Caja de confianza: los miembros pagan en efectivo ellos mismos

¿Qué es la caja de confianza?

Junto a la tableta del quiosco hay una caja, mejor una caja con cerradura y ranura. Un miembro mete efectivo y se abona el importe él mismo en el quiosco como saldo. Así la cuenta se recarga aunque no haya ningún cajero.

Nadie comprueba si el dinero está realmente en la caja. Eso solo se ve en el arqueo, que el tesorero o un gestor hace con regularidad. Por eso, lea la sección «Desventajas y límites» antes de activarla. Para invitados sin cuenta hay otra cosa: «Los invitados pagan en efectivo en el quiosco» en la guía de la barra.

Configuración (gestor)

1. Abra /admin, elija la lista a la izquierda y luego «Operación» → «Quiosco». Allí está el bloque «Caja de confianza (autorrecarga)». De fábrica la caja de confianza está desactivada.
2. Marque «Los miembros pueden abonarse ellos mismos un ingreso en efectivo en el quiosco». Si la casilla está bloqueada y aparece un aviso amarillo, la asociación tiene una TSE activa: entonces la caja de confianza no se puede activar.
3. En «Importes para pulsar» escriba los importes separados por espacios. De fábrica son 0,50 1 2 5 10 20 €; un importe puede ser como máximo 1.000 €. Mejor deje «Importe libre permitido» sin marcar.
4. En «Límite por miembro y día (vacío = ninguno)» indique cuánto puede abonarse un miembro como máximo en un día, y en «Texto de aviso en el quiosco» por ejemplo «Por favor, echa el dinero en la caja roja». Cada cambio se guarda al instante.
5. Después reinicie la app en el quiosco (o recargue la WebApp) para que aparezca el botón «Pagado en efectivo». Cómo preparar la tableta como quiosco se explica en la guía de la barra.

Ingresar en el quiosco (miembro)

1. El miembro mete el dinero en la caja, toca su cuenta en la tableta del quiosco e inicia sesión con su PIN.
2. Arriba aparece el botón «Pagado en efectivo». El miembro lo toca y elige uno de los importes, u «Otro importe» si se permite un importe libre.
3. Confirma «He puesto … en la caja.» con «Confirmar». El saldo queda registrado al instante y la tableta muestra el nuevo saldo.
4. En el extracto de cuenta el movimiento aparece como «Bar eingezahlt (Vertrauenskasse)». Si se ha alcanzado el límite del día, la tableta no registra nada y pide pagar en la barra.
5. Los invitados, las cuentas sin PIN y los inicios de sesión sin PIN no ven el botón. En la propia app o WebApp del móvil no existe «Pagado en efectivo»: solo en el quiosco.

Arqueo y conciliación (tesorero)

1. En /admin abra «Operación» → «Caja de confianza», o «Caja de confianza» en el área de administración de la WebApp o de la app. La página la ven el tesorero y los gestores.
2. Arriba ve el periodo desde la última conciliación con «Esperado»: la suma de todos los ingresos desde entonces. Debajo aparece cada ingreso con hora, número de recibo, cuenta e importe.
3. Cuente la caja, escriba el importe en «Contado» y lea la «Diferencia»: en rojo si falta dinero, en verde si hay más. En «Nota» apunte lo que llame la atención.
4. Saque el dinero y toque «Cerrar arqueo». El periodo aparece entonces en «Arqueos anteriores» y empieza uno nuevo. Si durante el recuento llegó un ingreso, la página se recarga: entonces vuelva a contar.
5. Un ingreso erróneo se anula en su fila con «Anular recarga» y un «Motivo de la anulación». El saldo se descuenta de nuevo; si ya se ha gastado, el importe queda pendiente.

Cómo se registra

• Cada ingreso es una recarga como «Recargar saldo», con el método «Efectivo (caja de confianza)» y su propio número de recibo.
• En el diario de pagos, el libro de caja, la exportación y la exportación DATEV aparece como ingreso en efectivo con este método.
• No pertenece a ninguna sesión de caja y no aparece en el cierre Z. Se controla solo con la conciliación en la página «Caja de confianza».

Nuestras recomendaciones

• Importes fijos para pulsar en lugar de un importe libre: evita errores al teclear y facilita el arqueo.
• Un límite bajo por miembro y día, por ejemplo 20 o 30 €.
• Al menos una vez por semana arqueo y «Cerrar arqueo»: cuanto más corto el periodo, mejor se acota una diferencia.
• Los importes grandes, mejor recargarlos con el cajero, por transferencia o por domiciliación que con la caja de confianza.