Supprimer son accès et archiver l'association

Trois opérations que l'on confond facilement

• Archiver l'association : ferme l'association entière avec toutes ses listes et tous ses comptes. Seul le titulaire peut le faire.
• Supprimer l'accès : ne concerne que votre propre connexion – votre adresse e-mail et votre mot de passe. Chacun pour soi.
• Archiver le compte d'un seul membre : ferme le compte d'un membre alors que l'association continue. C'est l'administration qui s'en charge.
• Archiver ne supprime rien : écritures, décomptes, livre de caisse et factures restent entièrement lisibles. Supprimer un accès retire en revanche la connexion et l'adresse e-mail de la personne ; ses comptes restent dans les listes avec nom et écritures.

Le bon ordre

Tant que vous êtes titulaire d'une association qui n'est pas archivée, votre accès ne peut pas être supprimé : l'association resterait sans responsable. Vous avez deux possibilités : céder la titularité à quelqu'un d'autre, de sorte que l'association continue et que vous ne supprimiez ensuite que votre accès ; ou archiver l'association puis supprimer votre accès.

Les associations archivées ne comptent plus. Celui qui a archivé la sienne peut donc supprimer son accès sans avoir à céder quoi que ce soit.

Lors de l'archivage de l'association, votre propre accès subsiste à dessein ; sans cela vous ne pourriez plus franchir la seconde étape. Le supprimer est une opération distincte et délibérée.

Céder la titularité – étape par étape

1. Dans l'administration (/admin), ouvrez « Organisation » → « Données de base ». Vous y trouvez la section « Transférer la propriété » – seul le titulaire la voit.
2. Cliquez sur « Transférer la propriété » et saisissez l'adresse e-mail du nouveau titulaire, par exemple la boîte mail de l'association. La personne n'a pas besoin d'être déjà membre.
3. Lisez la confirmation et cliquez sur « Envoyer le transfert ». La personne reçoit un e-mail avec un lien, valable sept jours et une seule fois. Rien ne change avant l'acceptation, et vous pouvez retirer le transfert à tout moment.
4. La personne ouvre le lien, se connecte exactement avec cette adresse – ou s'inscrit avec elle si elle n'a pas encore d'accès – et clique sur « Accepter ». Avec une autre adresse, l'acceptation est impossible.
5. Dès l'acceptation, elle est titulaire et vous êtes administrateur : vous gardez l'accès, mais seul le nouveau titulaire peut créer ou supprimer des listes et archiver l'association. Elle devient aussi titulaire de toutes les listes, et vous y devenez gestionnaire. Vous recevez une confirmation par e-mail. Les comptes des membres restent inchangés ; les factures sans adresse de facturation propre vont désormais au nouveau titulaire.
6. Une personne qui possède déjà autant d'associations que son quota le permet ne peut accepter qu'une fois le quota relevé par le support. Si vous souhaitez ensuite quitter complètement l'association, le nouveau titulaire peut vous retirer sous « Membres et rôles » – ou vous supprimez votre accès comme décrit ci-dessous.

Ce qui doit être réglé avant de pouvoir archiver l'association

• Vous êtes titulaire de l'association. Être administrateur avec des droits de gestion ne suffit pas.
• L'abonnement est résilié. Une résiliation prenant effet à la fin de la période suffit : vous n'avez pas à attendre l'échéance. La résiliation se fait dans l'Administration sous «Contrat & paiements» → «Abonnement & factures» ; l'entrée «Formule et factures» de l'espace admin de la WebApp ou de l'app y mène.
• Tous les comptes sont soldés, au centime près : aucune dette ouverte, aucun avoir restant. Il faut donc encaisser les dettes, rembourser les avoirs et décompter. Les comptes et listes déjà archivés ne comptent plus.

