Είδη, απόθεμα και απογραφή

Πού θα βρείτε τι

• Όλα βρίσκονται στο /admin: επιλέξτε αριστερά τη λίστα και μετά τη σωστή σελίδα στην ομάδα «Προϊόντα & απόθεμα». Η καθημερινή δουλειά γίνεται και στο WebApp ή στην εφαρμογή στο «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin», ομάδα «Προϊόντα & απόθεμα» (στον υπολογιστή το στοιχείο μενού «Περιοχή admin»): τιμή, όνομα και «Σε πώληση» των ειδών, «Αποθήκη και απογραφή» και «Λίστα αγορών».
• «Είδη»: όλα τα είδη της λίστας με τιμή, κατηγορία και παρακολούθηση αποθέματος. Νέα είδη και όλα τα υπόλοιπα στοιχεία τα διαχειρίζεστε εδώ.
• «Απόθεμα & απογραφή»: αποθέματα, παραδόσεις, διορθώσεις, ιστορικό και απογραφή. «Θέσεις αποθήκευσης»: απόθεμα χωριστά για ψυγείο, κελάρι ή μπαρ. Οι «Θέσεις αποθήκευσης» υπάρχουν μόνο στη Διαχείριση.
• «Λίστα αγορών» και «Προμηθευτές & παραγγελίες»: τι λείπει, τι παραγγέλνεται ξανά και τι παραδόθηκε. Το «Προμηθευτές & παραγγελίες» υπάρχει μόνο στη Διαχείριση.
• Η «Κατηγορία» ενός είδους καθορίζει και την εκτύπωση: στη «Λειτουργία» → «Εκτυπωτές αποδείξεων» και «Οθόνες παραγγελιών» επιλέγετε με το «Μόνο αυτές οι ομάδες προϊόντων (κατηγορίες)» πού πηγαίνουν τα δελτία παραγγελίας – π.χ. το φαγητό στην κουζίνα, τα ποτά στο μπαρ. Γράφετε λοιπόν μια κατηγορία παντού με τον ίδιο τρόπο.

Δημιουργία είδους

1. Ανοίξτε «Προϊόντα & απόθεμα» → «Είδη» και προσθέστε νέο είδος με το σύμβολο συν του πίνακα. Νέα είδη δημιουργούνται μόνο στη Διαχείριση – εκτός αν η λίστα δεν έχει ακόμη κανένα είδος ή δεν έχετε πρόσβαση στη Διαχείριση· τότε γίνεται και στην περιοχή admin του WebApp ή της εφαρμογής.
2. Συμπληρώστε «Όνομα» και «Τιμή» – και τα δύο είναι υποχρεωτικά. Στην «Κατηγορία» γράψτε ελεύθερα ένα όνομα όπως «Μπύρα» ή «Αναψυκτικά»· τα είδη με την ίδια κατηγορία εμφανίζονται μαζί.
3. Προαιρετικά: «Εγγύηση», «Τιμή αγοράς» (από αυτήν ο πίνακας υπολογίζει το «Περιθώριο»), μονάδα και μέγεθος, ΦΠΑ και το είδος Ποτό, Φαγητό ή Άλλο.
4. Για την προστασία ανηλίκων ορίστε «Αλκοόλ» και, αν χρειάζεται, «Ελάχιστη ηλικία» (από 16 έως 21 ετών). Με τη «Σειρά» ορίζετε πού εμφανίζεται το είδος.
5. Αποθηκεύστε. Ένα διαγραμμένο είδος εξαφανίζεται από τις καταχωρίσεις· οι προηγούμενες καταχωρίσεις μένουν αμετάβλητες. Στη Διαχείριση το «Σε πώληση» είναι στήλη στον πίνακα των ειδών.
6. Στην καθημερινότητα τιμή, όνομα και «Σε πώληση» αλλάζουν και στο WebApp ή στην εφαρμογή στο «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Προϊόντα». Με το «Σε πώληση» απενεργοποιημένο το είδος θεωρείται εξαντλημένο: δεν εμφανίζεται πια στην καταχώριση ούτε στην οθόνη TV. Αρκεί να το ενεργοποιήσετε ξανά.

