Prodotti, magazzino e inventario

Dove trovare cosa

• Tutto è in /admin: scegliete a sinistra la lista, poi la pagina giusta nel gruppo «Prodotti e magazzino». Le operazioni quotidiane si fanno anche nella WebApp o nell'app in «Impostazioni» → «Area admin», gruppo «Assortimento e magazzino» (sul computer la voce di menu «Area admin»): prezzo, nome e «In vendita» dei prodotti, «Magazzino e inventario» e «Lista della spesa».
• «Prodotti»: tutti i prodotti della lista con prezzo, categoria e gestione della giacenza. Nuovi prodotti e tutti gli altri dati si gestiscono qui.
• «Magazzino e inventario»: giacenze, consegne, correzioni, storico e inventario. «Ubicazioni»: giacenza separata per cella frigo, cantina o bancone. «Ubicazioni» esiste solo nell'Amministrazione.
• «Lista della spesa» e «Fornitori e ordini»: cosa manca, cosa si riordina e cosa è stato consegnato. «Fornitori e ordini» esiste solo nell'Amministrazione.
• La «Categoria» di un prodotto guida anche la stampa: in «Operatività» → «Stampanti scontrini» e «Display ordini» scegliete con «Solo questi gruppi di prodotti (categorie)» dove vanno le comande – ad esempio il cibo in cucina, le bevande al bancone. Scrivete quindi una categoria sempre allo stesso modo.

Creare un prodotto

1. Aprite «Prodotti e magazzino» → «Prodotti» e aggiungete un nuovo prodotto con il simbolo più della tabella. I nuovi prodotti si creano solo nell'Amministrazione – a meno che la lista non abbia ancora nessun prodotto o non abbiate accesso all'Amministrazione; in quel caso si può anche nell'area admin della WebApp o dell'app.
2. Inserite «Nome» e «Prezzo» – entrambi obbligatori. In «Categoria» scrivete liberamente un nome come «Birra» o «Bibite»; i prodotti con la stessa categoria stanno insieme.
3. Facoltativo: «Cauzione», «Prezzo d’acquisto» (da cui la tabella calcola il «Margine»), unità e formato, IVA e il tipo Bevanda, Cibo o Altro.
4. Per la tutela dei minori impostate «Alcol» e, se serve, un'«Età minima» (da 16 a 21 anni). Con «Ordine» decidete dove compare il prodotto.
5. Salvate. Un prodotto eliminato scompare dalle registrazioni; quelle precedenti restano invariate. Nell'Amministrazione «In vendita» è una colonna della tabella dei prodotti.
6. Nel quotidiano prezzo, nome e «In vendita» si cambiano anche nella WebApp o nell'app in «Impostazioni» → «Area admin» → «Prodotti». Con «In vendita» disattivato il prodotto è esaurito: non compare più nelle registrazioni né sullo schermo TV. Basta riattivarlo per farlo tornare.

Immagine e icona del prodotto

• Ogni prodotto mostra un'immagine durante la registrazione, al chiosco, al banco, nella pagina d'ordine QR e sullo schermo TV. Di serie è un'icona adatta al nome o alla categoria: "Birra di frumento" riceve un bicchiere da weizen, "Currywurst" una salsiccia.
• Se le immagini compaiono o no lo decide il titolare per ogni lista: in /admin su «Prodotti e magazzino» → «Prodotti» con la spunta «Mostra immagini degli articoli». Se è disattivata, app, WebApp, chiosco, bancone, pagina d'ordine QR e schermo TV non mostrano immagini dei prodotti di questa lista; immagine e icona restano nella scheda del prodotto.
• Un'altra icona o una foto propria si sceglie in "Immagine e icona": in /admin con il simbolo immagine nella riga del prodotto, nella WebApp o nell'app nel modulo del prodotto. Sul telefono "Scatta o scegli foto" apre fotocamera o galleria.
• Foto in JPG, PNG o WebP fino a 5 MB: vengono ruotate, ridimensionate e salvate in modo compatto automaticamente. Una foto ha la precedenza sull'icona; "Rimuovi foto" riporta l'icona, "Automatica" l'icona adatta.
• Durante la registrazione si passa tra elenco e riquadri con i due simboli accanto alla ricerca; il dispositivo ricorda la scelta. Scontrini e PDF non mostrano immagini.
• Il club è responsabile delle foto, ad es. di prodotti di marca: usate solo immagini che potete utilizzare.

Tenere la giacenza

1. Aprite il prodotto e mettete la spunta su «Traccia giacenza».
2. In «Soglia di avviso» indicate da quale quantità il prodotto è in esaurimento.
3. Registrate la giacenza iniziale come prima consegna (vedi sezione successiva) oppure contatela con un inventario.
4. Da ora ogni registrazione di un socio scala la quantità dalla giacenza. La giacenza è sempre la somma di tutti i movimenti e non si può sovrascrivere direttamente.

