Товары, склад и инвентаризация

Где что находится

• Всё находится в /admin: выберите слева список, затем нужную страницу в группе «Ассортимент и склад». Повседневные дела можно вести и в WebApp или приложении: «Настройки» → «Админ-раздел», группа «Ассортимент и склад» (на компьютере — пункт меню «Админ-раздел»): цена, название и «В продаже» товаров, «Склад и инвентаризация» и «Список покупок».
• «Товары»: все товары списка с ценой, категорией и учётом остатков. Новые товары и все остальные данные ведутся здесь.
• «Склад и инвентаризация»: остатки, поставки, корректировки, история и инвентаризация. «Места хранения»: остатки отдельно по холодильной камере, подвалу или стойке. «Места хранения» есть только в «Управлении».
• «Список покупок» и «Поставщики и заказы»: чего не хватает, что дозаказывается и что уже поставлено. «Поставщики и заказы» есть только в «Управлении».
• «Категория» товара управляет и печатью: в «Работа» → «Чековые принтеры» и «Экраны заказов» с помощью «Только эти группы товаров (категории)» вы выбираете, куда идут чеки заказов – например, еда на кухню, напитки на стойку. Поэтому пишите категорию везде одинаково.

Создать товар

1. Откройте «Ассортимент и склад» → «Товары» и добавьте новый товар значком плюса в таблице. Новые товары создаются только в «Управлении» – если только в списке ещё нет ни одного товара или у вас нет доступа к «Управлению»; тогда это можно сделать и в админ-разделе WebApp или приложения.
2. Укажите «Имя» и «Цена» – оба поля обязательны. В поле «Категория» впишите любое название, например «Пиво» или «Лимонады»; товары одной категории стоят вместе.
3. По желанию: «Залог», «Закупочная цена» (по ней таблица считает «Маржа»), единица и объём, НДС и вид: Напиток, Еда или Прочее.
4. Для защиты несовершеннолетних отметьте «Алкоголь» и при необходимости «Минимальный возраст» (от 16 до 21 года). «Порядок» определяет, где стоит товар.
5. Сохраните. Удалённый товар исчезает из записи, прежние записи остаются без изменений. В «Управлении» «В продаже» — это столбец в таблице товаров.
6. В повседневной работе цену, название и «В продаже» можно менять и в WebApp или приложении: «Настройки» → «Админ-раздел» → «Товары». Если «В продаже» выключено, товар считается распроданным: он больше не появляется при записи и на ТВ-экране. Чтобы вернуть его, достаточно снова включить переключатель.

Фото и значок товара

• Каждый товар показывает изображение при записи, в киоске, у стойки, на странице QR-заказа и на ТВ-экране. По умолчанию это значок, подходящий к названию или категории: «Пшеничное пиво» получает бокал, «Карривурст» — сосиску.
• Показывать ли изображения вообще, решает владелец для каждого списка: в /admin в разделе «Ассортимент и склад» → «Товары» флажком «Показывать изображения товаров». Если он снят, приложение, WebApp, киоск, стойка, страница QR-заказа и ТВ-экран не показывают изображения товаров этого списка; фото и значок остаются в карточке товара.
• Другой значок или собственное фото выбираются в разделе «Фото и значок»: в /admin через символ изображения в строке товара, в WebApp или приложении — в форме товара. На телефоне «Сделать или выбрать фото» открывает камеру или галерею.
• Фото в JPG, PNG или WebP до 5 МБ автоматически поворачиваются, уменьшаются и компактно сохраняются. Фото имеет приоритет над значком; «Удалить фото» возвращает значок, «Автоматически» — подходящий значок.
• При записи переключайтесь между списком и плитками двумя символами рядом с поиском; устройство запоминает выбор. Чеки и PDF изображений не показывают.
• За фотографии, например фирменных товаров, отвечает клуб — используйте только изображения, на которые у вас есть права.

Вести учёт остатков

1. Откройте товар и поставьте галочку «Вести учёт остатков».
2. В поле «Порог предупреждения» укажите, с какого количества товар заканчивается.
3. Проведите начальный остаток как первую поставку (см. следующий раздел) или посчитайте его инвентаризацией.
4. Теперь каждая запись участника списывает количество с остатка. Остаток – всегда сумма всех движений, напрямую его перезаписать нельзя.

