγχος και αποθήκευση». Ελέγχουμε αμέσως το κλειδί στη Stripe, το αποθηκεύουμε κρυπτογραφημένο και μετά δείχνουμε μόνο τους τελευταίους χαρακτήρες.
4. Προαιρετικά: κάτω από την κάρτα εμφανίζεται τώρα μια διεύθυνση webhook. Δημιουργήστε στη Stripe ένα webhook με αυτή τη διεύθυνση, εισάγετε το μυστικό του (whsec_…) στο πεδίο «Μυστικό webhook (προαιρετικό, whsec_…)» και πατήστε «Αντικατάσταση πρόσβασης». Η άμεση χρέωση δεν το χρειάζεται· ενημερώνει γρηγορότερα για επιστροφές χρημάτων.

Εναλλακτικά: GoCardless αντί για Stripe

1. Αντί για τη Stripe ο σύλλογος μπορεί να εισπράττει τις άμεσες χρεώσεις και μέσω δικού του λογαριασμού GoCardless (manage.gocardless.com). Η GoCardless καταθέτει τα χρήματα στον τραπεζικό λογαριασμό του συλλόγου και χρεώνει δικές της προμήθειες ανά είσπραξη.
2. Στον πίνακα ελέγχου της GoCardless δημιουργήστε ένα access token με δικαιώματα ανάγνωσης και εγγραφής στο Developers → Create → Access token.
3. Στο /admin ανοίξτε «Σύμβαση και πληρωμές» → «Online πληρωμή», καταχωρίστε το access token στην κάρτα «GoCardless (SEPA-Lastschrift)» (για δοκιμή με sandbox token και το κουτί «Sandbox») και πατήστε «Έλεγχος και αποθήκευση».
4. Στη GoCardless δημιουργήστε webhook στο Developers → Create → Webhook endpoint με τη διεύθυνση που εμφανίζεται κάτω από την κάρτα και καταχωρίστε το μυστικό που εμφανίζεται εκεί στο πεδίο «Μυστικό webhook». Έτσι πληρωμές, αποτυχίες και επιστροφές καταχωρούνται αμέσως, αλλιώς στον τακτικό συμψηφισμό. Η διεύθυνση ισχύει μόνο για τον σύλλογό σας και εμφανίζεται μόνο μετά την αποθήκευση του access token. Αν στο GoCardless υπάρχει ακόμη η προηγούμενη κοινή διεύθυνση …/api/webhooks/gocardless (χωρίς προσθήκη), αλλάξτε το webhook στη νέα διεύθυνση – η προηγούμενη γίνεται δεκτή μόνο μεταβατικά.
5. Αν έχουν ρυθμιστεί και η Stripe και η GoCardless, επιλέξτε στο «Online πληρωμή» → «Άμεση χρέωση SEPA μέσω» ποια χρησιμοποιούν οι νέες εντολές. Οι υπάρχουσες εντολές μένουν στον τρέχοντα πάροχο. Όλα τα άλλα – ημέρα είσπραξης, ειδοποίηση, είσπραξη – είναι ίδια· το μέλος εισάγει το IBAN σε σελίδα της GoCardless. Μια επιστροφή χρέωσης αντιλογίζεται αυτόματα και το ποσό είναι ξανά ανοιχτό.
6. Η καταχώριση γίνεται με τον τρόπο «Άμεση χρέωση (GoCardless)» και στη λογιστική (DATEV) μέσω του μεταβατικού λογαριασμού: η GoCardless αποδίδει συγκεντρωτικά μείον τις προμήθειες και ο ταμίας αντιστοιχίζει την απόδοση στον συμψηφισμό.
7. Η GoCardless στέλνει στους πληρωτές δικά της e-mail (επιβεβαίωση εντολής, ειδοποίηση κάθε είσπραξης) επιπλέον της δικής μας ειδοποίησης. Αν δεν το θέλετε, μπορείτε να ζητήσετε από τη GoCardless δικές σας ειδοποιήσεις (custom notifications).
8. Αν αφαιρέσετε την πρόσβαση GoCardless, όλες οι εντολές μέσω αυτής λήγουν. Οι ανακοινωμένες εισπράξεις ακυρώνονται και τα μέλη λαμβάνουν e-mail να ρυθμίσουν ξανά την άμεση χρέωση.

Ενεργοποίηση της άμεσης χρέωσης για τη λίστα

1. Επιλέξτε αριστερά τη λίστα και ανοίξτε «Λειτουργία» → «Άμεση χρέωση».
2. Τσεκάρετε «Προσφορά άμεσης χρέωσης SEPA για αυτή τη λίστα».
3. Επιλέξτε την «Ημέρα είσπραξης του μήνα» (1 έως 28), το ελάχιστο ποσό στο «Είσπραξη από» και στο «Ειδοποίηση (ημέρες πριν)» πόσες ημέρες νωρίτερα ενημερώνονται τα μέλη (2 έως 14).
4. Πατήστε «Αποθήκευση». Αν λείπει ακόμη κάτι – π.χ. η Stripe – εμφανίζεται δίπλα μια κίτρινη ειδοποίηση.

