Artigos, stock e inventário

Onde encontrar o quê

• Está tudo em /admin: escolha a lista à esquerda e depois a página certa no grupo «Produtos e stock». O dia a dia também se faz na WebApp ou na app em «Definições» → «Área admin», grupo «Sortido e stock» (no computador, a opção de menu «Área admin»): preço, nome e «À venda» dos artigos, «Stock e inventário» e «Lista de compras».
• «Artigos»: todos os artigos da lista com preço, categoria e controlo de stock. Artigos novos e todos os outros dados geram-se aqui.
• «Stock e inventário»: níveis de stock, entregas, correções, histórico e inventário. «Locais de armazém»: stock separado por câmara, cave ou balcão. «Locais de armazém» só existe na Administração.
• «Lista de compras» e «Fornecedores e encomendas»: o que falta, o que se volta a encomendar e o que foi entregue. «Fornecedores e encomendas» só existe na Administração.
• A «Categoria» de um artigo também orienta a impressão: em «Operação» → «Impressoras de talões» e «Ecrãs de pedidos» escolhe com «Só estes grupos de produtos (categorias)» para onde vão os talões de pedido – por exemplo, comida para a cozinha e bebidas para o balcão. Escreva por isso uma categoria sempre da mesma forma.

Criar um artigo

1. Abra «Produtos e stock» → «Artigos» e adicione um artigo novo com o símbolo mais da tabela. Os artigos novos só se criam na Administração – a não ser que a lista ainda não tenha nenhum artigo ou que não tenha acesso à Administração; nesse caso também é possível na área admin da WebApp ou da app.
2. Introduza «Nome» e «Preço» – ambos obrigatórios. Em «Categoria» escreva livremente um nome como «Cerveja» ou «Refrigerantes»; artigos com a mesma categoria aparecem juntos.
3. Opcional: «Tara», «Preço de compra» (a tabela calcula a partir dele a «Margem»), unidade e tamanho, IVA e o tipo Bebida, Comida ou Outros.
4. Para a proteção de menores marque «Álcool» e, se necessário, uma «Idade mínima» (dos 16 aos 21 anos). Com «Ordem» decide onde o artigo aparece.
5. Guarde. Um artigo eliminado desaparece dos registos; os registos anteriores ficam inalterados. Na Administração, «À venda» é uma coluna da tabela de artigos.
6. No dia a dia, preço, nome e «À venda» também se alteram na WebApp ou na app em «Definições» → «Área admin» → «Artigos». Com «À venda» desligado o artigo fica esgotado: deixa de aparecer ao registar e no ecrã de TV. Basta voltar a ligá-lo.

Imagem e ícone do artigo

• Cada artigo mostra uma imagem ao registar, no quiosque, no balcão, na página de pedido QR e no ecrã de TV. De origem é um ícone adequado ao nome ou à categoria: "Cerveja de trigo" recebe um copo de trigo, "Currywurst" uma salsicha.
• Se as imagens aparecem ou não é o proprietário que decide, por lista: em /admin, em «Produtos e stock» → «Artigos», com a caixa «Mostrar imagens dos artigos». Desligada, a app, a WebApp, o quiosque, o balcão, a página de pedido QR e o ecrã de TV não mostram imagens dos artigos desta lista; imagem e ícone ficam guardados na ficha do artigo.
• Outro ícone ou uma foto própria escolhem-se em "Imagem e ícone": em /admin com o símbolo de imagem na linha do artigo, na WebApp ou na app no formulário do artigo. No telemóvel, "Tirar ou escolher foto" abre a câmara ou a galeria.
• Fotos em JPG, PNG ou WebP até 5 MB: são rodadas, reduzidas e guardadas de forma compacta automaticamente. Uma foto tem prioridade sobre o ícone; "Remover foto" repõe o ícone, "Automático" o ícone adequado.
• Ao registar, alterne entre lista e mosaico com os dois símbolos junto à pesquisa; o dispositivo memoriza a escolha. Talões e PDF não mostram imagens.
• O clube é responsável pelas fotos, p. ex. de produtos de marca: usem apenas imagens que podem utilizar.

Controlar o stock

1. Abra o artigo e marque «Controlar stock».
2. Em «Limiar de aviso» indique a partir de que quantidade o artigo está a acabar.
3. Lance o stock inicial como primeira entrega (ver secção seguinte) ou conte-o com um inventário.
4. A partir de agora cada registo de um membro desconta a quantidade do stock. O stock é sempre a soma de todos os movimentos e não pode ser substituído diretamente.