Εικόνα και εικονίδιο είδους

• Κάθε είδος δείχνει μια εικόνα κατά την καταχώριση, στο κιόσκι, στον πάγκο, στη σελίδα παραγγελίας QR και στην οθόνη TV. Από προεπιλογή είναι ένα εικονίδιο που ταιριάζει στο όνομα ή στην κατηγορία – η «Μπύρα σίτου» παίρνει ποτήρι μπύρας, το «Currywurst» ένα λουκάνικο.
• Αν εμφανίζονται καθόλου εικόνες το ορίζει ο ιδιοκτήτης ανά λίστα: στο /admin στο «Προϊόντα & απόθεμα» → «Είδη» με την επιλογή «Εμφάνιση εικόνων προϊόντων». Αν είναι απενεργοποιημένη, εφαρμογή, WebApp, κιόσκι, μπαρ, σελίδα παραγγελίας QR και οθόνη TV δεν δείχνουν εικόνες ειδών αυτής της λίστας· εικόνα και εικονίδιο παραμένουν στα στοιχεία του είδους.
• Άλλο εικονίδιο ή δική σας φωτογραφία επιλέγετε στο «Εικόνα & εικονίδιο»: στο /admin με το σύμβολο εικόνας στη γραμμή του είδους, στο WebApp ή στην εφαρμογή στη φόρμα του είδους. Στο κινητό το «Λήψη ή επιλογή φωτογραφίας» ανοίγει κάμερα ή συλλογή.
• Φωτογραφίες JPG, PNG ή WebP έως 5 MB: περιστρέφονται, σμικρύνονται και αποθηκεύονται συμπαγώς αυτόματα. Η φωτογραφία έχει προτεραιότητα έναντι του εικονιδίου· η «Αφαίρεση φωτογραφίας» επαναφέρει το εικονίδιο, το «Αυτόματο» το κατάλληλο εικονίδιο.
• Κατά την καταχώριση εναλλάσσετε λίστα και πλακίδια με τα δύο σύμβολα δίπλα στην αναζήτηση· η συσκευή θυμάται την επιλογή. Οι αποδείξεις και τα PDF δεν δείχνουν εικόνες.
• Ο σύλλογος ευθύνεται για τις φωτογραφίες, π.χ. επώνυμων προϊόντων – χρησιμοποιείτε μόνο εικόνες που επιτρέπεται.

Παρακολούθηση αποθέματος

1. Ανοίξτε το είδος και τσεκάρετε «Παρακολούθηση αποθέματος».
2. Στο «Όριο προειδοποίησης» δηλώστε από ποια ποσότητα το είδος λιγοστεύει.
3. Καταχωρίστε το αρχικό απόθεμα ως πρώτη παράδοση (βλ. επόμενη ενότητα) ή μετρήστε το με απογραφή.
4. Από εδώ και πέρα κάθε καταχώριση μέλους αφαιρεί την ποσότητα από το απόθεμα. Το απόθεμα είναι πάντα το άθροισμα όλων των κινήσεων και δεν αντικαθίσταται απευθείας.

Καταχώριση παραδόσεων και διορθώσεων

1. Ανοίξτε «Προϊόντα & απόθεμα» → «Απόθεμα & απογραφή». Ο πίνακας δείχνει ανά είδος «Απόθεμα», «Όριο προειδοποίησης», «Κατανάλωση 28 ημερών» και «Επαρκεί (ημέρες)». Την ίδια σελίδα θα βρείτε στην περιοχή admin του WebApp ή της εφαρμογής.
2. Νέο εμπόρευμα: πατήστε στη γραμμή «Παράδοση» (συν), δώστε την ποσότητα που παραδόθηκε και μετά «Καταχώριση παράδοσης».
3. Στο ίδιο παράθυρο η τιμή αγοράς ανά μονάδα είναι ήδη συμπληρωμένη με αυτή του είδους. Αν το δελτίο αποστολής γράφει άλλη, πληκτρολογήστε την: αποθηκεύεται με αυτή την παράδοση και εμφανίζεται στο βιβλίο αγορών και στο βιβλίο ταμείου – ακόμη κι αν η τιμή αγοράς του είδους αλλάξει αργότερα.
4. Σπασίματα, απώλειες ή λάθη μέτρησης: πατήστε «Διόρθωση» (πλην), δώστε την ποσότητα με πρόσημο (π.χ. -2) και αιτία – χωρίς αιτία δεν γίνεται. Μετά «Καταχώριση διόρθωσης».
5. Στο «Ιστορικό» βλέπετε κάθε κίνηση του είδους με ώρα, τύπο (καταχώριση, παράδοση, διόρθωση, απογραφή, μεταφορά) και ποιος την έκανε.

