Cassa di fiducia: i soci versano contanti da soli

Che cos'è la cassa di fiducia?

Accanto al tablet del chiosco c'è una cassa – meglio una scatola con serratura e fessura. Un socio ci mette dei contanti e si accredita l'importo da solo al chiosco come credito. Così il conto si ricarica anche quando non c'è nessun cassiere.

Nessuno controlla se i soldi sono davvero nella cassa. Lo mostra solo la conta di cassa, che il tesoriere o un gestore fa regolarmente. Leggete quindi la sezione «Svantaggi e limiti» prima di attivarla. Per gli ospiti senza conto c'è altro: «Gli ospiti pagano in contanti al chiosco» nella guida alla gestione del bancone.

Configurazione (gestore)

1. Aprite /admin, scegliete a sinistra la lista e poi «Operatività» → «Chiosco». Lì trovate il blocco «Cassa di fiducia (autoricarica)». Di serie la cassa di fiducia è disattivata.
2. Spuntate «I soci possono accreditarsi da soli un versamento in contanti al kiosk». Se la casella è bloccata e compare un avviso giallo, l'associazione ha una TSE attiva – allora la cassa di fiducia non si può attivare.
3. In «Importi da toccare» inserite gli importi separati da spazi. Di serie sono 0,50 1 2 5 10 20 €; un importo può essere al massimo 1.000 €. «Importo libero consentito» è meglio lasciarlo disattivato.
4. In «Limite per socio e giorno (vuoto = nessuno)» stabilite quanto un socio può accreditarsi al massimo in un giorno, e in «Testo di avviso al kiosk» per esempio «Mettere i soldi nella cassa rossa». Ogni modifica viene salvata subito.
5. Poi riavviate l'app sul chiosco (o ricaricate la WebApp), così compare il pulsante «Pagato in contanti». Come configurare il tablet come chiosco è spiegato nella guida alla gestione del bancone.

Versare al chiosco (socio)

1. Il socio mette i soldi nella cassa, tocca il proprio conto sul tablet del chiosco e accede con il suo PIN.
2. In alto compare il pulsante «Pagato in contanti». Il socio lo tocca e sceglie uno degli importi – oppure «Altro importo», se è consentito un importo libero.
3. Conferma «Ho messo … nella cassa.» con «Conferma». Il credito è registrato subito e il tablet mostra il nuovo saldo.
4. Nell'estratto conto la registrazione compare come «Bar eingezahlt (Vertrauenskasse)». Se il limite del giorno è raggiunto, il tablet non registra nulla e chiede di pagare al bancone.
5. Ospiti, conti senza PIN e accessi senza PIN non vedono il pulsante. Nella propria app o WebApp sullo smartphone «Pagato in contanti» non c'è – solo al chiosco.

Conta di cassa e riconciliazione (tesoriere)

1. In /admin aprite «Operatività» → «Cassa di fiducia» – oppure «Cassa di fiducia» nell'area admin della WebApp o dell'app. La pagina è visibile a tesoriere e gestori.
2. In alto vedete il periodo dall'ultima riconciliazione con «Previsto»: la somma di tutti i versamenti da allora. Sotto c'è ogni versamento con ora, numero di ricevuta, conto e importo.
3. Contate la cassa, inserite l'importo in «Contato» e leggete la «Differenza» – rossa se mancano soldi, verde se ce ne sono di più. In «Nota» annotate ciò che salta all'occhio.
4. Prelevate i soldi e toccate «Chiudi riconciliazione». Il periodo compare poi in «Riconciliazioni precedenti» e ne inizia uno nuovo. Se durante la conta è arrivato un versamento, la pagina si ricarica – contate di nuovo.
5. Un versamento errato si storna nella sua riga con «Storna ricarica» e un «Motivo dello storno». Il credito viene tolto di nuovo; se è già stato consumato, l'importo resta poi aperto.

Come viene registrato

• Ogni versamento è una ricarica come «Ricarica credito» – con il metodo «Contanti (cassa di fiducia)» e un proprio numero di ricevuta.
• Nel registro pagamenti, nel libro cassa, nell'export e nell'export DATEV compare come incasso in contanti con questo metodo.
• Non appartiene a nessuna sessione di cassa e non compare nella chiusura Z. Il controllo avviene solo con la riconciliazione nella pagina «Cassa di fiducia».

I nostri consigli

• Importi fissi da toccare invece di un importo libero – evita errori di digitazione e facilita la conta di cassa.
• Un limite basso per socio e giorno, per esempio 20 o 30 €.
• Almeno una volta alla settimana conta di cassa e «Chiudi riconciliazione» – più breve è il periodo, meglio si restringe una differenza.
• Gli importi più grandi conviene ricaricarli dal cassiere, con bonifico o con addebito diretto anziché con la cassa di fiducia.