Registrare consegne e correzioni

1. Aprite «Prodotti e magazzino» → «Magazzino e inventario». La tabella mostra per prodotto «Giacenza», «Soglia di avviso», «Consumo 28 giorni» e «Durata (giorni)». La stessa pagina si trova nell'area admin della WebApp o dell'app.
2. Merce nuova: cliccate nella riga su «Consegna» (più), inserite la quantità consegnata e poi «Registra consegna».
3. Nella stessa finestra il prezzo d'acquisto unitario è già compilato con quello del prodotto. Se la bolla riporta un altro prezzo, inseritelo: viene registrato con questa consegna e compare nel libro acquisti e nel libro cassa – anche se il prezzo d'acquisto del prodotto cambia in seguito.
4. Rotture, cali o errori di conteggio: cliccate su «Correzione» (meno), inserite la quantità con il segno (es. -2) e un motivo – senza motivo non si può. Poi «Registra correzione».
5. In «Storico» vedete ogni movimento del prodotto con ora, tipo (registrazione, consegna, correzione, inventario, trasferimento) e chi l'ha registrato.

Fare l'inventario

1. In «Magazzino e inventario» cliccate su «Avvia l’inventario». L'elenco mostra tutti i prodotti con giacenza e la quantità prevista in «Atteso».
2. Contate la merce e inserite le quantità in «Contato». Con «Salva bozza» potete interrompere e continuare più tardi.
3. Cliccate su «Completa l’inventario». La richiesta mostra quanti prodotti sono stati contati e quanti hanno una differenza.
4. Alla chiusura le differenze vengono registrate come movimenti di inventario. I prodotti non contati restano invariati.
5. «Annulla l’inventario» scarta il conteggio e la giacenza resta com'era. In «Inventari passati» trovate tutti i conteggi con «Con differenza», «± Quantità» e il valore della differenza al prezzo d'acquisto.

Avvisi e impostazioni

• Le impostazioni si trovano nella pagina «Magazzino e inventario» sotto «Impostazioni».
• «Blocca la registrazione a giacenza esaurita»: finita la giacenza, i soci non possono più registrare il prodotto.
• «Avviso di scorta minima»: quando un prodotto scende sotto la soglia arriva un avviso – a scelta «Pubblica l’avviso nelle notizie» e «Avviso via e-mail a» un indirizzo a vostra scelta.
• Ogni prodotto invia un solo avviso finché non torna sopra la soglia – per esempio dopo una consegna.

Lista della spesa e riordino

1. Aprite «Prodotti e magazzino» → «Lista della spesa». In «Suggerimenti da giacenza e consumo» ci sono i prodotti sotto la soglia o in esaurimento; la quantità suggerita copre circa quattro settimane di consumo. La lista della spesa c'è anche nell'area admin della WebApp o dell'app.
2. Accettate i singoli suggerimenti oppure tutti con «Accetta tutti i suggerimenti». Le vostre voci le aggiungete con un prodotto o testo libero e «Aggiungi».
3. Durante gli acquisti spuntate le voci. Se è attivo «Spuntando, registra come consegna in magazzino», la quantità va direttamente in giacenza.
4. Ordinare ai fornitori: in «Fornitori e ordini» inserite i fornitori e per prodotto il «Fornitore predefinito». «Ordina dalla lista della spesa» crea un ordine per fornitore, da inviare in PDF o via e-mail. Fornitori e ordini si gestiscono solo nell'Amministrazione.
5. Quando arriva la merce, controllate nell'ordine le quantità consegnate e cliccate su «Registra consegna». «Rimuovi completati» riordina la lista della spesa.

Ubicazioni (facoltativo)

• Senza ubicazioni la giacenza è tenuta come totale. Per la maggior parte delle associazioni basta.
• In «Prodotti e magazzino» → «Ubicazioni» create con «Nuova ubicazione» per esempio cantina e bancone. «Giacenza per ubicazione» mostra cosa si trova dove. Questo si fa solo nell'Amministrazione.
• Registrazioni e consegne senza ubicazione contano per l'ubicazione predefinita. La scegliete con «Imposta come predefinita».
• «Trasferisci» sposta merce tra due ubicazioni; il totale resta uguale. Un'ubicazione si può eliminare solo quando lì non c'è più giacenza.

Cauzione e vuoti

1. In /admin apri «Prodotti e magazzino» → «Cauzione» e crea i tuoi tipi in «Tipi di cauzione» – ad esempio bottiglia a rendere 0,08 €, bottiglia con tappo meccanico 0,15 €, bottiglia a perdere 0,25 €, cassa 1,50 € o bicchiere. I suggerimenti compilano solo il modulo; nulla viene creato da solo.
2. Assegna a ogni articolo in «Articoli» il suo «Tipo di cauzione». L’importo viene dal tipo; se lo cambi sul tipo, vale subito per tutti i suoi articoli.
3. In «Impostazioni» attiva dove si addebita la cauzione: «Addebita la cauzione nelle vendite agli ospiti» (vendita in contanti, ospite al chiosco, ordine QR in contanti) e «Addebita la cauzione sui conti dei soci». All’inizio sono disattivati; i singoli gruppi possono regolarlo diversamente in «Gruppi e ripartizioni».
4. La cauzione è sempre una riga a parte accanto all’articolo – con l’aliquota IVA dell’articolo, separata su scontrino ed estratto conto. Regole di prezzo e sconti quantità non si applicano mai alla cauzione.
5. «Vuoti» mostra la giacenza per tipo: le vendite con cauzione la riducono, i resi al banco e in cassa la aumentano. Registra le consegne con «Arrivo (consegna)», il reso al fornitore con «Reso al fornitore» e le rotture con «Correzione».
6. Conta i vuoti insieme all’inventario: dopo «Avvia l’inventario» sotto gli articoli compare la tabella «Vuoti»; la chiusura registra le differenze.