Artículos, stock e inventario

Dónde está cada cosa

• Todo está en /admin: elija la lista a la izquierda y luego la página adecuada en el grupo «Productos y stock». El trabajo diario también se hace en la WebApp o la app en «Ajustes» → «Área admin», grupo «Surtido y almacén» (en el ordenador, la opción de menú «Área admin»): precio, nombre y «En venta» de los artículos, «Almacén e inventario» y «Lista de la compra».
• «Artículos»: todos los artículos de la lista con precio, categoría y control de stock. Los artículos nuevos y todos los demás datos se gestionan aquí.
• «Stock e inventario»: existencias, entregas, correcciones, historial e inventario. «Ubicaciones»: stock separado por cámara, bodega o barra. «Ubicaciones» solo existe en la Administración.
• «Lista de la compra» y «Proveedores y pedidos»: qué falta, qué se vuelve a pedir y qué se ha entregado. «Proveedores y pedidos» solo existe en la Administración.
• La «Categoría» de un artículo también dirige la impresión: en «Operación» → «Impresoras de tickets» y «Pantallas de pedidos» elige con «Solo estos grupos de productos (categorías)» adónde van las comandas – por ejemplo, la comida a la cocina y las bebidas a la barra. Por eso escriba una categoría siempre igual.

Crear un artículo

1. Abra «Productos y stock» → «Artículos» y añada un artículo nuevo con el símbolo más de la tabla. Los artículos nuevos solo se crean en la Administración, salvo que la lista aún no tenga ningún artículo o usted no tenga acceso a la Administración; entonces también se puede en el área admin de la WebApp o la app.
2. Introduzca «Nombre» y «Precio»; ambos son obligatorios. En «Categoría» escriba libremente un nombre como «Cerveza» o «Refrescos»; los artículos con la misma categoría aparecen juntos.
3. Opcional: «Depósito», «Precio de compra» (con él la tabla calcula el «Margen»), unidad y tamaño, IVA y el tipo Bebida, Comida u Otros.
4. Para la protección de menores marque «Alcohol» y, si hace falta, una «Edad mínima» (de 16 a 21 años). Con «Orden» decide dónde aparece el artículo.
5. Guarde. Un artículo eliminado desaparece del registro; los registros anteriores no cambian. En la Administración, «En venta» es una columna de la tabla de productos.
6. En el día a día, precio, nombre y «En venta» también se cambian en la WebApp o la app en «Ajustes» → «Área admin» → «Productos». Con «En venta» desactivado el artículo está agotado: ya no aparece al registrar ni en la pantalla de TV. Basta con volver a activarlo.

Imagen e icono del artículo

• Cada artículo muestra una imagen al registrar, en el quiosco, en la barra, en la página de pedido QR y en la pantalla de TV. De serie es un icono acorde al nombre o la categoría: "Cerveza de trigo" recibe un vaso de trigo, "Currywurst" una salchicha.
• Si las imágenes aparecen o no lo decide el propietario para cada lista: en /admin, en «Productos y stock» → «Artículos», con la casilla «Mostrar imágenes de artículos». Si está desactivada, la app, la WebApp, el quiosco, la barra, la página de pedido QR y la pantalla de TV no muestran imágenes de artículos de esta lista; imagen e icono se conservan en la ficha del artículo.
• Otro icono o una foto propia se eligen en "Imagen e icono": en /admin con el símbolo de imagen en la fila del artículo, en la WebApp o la app en el formulario del artículo. En el móvil, "Hacer o elegir foto" abre la cámara o la galería.
• Fotos en JPG, PNG o WebP de hasta 5 MB: se giran, reducen y guardan de forma compacta automáticamente. Una foto tiene prioridad sobre el icono; "Quitar foto" recupera el icono, "Automático" el icono adecuado.
• Al registrar se cambia entre lista y mosaico con los dos símbolos junto a la búsqueda; el dispositivo recuerda la elección. Los tiques y PDF no muestran imágenes.
• El club es responsable de las fotos, p. ej. de productos de marca: usad solo imágenes que podáis utilizar.

Controlar el stock

1. Abra el artículo y marque «Controlar stock».
2. En «Umbral de aviso» indique a partir de qué cantidad el artículo escasea.
3. Registre el stock inicial como primera entrega (vea la sección siguiente) o cuéntelo con un inventario.
4. A partir de ahora cada registro de un miembro descuenta la cantidad del stock. El stock es siempre la suma de todos los movimientos y no se puede sobrescribir directamente.

