Articles, stock et inventaire

Où trouver quoi

• Tout se trouve dans /admin : choisissez la liste à gauche, puis la bonne page dans le groupe « Produits & stock ». Le travail quotidien se fait aussi dans la WebApp ou l'app sous « Réglages » → « Espace admin », groupe « Assortiment et stock » (sur ordinateur, l'entrée de menu « Espace admin ») : prix, nom et « En vente » des articles, « Stock et inventaire » et « Liste de courses ».
• « Articles » : tous les articles de la liste avec prix, catégorie et suivi du stock. Les nouveaux articles et toutes les autres données se gèrent ici.
• « Stock & inventaire » : niveaux de stock, livraisons, corrections, historique et inventaire. « Emplacements » : stock séparé par chambre froide, cave ou bar. « Emplacements » n'existe que dans l'Administration.
• « Liste de courses » et « Fournisseurs et commandes » : ce qui manque, ce qui est recommandé et ce qui a été livré. « Fournisseurs et commandes » n'existe que dans l'Administration.
• La « Catégorie » d'un article pilote aussi l'impression : sous « Exploitation » → « Imprimantes de tickets » et « Écrans des commandes », vous choisissez avec « Uniquement ces groupes de produits (catégories) » où vont les bons de commande – par exemple les plats en cuisine, les boissons au bar. Écrivez donc une catégorie toujours de la même façon.

Créer un article

1. Ouvrez « Produits & stock » → « Articles » et ajoutez un nouvel article avec le symbole plus du tableau. Les nouveaux articles se créent uniquement dans l'Administration – sauf si la liste n'a encore aucun article ou si vous n'avez pas accès à l'Administration ; dans ce cas, c'est aussi possible dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app.
2. Saisissez « Nom » et « Prix » – tous deux obligatoires. Sous « Catégorie », tapez librement un nom comme « Bière » ou « Sodas » ; les articles de même catégorie sont regroupés.
3. Facultatif : « Consigne », « Prix d'achat » (le tableau en calcule la « Marge »), unité et taille, TVA et le type Boisson, Nourriture ou Autre.
4. Pour la protection des mineurs, cochez « Alcool » et, si besoin, un « Âge minimum » (de 16 à 21 ans). « Ordre » décide où l'article apparaît.
5. Enregistrez. Un article supprimé disparaît des enregistrements ; les enregistrements antérieurs restent inchangés. Dans l'Administration, « En vente » est une colonne du tableau des articles.
6. Au quotidien, le prix, le nom et « En vente » se modifient aussi dans la WebApp ou l'app sous « Réglages » → « Espace admin » → « Articles ». Avec « En vente » désactivé, l'article est épuisé : il n'apparaît plus à l'enregistrement ni sur l'écran TV. Il suffit de le réactiver pour qu'il revienne.

Image et icône de l'article

• Chaque article affiche une image lors de la saisie, à la borne, au comptoir, sur la page de commande QR et sur l'affichage TV. Par défaut, c'est une icône adaptée au nom ou à la catégorie : « Bière blanche » reçoit un verre à bière blanche, « Currywurst » une saucisse.
• L'affichage des images se règle par liste et seulement par le propriétaire : dans /admin sous « Produits & stock » → « Articles » avec la case « Afficher les images d’articles ». Désactivée, l'appli, la WebApp, la borne, le comptoir, la page de commande QR et l'affichage TV ne montrent aucune image d'article de cette liste ; image et icône restent dans la fiche de l'article.
• Choisissez une autre icône ou votre propre photo sous « Image et icône » : dans /admin via le symbole image de la ligne de l'article, dans la WebApp ou l'app dans le formulaire de l'article. Sur le téléphone, « Prendre ou choisir une photo » ouvre l'appareil photo ou la galerie.
• Photos en JPG, PNG ou WebP jusqu'à 5 Mo : elles sont pivotées, réduites et stockées de façon compacte automatiquement. Une photo est prioritaire sur l'icône ; « Supprimer la photo » rétablit l'icône, « Automatique » l'icône adaptée.
• Lors de la saisie, basculez entre liste et tuiles avec les deux symboles à côté de la recherche ; l'appareil retient votre choix. Les tickets et PDF n'affichent pas d'images.
• Le club est responsable des photos, p. ex. de produits de marque : n'utilisez que des images que vous avez le droit d'utiliser.

Suivre le stock

1. Ouvrez l'article et cochez « Gérer le stock ».
2. Sous « Seuil d'alerte », indiquez à partir de quelle quantité l'article se fait rare.
3. Enregistrez le stock de départ comme première livraison (voir section suivante) ou comptez-le avec un inventaire.
4. Désormais, chaque enregistrement d'un membre déduit la quantité du stock. Le stock est toujours la somme de tous les mouvements et ne peut pas être écrasé directement.