Απογραφή

1. Στο «Απόθεμα & απογραφή» πατήστε «Έναρξη απογραφής». Η λίστα δείχνει όλα τα είδη με παρακολούθηση αποθέματος και την αναμενόμενη ποσότητα στο «Αναμενόμενο».
2. Μετρήστε το εμπόρευμα και γράψτε τις ποσότητες στο «Μετρημένο». Με «Αποθήκευση πρόχειρου» μπορείτε να διακόψετε και να συνεχίσετε αργότερα.
3. Πατήστε «Ολοκλήρωση απογραφής». Η ερώτηση δείχνει πόσα είδη μετρήθηκαν και πόσα έχουν διαφορά.
4. Με την ολοκλήρωση οι διαφορές καταχωρίζονται ως κινήσεις απογραφής. Τα είδη που δεν μετρήσατε μένουν αμετάβλητα.
5. Η «Ακύρωση απογραφής» απορρίπτει τη μέτρηση και το απόθεμα μένει όπως ήταν. Στις «Προηγούμενες απογραφές» βρίσκονται όλες οι μετρήσεις με «Με διαφορά», «± Ποσότητα» και την αξία της διαφοράς σε τιμή αγοράς.

Προειδοποιήσεις και ρυθμίσεις

• Οι ρυθμίσεις βρίσκονται στη σελίδα «Απόθεμα & απογραφή» στις «Ρυθμίσεις».
• «Φραγή καταχώρισης όταν εξαντληθεί»: όταν τελειώσει το απόθεμα, τα μέλη δεν μπορούν πια να καταχωρίσουν το είδος.
• «Προειδοποίηση χαμηλού αποθέματος»: όταν ένα είδος πέσει κάτω από το όριο, έρχεται προειδοποίηση – κατ' επιλογή «Δημοσίευση προειδοποίησης στα νέα» και «Email προειδοποίησης προς» μια διεύθυνση της επιλογής σας.
• Κάθε είδος στέλνει μόνο μία προειδοποίηση μέχρι να ξαναβρεθεί πάνω από το όριο – π.χ. μετά από μια παράδοση.

Λίστα αγορών και αναπαραγγελία

1. Ανοίξτε «Προϊόντα & απόθεμα» → «Λίστα αγορών». Στις «Προτάσεις από απόθεμα και κατανάλωση» είναι τα είδη κάτω από το όριο ή που τελειώνουν σύντομα· η προτεινόμενη ποσότητα καλύπτει περίπου τέσσερις εβδομάδες κατανάλωσης. Η λίστα αγορών υπάρχει και στην περιοχή admin του WebApp ή της εφαρμογής.
2. Προσθέστε μεμονωμένες προτάσεις ή όλες με «Προσθήκη όλων των προτάσεων». Δικές σας γραμμές προσθέτετε με ένα είδος ή ελεύθερο κείμενο και «Προσθήκη».
3. Στα ψώνια τσεκάρετε τις γραμμές. Αν είναι ενεργό το «Με το τσεκάρισμα, καταχώριση ως παραλαβή στην αποθήκη», η ποσότητα μπαίνει απευθείας στο απόθεμα.
4. Παραγγελία σε προμηθευτές: στο «Προμηθευτές & παραγγελίες» καταχωρίστε τους προμηθευτές και ανά είδος το πεδίο «Προεπιλεγμένος προμηθευτής». Η «Παραγγελία από λίστα αγορών» δημιουργεί μία παραγγελία ανά προμηθευτή, που τη στέλνετε ως PDF ή με email. Προμηθευτές και παραγγελίες διαχειρίζεστε μόνο στη Διαχείριση.
5. Όταν φτάσει το εμπόρευμα, ελέγξτε στην παραγγελία τις ποσότητες και πατήστε «Καταχώρηση παράδοσης». Η «Αφαίρεση ολοκληρωμένων» τακτοποιεί τη λίστα αγορών.