Registrar entregas y correcciones

1. Abra «Productos y stock» → «Stock e inventario». La tabla muestra por artículo «Stock», «Umbral de aviso», «Consumo 28 días» y «Duración (días)». La misma página está en el área admin de la WebApp o la app.
2. Mercancía nueva: haga clic en la fila en «Entrega» (más), introduzca la cantidad entregada y luego «Registrar entrega».
3. En la misma ventana el precio de compra por unidad ya viene con el del artículo. Si el albarán indica otro, introdúzcalo: se guarda con esta entrega y aparece en el libro de compras y en el libro de caja, aunque el precio de compra del artículo cambie después.
4. Roturas, mermas o errores de recuento: haga clic en «Corrección» (menos), introduzca la cantidad con signo (p. ej. -2) y un motivo; sin motivo no es posible. Luego «Registrar corrección».
5. En «Historial» ve cada movimiento del artículo con hora, tipo (registro, entrega, corrección, inventario, traspaso) y quién lo registró.

Hacer inventario

1. En «Stock e inventario» haga clic en «Iniciar inventario». La lista muestra todos los artículos con control de stock y la cantidad esperada en «Previsto».
2. Cuente la mercancía e introduzca las cantidades en «Contado». Con «Guardar borrador» puede interrumpir y seguir más tarde.
3. Haga clic en «Cerrar inventario». La consulta muestra cuántos artículos se contaron y cuántos tienen diferencia.
4. Al cerrar, las diferencias se registran como movimientos de inventario. Los artículos que no contó no cambian.
5. «Cancelar inventario» descarta el recuento y el stock queda como estaba. En «Inventarios anteriores» están todos los recuentos con «Con diferencia», «± Cantidad» y el valor de la diferencia a precio de compra.

Avisos y ajustes

• Los ajustes están en la página «Stock e inventario» bajo «Ajustes».
• «Bloquear ventas sin stock»: cuando se acaba el stock, los miembros ya no pueden registrar el artículo.
• «Aviso de stock bajo»: si un artículo baja de su umbral recibe un aviso; a elegir «Publicar aviso en novedades» y «Aviso por correo a» una dirección de su elección.
• Cada artículo envía un solo aviso hasta que vuelve a estar por encima del umbral, por ejemplo tras una entrega.

Lista de la compra y nuevo pedido

1. Abra «Productos y stock» → «Lista de la compra». En «Sugerencias según existencias y consumo» están los artículos bajo el umbral o que se acaban pronto; la cantidad sugerida cubre unas cuatro semanas de consumo. La lista de la compra también está en el área admin de la WebApp o la app.
2. Añada sugerencias sueltas o todas con «Añadir todas las sugerencias». Sus propias líneas las añade con un artículo o texto libre y «Añadir».
3. Al comprar, marque las líneas. Si está activado «Al marcar, registrar como entrega en el almacén», la cantidad entra directamente en el stock.
4. Pedir a proveedores: en «Proveedores y pedidos» registre los proveedores y por artículo el «Proveedor predeterminado». «Pedir desde la lista de compras» crea un pedido por proveedor, que envía en PDF o por correo. Proveedores y pedidos solo se gestionan en la Administración.
5. Cuando llegue la mercancía, compruebe en el pedido las cantidades entregadas y haga clic en «Registrar entrega». «Quitar completados» ordena la lista de la compra.

Ubicaciones (opcional)

• Sin ubicaciones el stock se lleva como total. Para la mayoría de los clubes es suficiente.
• En «Productos y stock» → «Ubicaciones» cree con «Nueva ubicación», por ejemplo, bodega y barra. «Existencias por ubicación» muestra qué hay en cada sitio. Esto solo se puede hacer en la Administración.
• Los registros y entregas sin ubicación cuentan para la ubicación predeterminada. Elíjala con «Establecer como predeterminada».
• «Traspasar» mueve mercancía entre dos ubicaciones; el total no cambia. Una ubicación solo se puede eliminar cuando ya no queda stock en ella.

Depósito y envases vacíos

1. En /admin abre «Productos y stock» → «Depósito» y crea tus tipos en «Tipos de depósito»: por ejemplo botella retornable 0,08 €, botella con tapón mecánico 0,15 €, botella no retornable 0,25 €, caja 1,50 € o vaso. Las sugerencias solo rellenan el formulario; nada se crea solo.
2. Asigna a cada artículo en «Artículos» su «Tipo de depósito». El importe viene del tipo; si lo cambias en el tipo, vale al momento para todos sus artículos.
3. En «Ajustes» activa dónde se cobra el depósito: «Cobrar depósito en ventas a invitados» (venta en efectivo, invitado en el quiosco, pedido QR en efectivo) y «Cobrar depósito en las cuentas de socios». Al principio están desactivados; los grupos pueden regularlo de otro modo en «Grupos y cargos».
4. El depósito es siempre una línea propia junto al artículo, con el IVA del artículo y separado en el recibo y el extracto. Las reglas de precio y los descuentos por cantidad nunca se aplican al depósito.
5. «Envases vacíos» muestra las existencias por tipo: las ventas con depósito restan, las devoluciones en barra y caja suman. Registra las entregas con «Entrada (entrega)», la devolución al proveedor con «Devolución al proveedor» y las roturas con «Corrección».
6. Cuenta los envases junto con el inventario: tras «Iniciar inventario» aparece la tabla «Envases vacíos» bajo los artículos; al cerrar se registran las diferencias.