Проводить поставки и корректировки

1. Откройте «Ассортимент и склад» → «Склад и инвентаризация». Таблица показывает по каждому товару «Остаток», «Порог предупреждения», «Расход за 28 дней» и «Хватит на (дней)». Та же страница есть в админ-разделе WebApp или приложения.
2. Новый товар: нажмите в строке «Поставка» (плюс), введите поставленное количество и затем «Провести поставку».
3. В том же окне закупочная цена за единицу уже подставлена из карточки товара. Если в накладной другая, введите её: она сохраняется с этой поставкой и попадает в книгу закупок и кассовую книгу – даже если закупочная цена товара позже изменится.
4. Бой, недостача или ошибка подсчёта: нажмите «Корректировка» (минус), введите количество со знаком (например, -2) и причину – без причины нельзя. Затем «Провести корректировку».
5. В «История» видно каждое движение товара со временем, видом (запись, поставка, корректировка, инвентаризация, перемещение) и тем, кто его провёл.

Провести инвентаризацию

1. В «Склад и инвентаризация» нажмите «Начать инвентаризацию». Список показывает все товары с учётом остатков и ожидаемое количество в колонке «Ожидается».
2. Посчитайте товар и введите количества в «Подсчитано». Кнопкой «Сохранить черновик» можно прерваться и продолжить позже.
3. Нажмите «Завершить инвентаризацию». Запрос покажет, сколько товаров посчитано и у скольких есть расхождение.
4. После завершения расхождения проводятся как движения инвентаризации. Непосчитанные товары остаются без изменений.
5. «Прервать инвентаризацию» отменяет подсчёт, остаток остаётся прежним. В «Прошлые инвентаризации» – все подсчёты с колонками «С разницей», «± Количество» и стоимостью расхождения по закупочной цене.

Предупреждения и настройки

• Настройки находятся на странице «Склад и инвентаризация» в разделе «Настройки».
• «Запретить продажу при нулевом остатке»: когда остаток закончился, участники больше не могут записать товар.
• «Предупреждение о низком остатке»: когда товар опускается ниже порога, приходит предупреждение – по выбору «Публиковать предупреждение в новостях» и «Предупреждение по эл. почте на» любой адрес.
• Каждый товар присылает только одно предупреждение, пока снова не окажется выше порога – например, после поставки.

Список покупок и дозаказ

1. Откройте «Ассортимент и склад» → «Список покупок». В «Предложения по остаткам и расходу» – товары ниже порога или скоро заканчивающиеся; предложенное количество покрывает примерно четыре недели расхода. Список покупок есть и в админ-разделе WebApp или приложения.
2. Добавляйте предложения по одному или все сразу кнопкой «Добавить все предложения». Свои позиции добавляются через товар или свободный текст и «Добавить».
3. При покупке отмечайте позиции. Если включено «При отметке оприходовать как поставку», количество сразу попадает в остаток.
4. Заказ у поставщиков: в «Поставщики и заказы» внесите поставщиков и для каждого товара «Поставщик по умолчанию». «Заказать из списка покупок» создаёт по заказу на поставщика, его можно отправить в PDF или по эл. почте. Поставщики и заказы ведутся только в «Управлении».
5. Когда товар пришёл, проверьте в заказе поставленные количества и нажмите «Оприходовать поставку». «Убрать выполненные» наводит порядок в списке покупок.

Места хранения (по желанию)

• Без мест хранения остаток ведётся общим итогом. Большинству клубов этого достаточно.
• В «Ассортимент и склад» → «Места хранения» создайте кнопкой «Новое место», например, подвал и стойку. «Остаток по местам» показывает, что где лежит. Это возможно только в «Управлении».
• Записи и поставки без места хранения относятся к основному месту. Выберите его кнопкой «Сделать основным».
• «Переместить» переносит товар между двумя местами; общий остаток не меняется. Удалить место можно, только когда в нём не осталось товара.

Залог и тара

1. В /admin открой «Ассортимент и склад» → «Залог» и создай виды в разделе «Виды залога» – например многоразовая бутылка 0,08 €, бугельная бутылка 0,15 €, одноразовая бутылка 0,25 €, ящик 1,50 € или стакан. Предложения только заполняют форму; сами ничего не создают.
2. Назначь каждому товару в разделе «Товары» его «Вид залога». Сумма берётся из вида; если изменить её у вида, она сразу действует для всех его товаров.
3. В «Настройках» включи, где начисляется залог: «Начислять залог при продаже гостям» (продажа за наличные, гость в киоске, QR-заказ за наличные) и «Начислять залог на счета участников». Оба сначала выключены; отдельные группы могут настроить это иначе в «Группы и сборы».
4. Залог всегда отдельная строка рядом с товаром – по ставке НДС товара, отдельно в чеке и выписке. Ценовые правила и скидки за количество на залог не действуют.
5. «Тара» показывает остаток по видам: продажи с залогом уменьшают его, возвраты на стойке и в кассе увеличивают. Поставки отмечай как «Поступление (поставка)», сдачу поставщику – «Возврат поставщику», бой – «Корректировка».
6. Тару считай вместе с инвентаризацией: после «Начать инвентаризацию» под товарами появляется таблица «Тара»; завершение проводит разницы.