Θέσεις αποθήκευσης (προαιρετικά)

• Χωρίς θέσεις αποθήκευσης το απόθεμα τηρείται συνολικά. Για τους περισσότερους συλλόγους αρκεί.
• Στο «Προϊόντα & απόθεμα» → «Θέσεις αποθήκευσης» δημιουργήστε με «Νέα θέση» π.χ. κελάρι και μπαρ. Το «Απόθεμα ανά θέση» δείχνει τι βρίσκεται πού. Αυτό γίνεται μόνο στη Διαχείριση.
• Καταχωρίσεις και παραδόσεις χωρίς θέση μετρούν στην προεπιλεγμένη θέση. Την επιλέγετε με «Ορισμός ως προεπιλογή».
• Η «Μεταφορά» μετακινεί εμπόρευμα ανάμεσα σε δύο θέσεις· το σύνολο μένει ίδιο. Μια θέση διαγράφεται μόνο όταν δεν έχει πια απόθεμα.

Εγγύηση και κενά

1. Στο /admin άνοιξε «Προϊόντα & απόθεμα» → «Εγγύηση» και δημιούργησε τα είδη σου στο «Είδη εγγύησης» – π.χ. επιστρεφόμενο μπουκάλι 0,08 €, μπουκάλι με κλιπ 0,15 €, μπουκάλι μιας χρήσης 0,25 €, κιβώτιο 1,50 € ή ποτήρι. Οι προτάσεις απλώς συμπληρώνουν τη φόρμα· τίποτα δεν δημιουργείται μόνο του.
2. Δώσε σε κάθε είδος στο «Είδη» το «Είδος εγγύησης». Το ποσό έρχεται από το είδος εγγύησης· αν το αλλάξεις εκεί, ισχύει αμέσως για όλα τα είδη του.
3. Στις «Ρυθμίσεις» ενεργοποίησε πού χρεώνεται εγγύηση: «Χρέωση εγγύησης στις πωλήσεις σε επισκέπτες» (πώληση μετρητοίς, επισκέπτης στο κιόσκι, παραγγελία QR μετρητοίς) και «Χρέωση εγγύησης στους λογαριασμούς μελών». Και τα δύο είναι αρχικά ανενεργά· οι ομάδες μπορούν να το ρυθμίσουν αλλιώς στο «Ομάδες & χρεώσεις».
4. Η εγγύηση είναι πάντα ξεχωριστή γραμμή δίπλα στο είδος – με τον συντελεστή ΦΠΑ του είδους, χωριστά στην απόδειξη και στο αντίγραφο κίνησης. Κανόνες τιμής και εκπτώσεις ποσότητας δεν εφαρμόζονται ποτέ στην εγγύηση.
5. Τα «Κενά» δείχνουν το απόθεμα ανά είδος: οι πωλήσεις με εγγύηση το μειώνουν, οι επιστροφές στο μπαρ και στο ταμείο το αυξάνουν. Κατέγραψε παραδόσεις με «Παραλαβή (παράδοση)», την επιστροφή στον προμηθευτή με «Επιστροφή στον προμηθευτή» και τα σπασμένα με «Διόρθωση».
6. Μέτρα τα κενά μαζί με την απογραφή: μετά την «Έναρξη απογραφής» εμφανίζεται κάτω από τα είδη ο πίνακας «Κενά»· το κλείσιμο καταχωρίζει τις διαφορές.