आइटम, स्टॉक और इन्वेंटरी

क्या कहाँ मिलेगा

• सब कुछ /admin में है: बाईं ओर सूची चुनें, फिर “उत्पाद और स्टॉक” समूह में सही पेज खोलें। रोज़ का काम WebApp या ऐप में “सेटिंग्स” → “एडमिन क्षेत्र”, समूह “उत्पाद और स्टॉक” (कंप्यूटर पर “एडमिन क्षेत्र” मेनू आइटम) में भी होता है: आइटम की कीमत, नाम और “बिक्री में”, “स्टॉक और इन्वेंटरी” और “खरीदारी सूची”।
• “आइटम”: सूची के सभी आइटम, मूल्य, श्रेणी और स्टॉक ट्रैकिंग के साथ। नए आइटम और बाकी सारी जानकारी यहीं संभाली जाती है।
• “स्टॉक और इन्वेंटरी”: स्टॉक, डिलीवरी, सुधार, इतिहास और इन्वेंटरी। “भंडारण स्थान”: कोल्ड रूम, तहखाना या बार के हिसाब से अलग स्टॉक। “भंडारण स्थान” सिर्फ़ प्रशासन में हैं।
• “खरीदारी सूची” और “आपूर्तिकर्ता और ऑर्डर”: क्या कम है, क्या दोबारा मँगाया जा रहा है और क्या आ चुका है। “आपूर्तिकर्ता और ऑर्डर” सिर्फ़ प्रशासन में है।
• किसी आइटम की «श्रेणी» छपाई भी तय करती है: «संचालन» → «रसीद प्रिंटर» और «ऑर्डर डिस्प्ले» में «केवल ये उत्पाद समूह (श्रेणियाँ)» से आप चुनते हैं कि ऑर्डर पर्चियाँ कहाँ जाएँ – जैसे खाना रसोई में, पेय बार पर। इसलिए एक श्रेणी हर जगह एक ही तरह लिखें।

आइटम बनाएँ

1. “उत्पाद और स्टॉक” → “आइटम” खोलें और तालिका के प्लस चिह्न से नया आइटम जोड़ें। नए आइटम सिर्फ़ प्रशासन में बनते हैं – जब तक सूची में अभी कोई आइटम न हो या आपके पास प्रशासन की पहुँच न हो; तब यह WebApp या ऐप के एडमिन क्षेत्र में भी हो सकता है।
2. “नाम” और “मूल्य” भरें – दोनों ज़रूरी हैं। “श्रेणी” में कोई भी नाम लिखें, जैसे “बीयर” या “सॉफ्ट ड्रिंक”; एक ही श्रेणी के आइटम साथ दिखते हैं।
3. वैकल्पिक: “जमा राशि”, “खरीद मूल्य” (इससे तालिका “मार्जिन” निकालती है), इकाई और आकार, वैट और प्रकार: पेय, भोजन या अन्य।
4. नाबालिगों की सुरक्षा के लिए “शराब” चुनें और ज़रूरत हो तो “न्यूनतम आयु” (16 से 21 वर्ष) तय करें। “क्रम” तय करता है कि आइटम कहाँ दिखे।
5. सहेजें। हटाया गया आइटम बुकिंग से गायब हो जाता है; पुरानी बुकिंग नहीं बदलतीं। प्रशासन में “बिक्री में” आइटम तालिका का एक कॉलम है।
6. रोज़मर्रा में कीमत, नाम और “बिक्री में” WebApp या ऐप में “सेटिंग्स” → “एडमिन क्षेत्र” → “उत्पाद” में भी बदले जा सकते हैं। “बिक्री में” बंद होने पर आइटम बिक गया माना जाता है: वह बुकिंग में और टीवी डिस्प्ले पर नहीं दिखता। वापस चालू करने से वह फिर दिखने लगता है।

उत्पाद का चित्र और आइकन

• हर उत्पाद बुकिंग, कियोस्क, काउंटर, QR ऑर्डर पेज और टीवी डिस्प्ले पर एक चित्र दिखाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से यह नाम या श्रेणी से मेल खाता आइकन होता है – "व्हीट बीयर" को बीयर ग्लास, "करीवुर्स्ट" को सॉसेज मिलता है।
• चित्र दिखें या नहीं, यह मालिक हर सूची के लिए तय करता है: /admin में „उत्पाद और स्टॉक“ → „आइटम“ में „आइटम चित्र दिखाएँ“ के निशान से। बंद होने पर ऐप, WebApp, कियोस्क, बार, QR ऑर्डर पेज और टीवी डिस्प्ले इस सूची के आइटम चित्र नहीं दिखाते; चित्र और आइकन आइटम की सेटिंग में बने रहते हैं।
• दूसरा आइकन या अपनी फ़ोटो "चित्र और आइकन" में चुनें: /admin में उत्पाद की पंक्ति के चित्र चिह्न से, WebApp या ऐप में उत्पाद फ़ॉर्म में। फ़ोन पर "फ़ोटो लें या चुनें" कैमरा या गैलरी खोलता है।
• JPG, PNG या WebP फ़ोटो, अधिकतम 5 MB – अपने आप घुमाई, छोटी और कम जगह में सहेजी जाती हैं। फ़ोटो आइकन से पहले दिखती है; "फ़ोटो हटाएँ" आइकन वापस लाता है, "स्वचालित" मेल खाता आइकन।
• बुकिंग में खोज के पास के दो चिह्नों से सूची और टाइल दृश्य बदलें; डिवाइस चुनाव याद रखता है। रसीदें और PDF चित्र नहीं दिखाते।
• फ़ोटो (जैसे ब्रांडेड उत्पादों की) की ज़िम्मेदारी क्लब की है – केवल वही चित्र इस्तेमाल करें जिनकी अनुमति है।