Τι κάνουν τα μέλη

1. Το μέλος ανοίγει τον λογαριασμό του στο WebApp ή στην εφαρμογή. Τώρα υπάρχει η ενότητα «Άμεση χρέωση». Αν αντί γι' αυτό εμφανίζεται «Δεν έχεις ακόμη λογαριασμό μέλους σε αυτή τη λίστα», η σύνδεσή του δεν είναι συνδεδεμένη με κανέναν λογαριασμό της λίστας: καταχωρίστε τη διεύθυνση email του στον λογαριασμό στη Διαχείριση στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί».
2. Πατά «Ρύθμιση άμεσης χρέωσης». Ανοίγει μια ασφαλής σελίδα της Stripe – στην εφαρμογή σε iPhone, iPad και Android στον browser της συσκευής (Safari ή Chrome).
3. Εκεί εισάγει όνομα, e-mail και IBAN και επιβεβαιώνει την εντολή SEPA.
4. Πίσω στο WebApp ή στην εφαρμογή εμφανίζεται «Άμεση χρέωση ενεργή» με τα τελευταία τέσσερα ψηφία του IBAN. Μπορεί να τη σταματήσει οποιαδήποτε στιγμή με «Τερματισμός άμεσης χρέωσης».

Πώς γίνεται μια είσπραξη

• Λίγες ημέρες πριν από την ημέρα είσπραξης – όσες έχετε ορίσει – κάθε μέλος με ανοιχτό ποσό από το ελάχιστο και πάνω λαμβάνει e-mail με ποσό, ημέρα είσπραξης, τέλος του IBAN και αναφορά εντολής.
• Την ημέρα είσπραξης εισπράττεται: το πολύ το ανακοινωμένο ποσό και το πολύ ό,τι είναι ακόμη ανοιχτό. Ό,τι καταχωρίζεται μετά την ειδοποίηση πηγαίνει στην επόμενη είσπραξη.
• Καταχωρίζεται μόλις η Stripe επιβεβαιώσει την πληρωμή – με SEPA αυτό παίρνει μερικές εργάσιμες τραπεζικές ημέρες. Μετά το μέλος λαμβάνει την απόδειξη εκκαθάρισης σε PDF με e-mail.
• Αν μια είσπραξη αποτύχει (π.χ. ανεπαρκές υπόλοιπο ή κλειστός λογαριασμός), το ποσό μένει ανοιχτό και το μέλος λαμβάνει e-mail. Τον επόμενο μήνα γίνεται νέα προσπάθεια.
• Αν το ανοιχτό ποσό είναι κάτω από το ελάχιστο, εκείνον τον μήνα δεν εισπράττεται τίποτα.

Η επισκόπηση στο /admin

• «Λειτουργία» → «Άμεση χρέωση»: όλα τα μέλη με άμεση χρέωση, κατάσταση, τέλος του IBAN, τελευταία είσπραξη με ποσό και αποτέλεσμα, καθώς και ο αριθμός των ενεργών εντολών και των πρόσφατα αποτυχημένων εισπράξεων.
• «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Ημερολόγιο πληρωμών»: κάθε εισπραγμένη πληρωμή με τρόπο «Stripe» και την απόδειξη σε PDF. Αν ο σύλλογος εισπράττει μόνος του μέσω της τράπεζάς του χωρίς Stripe (π.χ. με ομαδική χρέωση), εκκαθαρίστε τους λογαριασμούς στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί» με τρόπο «Άμεση χρέωση».
• Στο dashboard της Stripe βλέπετε πληρωμές, προμήθειες και εκταμιεύσεις στον τραπεζικό σας λογαριασμό.

Αν κάτι δεν προχωρά

• Το μέλος δεν βλέπει την ενότητα «Άμεση χρέωση»: η άμεση χρέωση δεν είναι ενεργή για αυτή τη λίστα, η λίστα δεν είναι σε ευρώ ή η Stripe δεν έχει καταχωριστεί ακόμη.
• «Der Verein hat Stripe nicht eingerichtet» (μήνυμα στα γερμανικά): εισάγετε το secret key στην «Ηλεκτρονική πληρωμή» όπως περιγράφεται παραπάνω και πατήστε «Έλεγχος και αποθήκευση».
• «Η ρύθμιση δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμη»: το μέλος δεν ολοκλήρωσε τη σελίδα της Stripe. Αρκεί να πατήσει ξανά «Ρύθμιση άμεσης χρέωσης».
• Η Stripe απορρίπτει την άμεση χρέωση ή δεν την προσφέρει: ελέγξτε ότι η άμεση χρέωση SEPA είναι ενεργή στη Stripe και ότι ο λογαριασμός είναι πλήρως επαληθευμένος.
• Δοκιμή χωρίς πραγματικά χρήματα: με κλειδί δοκιμής (sk_test_…) και το δοκιμαστικό IBAN της Stripe DE89 3704 0044 0532 0130 00.