Lançar entregas e correções

1. Abra «Produtos e stock» → «Stock e inventário». A tabela mostra por artigo «Stock», «Limiar de aviso», «Consumo 28 dias» e «Duração (dias)». A mesma página está na área admin da WebApp ou da app.
2. Mercadoria nova: clique na linha em «Entrega» (mais), introduza a quantidade entregue e depois «Lançar entrega».
3. Na mesma janela o preço de compra por unidade já vem preenchido com o do artigo. Se a guia de remessa indicar outro, introduza-o: fica guardado com esta entrega e aparece no livro de compras e no livro de caixa – mesmo que o preço de compra do artigo mude depois.
4. Quebras, perdas ou erros de contagem: clique em «Correção» (menos), introduza a quantidade com sinal (p. ex. -2) e um motivo – sem motivo não é possível. Depois «Lançar correção».
5. Em «Histórico» vê cada movimento do artigo com hora, tipo (registo, entrega, correção, inventário, transferência) e quem o lançou.

Fazer inventário

1. Em «Stock e inventário» clique em «Iniciar inventário». A lista mostra todos os artigos com controlo de stock e a quantidade esperada em «Previsto».
2. Conte a mercadoria e introduza as quantidades em «Contado». Com «Guardar rascunho» pode interromper e continuar mais tarde.
3. Clique em «Concluir inventário». A confirmação mostra quantos artigos foram contados e quantos têm diferença.
4. Ao concluir, as diferenças são lançadas como movimentos de inventário. Os artigos que não contou ficam inalterados.
5. «Cancelar inventário» descarta a contagem e o stock fica como estava. Em «Inventários anteriores» estão todas as contagens com «Com diferença», «± Quantidade» e o valor da diferença a preço de compra.

Avisos e definições

• As definições estão na página «Stock e inventário» em «Definições».
• «Bloquear registo quando esgotado»: quando o stock acaba, os membros deixam de poder registar o artigo.
• «Aviso de stock baixo»: quando um artigo desce abaixo do limiar há um aviso – à escolha «Publicar aviso nas novidades» e «Aviso por e-mail para» um endereço à sua escolha.
• Cada artigo envia apenas um aviso até voltar a ficar acima do limiar – por exemplo após uma entrega.

Lista de compras e nova encomenda

1. Abra «Produtos e stock» → «Lista de compras». Em «Sugestões com base no stock e consumo» estão os artigos abaixo do limiar ou a acabar em breve; a quantidade sugerida cobre cerca de quatro semanas de consumo. A lista de compras também existe na área admin da WebApp ou da app.
2. Adicione sugestões uma a uma ou todas com «Adicionar todas as sugestões». As suas próprias linhas adiciona com um artigo ou texto livre e «Adicionar».
3. Nas compras, marque as linhas. Se «Ao marcar, registar como entrega no stock» estiver ativo, a quantidade entra diretamente no stock.
4. Encomendar a fornecedores: em «Fornecedores e encomendas» registe os fornecedores e, por artigo, o «Fornecedor predefinido». «Encomendar da lista de compras» cria uma encomenda por fornecedor, que envia em PDF ou por e-mail. Fornecedores e encomendas só se gerem na Administração.
5. Quando a mercadoria chegar, verifique na encomenda as quantidades entregues e clique em «Registar entrega». «Remover concluídos» arruma a lista de compras.

Locais de armazém (opcional)

• Sem locais de armazém o stock é controlado como total. Para a maioria dos clubes chega.
• Em «Produtos e stock» → «Locais de armazém» crie com «Novo local», por exemplo, cave e balcão. «Stock por local» mostra o que está onde. Isto só é possível na Administração.
• Registos e entregas sem local contam para o local predefinido. Escolha-o com «Definir como predefinido».
• «Transferir» move mercadoria entre dois locais; o total mantém-se. Um local só pode ser eliminado quando já não houver stock nele.

Tara e vasilhame

1. Em /admin abre «Produtos e stock» → «Tara» e cria os teus tipos em «Tipos de tara» – por exemplo garrafa retornável 0,08 €, garrafa com tampa mecânica 0,15 €, garrafa descartável 0,25 €, grade 1,50 € ou copo. As sugestões só preenchem o formulário; nada é criado sozinho.
2. Atribui a cada artigo em «Artigos» o seu «Tipo de tara». O valor vem do tipo; se o mudares no tipo, aplica-se logo a todos os seus artigos.
3. Em «Definições» ativa onde a tara é cobrada: «Cobrar tara nas vendas a convidados» (venda em dinheiro, convidado no quiosque, encomenda QR em dinheiro) e «Cobrar tara nas contas dos sócios». Ambos começam desligados; cada grupo pode regular isto de outra forma em «Grupos e cobranças».
4. A tara é sempre uma linha própria junto ao artigo – com a taxa de IVA do artigo, separada no recibo e no extrato. Regras de preço e descontos de quantidade nunca se aplicam à tara.
5. «Vasilhame» mostra o stock por tipo: vendas com tara reduzem, devoluções no balcão e na caixa aumentam. Regista entregas com «Entrada (entrega)», a devolução ao fornecedor com «Devolução ao fornecedor» e quebras com «Correção».
6. Conta o vasilhame junto com o inventário: depois de «Iniciar inventário» aparece a tabela «Vasilhame» sob os artigos; o fecho regista as diferenças.