स्टॉक ट्रैक करें

1. आइटम खोलें और “स्टॉक ट्रैक करें” पर टिक लगाएँ।
2. “चेतावनी सीमा” में लिखें कि किस मात्रा से आइटम कम माना जाए।
3. शुरुआती स्टॉक को पहली डिलीवरी के रूप में दर्ज करें (अगला भाग देखें) या इन्वेंटरी से गिनें।
4. अब से सदस्य की हर बुकिंग स्टॉक से मात्रा घटाती है। स्टॉक हमेशा सभी गतिविधियों का योग है और सीधे बदला नहीं जा सकता।

डिलीवरी और सुधार दर्ज करें

1. “उत्पाद और स्टॉक” → “स्टॉक और इन्वेंटरी” खोलें। तालिका हर आइटम के लिए “स्टॉक”, “चेतावनी सीमा”, “खपत 28 दिन” और “चलेगा (दिन)” दिखाती है। यही पेज WebApp या ऐप के एडमिन क्षेत्र में भी है।
2. नया माल: पंक्ति में “डिलीवरी” (प्लस) पर क्लिक करें, आई हुई मात्रा डालें और फिर “डिलीवरी दर्ज करें”।
3. उसी विंडो में प्रति इकाई ख़रीद मूल्य पहले से आइटम के ख़रीद मूल्य से भरा होता है। डिलीवरी नोट में अलग मूल्य हो तो वही डालें: यह इस डिलीवरी के साथ सहेजा जाता है और ख़रीद बही व कैश बुक में दिखता है – भले ही आइटम का ख़रीद मूल्य बाद में बदल जाए।
4. टूट-फूट, कमी या गिनती की गलती: “सुधार” (माइनस) पर क्लिक करें, चिह्न के साथ मात्रा (जैसे -2) और कारण डालें – बिना कारण नहीं होगा। फिर “सुधार दर्ज करें”।
5. “इतिहास” में आइटम की हर गतिविधि समय, प्रकार (बुकिंग, डिलीवरी, सुधार, इन्वेंटरी, स्थानांतरण) और दर्ज करने वाले के साथ दिखती है।

इन्वेंटरी गिनें

1. “स्टॉक और इन्वेंटरी” में “इन्वेंटरी शुरू करें” पर क्लिक करें। सूची स्टॉक ट्रैकिंग वाले सभी आइटम और “अपेक्षित” में अनुमानित मात्रा दिखाती है।
2. माल गिनें और मात्राएँ “गिना गया” में डालें। “ड्राफ़्ट सहेजें” से आप रुककर बाद में आगे बढ़ सकते हैं।
3. “इन्वेंटरी पूरी करें” पर क्लिक करें। पुष्टि में दिखता है कि कितने आइटम गिने गए और कितनों में अंतर है।
4. पूरा करने पर अंतर इन्वेंटरी गतिविधियों के रूप में दर्ज होते हैं। जिन आइटम को आपने नहीं गिना, वे नहीं बदलते।
5. “इन्वेंटरी रद्द करें” गिनती छोड़ देता है और स्टॉक जैसा था वैसा रहता है। “पिछली इन्वेंटरी” में सभी गिनतियाँ “अंतर सहित”, “± मात्रा” और खरीद मूल्य पर अंतर के मूल्य के साथ हैं।

चेतावनियाँ और सेटिंग्स

• सेटिंग्स “स्टॉक और इन्वेंटरी” पेज पर “सेटिंग्स” में हैं।
• “खाली होने पर बुकिंग रोकें”: स्टॉक खत्म होते ही सदस्य उस आइटम को बुक नहीं कर सकते।
• “कम स्टॉक की चेतावनी”: आइटम सीमा से नीचे जाने पर चेतावनी मिलती है – चाहें तो “चेतावनी समाचार में डालें” और “चेतावनी ईमेल भेजें” आपकी चुनी हुई पते पर।
• हर आइटम तब तक सिर्फ़ एक चेतावनी भेजता है जब तक वह फिर से सीमा से ऊपर न आ जाए – जैसे किसी डिलीवरी के बाद।

