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Caixa de confiança: os membros pagam em dinheiro sozinhos
Com a caixa de confiança, os membros carregam a conta sem caixa: põem dinheiro numa caixa ao lado do tablet do quiosque e creditam o valor a si próprios. Este guia mostra como configurar a caixa de confiança, como os membros depositam e como o tesoureiro conta e confere a caixa – e diz abertamente onde estão os limites.
6 minutos de leitura
O que é a caixa de confiança?
Ao lado do tablet do quiosque há uma caixa – de preferência uma caixa com fechadura e ranhura. Um membro põe lá dinheiro e credita o valor a si próprio no quiosque como saldo. Assim a conta é carregada mesmo quando não há ninguém na caixa.
Ninguém verifica se o dinheiro está mesmo na caixa. Isso só se vê na contagem de caixa, que o tesoureiro ou um gestor faz regularmente. Por isso, leia a secção «Desvantagens e limites» antes de a ativar. Para convidados sem conta há outra coisa: «Convidados pagam em dinheiro no quiosque» no guia do balcão.
Configuração (gestor)
- Abra /admin, escolha a lista à esquerda e depois «Operação» → «Quiosque». Aí está o bloco «Caixa de confiança (autocarregamento)». De fábrica a caixa de confiança está desligada.
- Marque «Os membros podem creditar a si próprios um depósito em dinheiro no quiosque». Se a caixa de seleção estiver bloqueada e aparecer um aviso amarelo, a associação tem uma TSE ativa – então a caixa de confiança não pode ser ligada.
- Em «Valores para tocar» introduza os valores separados por espaços. De fábrica são 0,50 1 2 5 10 20 €; um valor pode ser no máximo 1.000 €. É melhor deixar «Valor livre permitido» desmarcado.
- Em «Limite por membro e dia (vazio = nenhum)» defina quanto um membro pode creditar a si próprio no máximo por dia, e em «Texto de aviso no quiosque» por exemplo «Por favor coloca o dinheiro na caixa vermelha». Cada alteração é guardada de imediato.
- Depois reinicie a app no quiosque (ou recarregue a WebApp) para que apareça o botão «Pago em dinheiro». Como preparar o tablet como quiosque está explicado no guia do balcão.
Depositar no quiosque (membro)
- O membro põe o dinheiro na caixa, toca na sua conta no tablet do quiosque e inicia sessão com o seu PIN.
- Em cima aparece o botão «Pago em dinheiro». O membro toca nele e escolhe um dos valores – ou «Outro valor», se for permitido um valor livre.
- Confirma «Coloquei … na caixa.» com «Confirmar». O saldo é lançado de imediato e o tablet mostra o novo saldo.
- No extrato da conta o lançamento aparece como «Bar eingezahlt (Vertrauenskasse)». Se o limite do dia tiver sido atingido, o tablet não lança nada e pede para pagar no balcão.
- Convidados, contas sem PIN e sessões sem PIN não veem o botão. Na própria app ou WebApp no telemóvel não existe «Pago em dinheiro» – só no quiosque.
Contagem e conferência (tesoureiro)
- Em /admin abra «Operação» → «Caixa de confiança» – ou «Caixa de confiança» na área de administração da WebApp ou da app. A página é visível para o tesoureiro e os gestores.
- Em cima vê o período desde a última conferência com «Esperado»: a soma de todos os depósitos desde então. Por baixo aparece cada depósito com hora, número de recibo, conta e valor.
- Conte a caixa, introduza o valor em «Contado» e leia a «Diferença» – a vermelho se falta dinheiro, a verde se há mais. Em «Nota» registe o que chamar a atenção.
- Retire o dinheiro e toque em «Fechar conferência». O período aparece então em «Conferências anteriores» e começa um novo. Se entrou um depósito durante a contagem, a página recarrega – conte de novo.
- Um depósito errado é estornado na sua linha com «Estornar carregamento» e um «Motivo do estorno». O saldo volta a ser descontado; se já foi gasto, o valor fica depois em aberto.
Como é lançado
- Cada depósito é um carregamento como «Carregar saldo» – com o método «Dinheiro (caixa de confiança)» e número de recibo próprio.
- No diário de pagamentos, no livro de caixa, na exportação e na exportação DATEV aparece como receita em dinheiro com este método.
- Não pertence a nenhuma sessão de caixa e não aparece no fecho Z. O controlo faz-se apenas pela conferência na página «Caixa de confiança».
Desvantagens e limites
- É uma questão de confiança: ao depositar, ninguém verifica se o dinheiro foi mesmo posto na caixa – nem quanto.
- Se faltar dinheiro, só o nota na contagem. Só é possível delimitar o período desde a última conferência; quem pôs de menos não se consegue provar a nenhuma pessoa.
- O dinheiro fica sem vigilância na caixa e pode ser roubado. Uma caixa com fechadura e fixa, esvaziada com frequência, reduz o risco.
- Se a associação tiver uma TSE ativa, a caixa de confiança não pode ser ligada: os depósitos ficam fora da sessão de caixa e do fecho Z.
- Se e como tem de emitir recibos e manter a caixa, esclareça com o seu contabilista. Este guia não substitui aconselhamento fiscal ou jurídico.
- Só é possível depositar no tablet do quiosque, não na app nem na WebApp do próprio telemóvel.
- O limite por membro e dia apenas limita o dano possível. Se o mesmo membro depositar quase ao mesmo tempo em dois dispositivos, pode ser ligeiramente ultrapassado.
- Quando o limite é atingido, o tesoureiro não recebe nenhuma notificação – só o vê na página «Caixa de confiança».
As nossas recomendações
- Valores fixos para tocar em vez de um valor livre – evita erros de digitação e facilita a contagem.
- Um limite baixo por membro e dia, por exemplo 20 ou 30 €.
- Pelo menos uma vez por semana contagem e «Fechar conferência» – quanto mais curto o período, melhor se delimita uma diferença.
- Valores maiores é melhor carregá-los junto do caixa, por transferência ou por débito direto do que pela caixa de confiança.
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