Enregistrer livraisons et corrections

1. Ouvrez « Produits & stock » → « Stock & inventaire ». Le tableau affiche par article « Stock », « Seuil d'alerte », « Consommation 28 jours » et « Autonomie (jours) ». La même page se trouve dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app.
2. Nouvelle marchandise : cliquez dans la ligne sur « Livraison » (plus), saisissez la quantité livrée puis « Enregistrer une livraison ».
3. Dans la même fenêtre, le prix d'achat unitaire est déjà prérempli avec celui de l'article. Si le bon de livraison indique autre chose, saisissez son prix : il est conservé avec cette livraison et apparaît dans le livre des achats et le livre de caisse – même si le prix d'achat de l'article change ensuite.
4. Casse, pertes ou erreurs de comptage : cliquez sur « Correction » (moins), saisissez la quantité avec son signe (p. ex. -2) et un motif – sans motif, impossible. Puis « Enregistrer une correction ».
5. « Historique » montre chaque mouvement de l'article avec l'heure, le type (enregistrement, livraison, correction, inventaire, transfert) et qui l'a saisi.

Faire l'inventaire

1. Dans « Stock & inventaire », cliquez sur « Démarrer l'inventaire ». La liste affiche tous les articles suivis en stock et la quantité attendue sous « Théorique ».
2. Comptez la marchandise et saisissez les quantités sous « Compté ». Avec « Enregistrer le brouillon », vous pouvez interrompre et reprendre plus tard.
3. Cliquez sur « Clôturer l'inventaire ». La demande indique combien d'articles ont été comptés et combien présentent un écart.
4. À la clôture, les écarts sont enregistrés comme mouvements d'inventaire. Les articles non comptés restent inchangés.
5. « Annuler l'inventaire » rejette le comptage et le stock reste tel quel. « Inventaires précédents » liste tous les comptages avec « Avec écart », « ± Quantité » et la valeur de l'écart au prix d'achat.

Alertes et paramètres

• Les paramètres se trouvent sur la page « Stock & inventaire » sous « Paramètres ».
• « Bloquer les écritures si épuisé » : une fois le stock épuisé, les membres ne peuvent plus enregistrer l'article.
• « Alerte de stock bas » : quand un article passe sous son seuil, une alerte est émise – au choix « Publier l'alerte dans les actualités » et « Alerte par e-mail à » une adresse de votre choix.
• Chaque article n'envoie qu'une alerte jusqu'à ce qu'il repasse au-dessus du seuil – par exemple après une livraison.

Liste de courses et recommande

1. Ouvrez « Produits & stock » → « Liste de courses ». « Suggestions selon le stock et la consommation » liste les articles sous le seuil ou bientôt épuisés ; la quantité proposée couvre environ quatre semaines de consommation. La liste de courses existe aussi dans l'espace admin de la WebApp ou de l'app.
2. Ajoutez des suggestions une à une ou toutes avec « Ajouter toutes les suggestions ». Vos propres lignes s'ajoutent avec un article ou du texte libre et « Ajouter ».
3. Pendant les courses, cochez les lignes. Si « En cochant, enregistrer comme livraison en stock » est activé, la quantité entre directement en stock.
4. Commander chez les fournisseurs : sous « Fournisseurs et commandes », saisissez les fournisseurs et, par article, le « Fournisseur par défaut ». « Commander depuis la liste de courses » crée une commande par fournisseur, à envoyer en PDF ou par e-mail. Les fournisseurs et les commandes se gèrent uniquement dans l'Administration.
5. À l'arrivée de la marchandise, vérifiez les quantités livrées dans la commande et cliquez sur « Enregistrer la livraison ». « Retirer les éléments faits » range la liste de courses.

Emplacements (facultatif)

• Sans emplacements, le stock est suivi comme un total. C'est suffisant pour la plupart des clubs.
• Sous « Produits & stock » → « Emplacements », créez avec « Nouvel emplacement » par exemple cave et bar. « Stock par emplacement » montre ce qui se trouve où. Cela n'est possible que dans l'Administration.
• Les enregistrements et livraisons sans emplacement comptent pour l'emplacement par défaut. Choisissez-le avec « Définir par défaut ».
• « Transférer » déplace de la marchandise entre deux emplacements ; le total reste identique. Un emplacement ne peut être supprimé que s'il n'y reste plus de stock.

Consigne et vides

1. Dans /admin, ouvrez « Produits & stock » → « Consigne » et créez vos types sous « Types de consigne » – par exemple bouteille consignée 0,08 €, bouteille à bouchon mécanique 0,15 €, bouteille à usage unique 0,25 €, caisse 1,50 € ou gobelet. Les suggestions préremplissent seulement le formulaire ; rien n’est créé tout seul.
2. Attribuez à chaque article son « Type de consigne » sous « Articles ». Le montant vient du type ; modifié sur le type, il s’applique aussitôt à tous ses articles.
3. Sous « Paramètres », activez où la consigne est facturée : « Facturer la consigne aux ventes invités » (vente en espèces, invité au kiosque, commande QR en espèces) et « Facturer la consigne sur les comptes membres ». Les deux sont désactivés au départ ; chaque groupe peut le régler autrement sous « Groupes & prélèvements ».
4. La consigne est toujours une ligne à part à côté de l’article – au taux de TVA de l’article, séparée sur le reçu et le relevé. Règles de prix et remises quantité ne s’appliquent jamais à la consigne.
5. « Vides » montre le stock par type : les ventes avec consigne le réduisent, les retours au bar et à la caisse l’augmentent. Saisissez les livraisons avec « Entrée (livraison) », le retour au fournisseur avec « Retour fournisseur » et la casse avec « Correction ».
6. Comptez les vides avec l’inventaire : après « Démarrer l’inventaire », le tableau « Vides » apparaît sous les articles ; la clôture enregistre les écarts.