खरीदारी सूची और दोबारा ऑर्डर

1. “उत्पाद और स्टॉक” → “खरीदारी सूची” खोलें। “स्टॉक और खपत से सुझाव” में सीमा से नीचे या जल्द खत्म होने वाले आइटम हैं; सुझाई मात्रा लगभग चार हफ़्ते की खपत के बराबर है। खरीदारी सूची WebApp या ऐप के एडमिन क्षेत्र में भी है।
2. सुझाव एक-एक करके जोड़ें या “सभी सुझाव जोड़ें” से सब। अपनी पंक्तियाँ किसी आइटम या मुक्त पाठ और “जोड़ें” से जोड़ें।
3. खरीदारी करते समय पंक्तियों पर टिक लगाएँ। अगर “टिक करने पर स्टॉक में डिलीवरी के रूप में बुक करें” चालू है, तो मात्रा सीधे स्टॉक में जाती है।
4. आपूर्तिकर्ताओं से ऑर्डर: “आपूर्तिकर्ता और ऑर्डर” में आपूर्तिकर्ता जोड़ें और हर आइटम का “डिफ़ॉल्ट आपूर्तिकर्ता” तय करें। “खरीदारी सूची से ऑर्डर करें” हर आपूर्तिकर्ता के लिए एक ऑर्डर बनाता है, जिसे आप PDF या ईमेल से भेजते हैं। आपूर्तिकर्ता और ऑर्डर सिर्फ़ प्रशासन में संभाले जाते हैं।
5. माल आने पर ऑर्डर में आई मात्राएँ जाँचें और “डिलीवरी बुक करें” पर क्लिक करें। “पूरे हुए हटाएँ” खरीदारी सूची साफ़ करता है।

भंडारण स्थान (वैकल्पिक)

• भंडारण स्थानों के बिना स्टॉक कुल के रूप में रखा जाता है। ज़्यादातर क्लबों के लिए यह काफ़ी है।
• “उत्पाद और स्टॉक” → “भंडारण स्थान” में “नया स्थान” से उदाहरण के लिए तहखाना और बार बनाएँ। “स्थान के अनुसार स्टॉक” दिखाता है कि क्या कहाँ है। यह सिर्फ़ प्रशासन में होता है।
• बिना स्थान वाली बुकिंग और डिलीवरी डिफ़ॉल्ट स्थान में गिनी जाती हैं। उसे “डिफ़ॉल्ट बनाएँ” से चुनें।
• “स्थानांतरित करें” माल को दो स्थानों के बीच ले जाता है; कुल स्टॉक वही रहता है। कोई स्थान तभी हटाया जा सकता है जब वहाँ कोई स्टॉक न बचा हो।

जमानत और खाली बोतलें

1. /admin में „उत्पाद और स्टॉक“ → „जमानत“ खोलें और „जमानत प्रकार“ में अपने प्रकार बनाएँ – जैसे वापसी योग्य बोतल 0.08 €, क्लिप ढक्कन वाली बोतल 0.15 €, एक बार की बोतल 0.25 €, क्रेट 1.50 € या कप। सुझाव केवल फ़ॉर्म भरते हैं; अपने-आप कुछ नहीं बनता।
2. „वस्तुएँ“ में हर वस्तु को उसका „जमानत प्रकार“ दें। राशि प्रकार से आती है; प्रकार पर बदलने पर वह तुरंत उसकी सभी वस्तुओं पर लागू होती है।
3. „सेटिंग्स“ में चालू करें कि जमानत कहाँ ली जाए: „अतिथि बिक्री पर जमानत लें“ (नकद बिक्री, कियोस्क पर अतिथि, नकद QR ऑर्डर) और „सदस्य खातों पर जमानत लें“। दोनों शुरू में बंद हैं; अलग-अलग समूह इसे „समूह और शुल्क“ में अलग तय कर सकते हैं।
4. जमानत हमेशा वस्तु के साथ अलग पंक्ति होती है – वस्तु की वैट दर से, रसीद और खाता विवरण में अलग दिखती है। मूल्य नियम और मात्रा छूट जमानत पर कभी लागू नहीं होते।
5. „खाली बोतलें“ हर प्रकार का स्टॉक दिखाती है: जमानत वाली बिक्री घटाती है, काउंटर और कैश पर वापसी बढ़ाती है। डिलीवरी „आवक (डिलीवरी)“ से, आपूर्तिकर्ता को वापसी „आपूर्तिकर्ता को वापसी“ से और टूट-फूट „सुधार“ से दर्ज करें।
6. खाली बोतलें इन्वेंटरी के साथ गिनें: „इन्वेंटरी शुरू करें“ के बाद वस्तुओं के नीचे „खाली बोतलें“ तालिका आती है; समापन अंतर दर्ज करता है।