Archiver l'association – pas à pas

1. Ouvrez l'endroit où cela se trouve – seul le titulaire le voit. Dans l'Administration (/admin) : «Organisation» → «Données de base», tout en bas, la section encadrée de rouge. Dans la WebApp ou l'app, «Réglages» → «Espace admin» → «Données de base» (groupe «Organisation») y mène ; dans la WebApp sur ordinateur, l'entrée de menu «Espace admin» → «Données de base» ou «Administration ↗» en haut à droite.
2. Résiliez d'abord l'abonnement s'il en reste un en cours, et décomptez tous les comptes. Les deux conditions sont vérifiées.
3. Cliquez sur «Archiver l’association». Un encadré s'ouvre avec un avertissement et une ligne de saisie.
4. Saisissez votre propre adresse e-mail, exactement telle qu'elle figure dans votre accès.
5. Cliquez sur «Demander le lien de confirmation». Nous envoyons un e-mail à cette adresse précise. Si rien n'arrive, regardez dans le dossier des indésirables.
6. Ouvrez le lien contenu dans l'e-mail. Il est valable deux heures et une seule fois. Le lien seul n'archive rien : il affiche seulement une page décrivant ce qui va se passer.
7. Lisez cette page et cliquez sur le bouton de confirmation (la page est en anglais : «Archive club permanently»). Seul ce clic archive l'association. Si le lien a expiré ou a déjà été utilisé, reprenez simplement à l'étape 3.

Ce que l'archivage change pour l'association

• L'association, toutes ses listes et tous ses comptes sont marqués comme archivés et verrouillés. Plus rien n'y est enregistré.
• Toutes les sessions en cours prennent fin immédiatement ; les invitations ouvertes et les appareils liés sont révoqués.
• L'association ne compte plus dans votre quota de trois organisations : vous pouvez donc en créer une nouvelle.
• L'adresse e-mail de facturation de l'association et les adresses des invitations ouvertes sont libérées : elles n'acceptent plus de courrier pour l'association et peuvent être réutilisées ailleurs.
• Les membres qui n'ont plus de compte ni d'adhésion dans une autre association perdent leur connexion ; leur adresse e-mail est libérée elle aussi. Celui qui reste actif ailleurs ne s'aperçoit de rien.
• Votre propre accès subsiste et vous restez connecté : dans la WebApp et l'app, vous continuez simplement. Tant que la session dure, vous pouvez aussi créer tout de suite une nouvelle association. Si vous vous reconnectez plus tard à l'Administration, vous n'y trouverez que votre propre accès et l'aide – ainsi que le bouton pour supprimer votre accès.

Supprimer son accès – pas à pas

1. Ouvrez vos données d'accès : même sans association, les trois chemins y mènent. Dans la WebApp ou l'app : «Réglages» → «Accès et sécurité». Dans la WebApp sur ordinateur : la page «Compte», à côté du changement de mot de passe. Dans l'Administration (/admin) : le groupe «Mon accès» → «Mon accès».
2. Vérifiez si vous êtes encore titulaire quelque part. Si c'est le cas, l'opération s'interrompt avec un message : cédez alors l'association à quelqu'un d'autre ou archivez-la d'abord.
3. Cliquez sur «Supprimer l’accès» et saisissez votre adresse e-mail, exactement telle qu'elle figure dans votre accès.
4. Cliquez sur «Envoyer le lien de suppression». Nous envoyons un e-mail à cette adresse.
5. Ouvrez le lien contenu dans l'e-mail. Lui aussi est valable deux heures et une seule fois, et lui non plus ne supprime encore rien : il affiche seulement la page de confirmation.
6. Sur cette page, cliquez sur le bouton de confirmation (la page est en anglais : «Delete account permanently»). Et c'est fait.

Ce qui se passe lors de la suppression de l'accès

• Votre adresse e-mail est retirée partout – de l'accès, des invitations et des contacts. Elle est ainsi libérée et peut servir à une nouvelle inscription.
• Le mot de passe, les connexions via d'autres fournisseurs et les sessions en cours sont supprimés ; tous les liens et invitations en attente expirent.
• Vos adhésions et rôles prennent fin. Les comptes liés à vous sont détachés de l'accès : ils restent dans leurs listes avec nom, écritures, solde et code PIN – comme comptes sans connexion, toujours utilisables avec code membre et PIN ou par code QR. Votre photo de profil est supprimée.
• L'association garde ainsi sa caisse en ordre et peut poursuivre, décompter ou archiver ces comptes.
• Un solde n'empêche pas de supprimer votre propre accès – il reste sur le compte. Réglez quand même les montants dus avec l'association auparavant.

Clôturer le compte d'un seul membre

1. Ouvrez les comptes de l'association : dans l'Administration sous «Journaux et comptes» → «Comptes», dans la WebApp ou l'app sous «Réglages» → «Espace admin» → «Comptes», dans la WebApp sur ordinateur sous «Espace admin» → «Comptes».
2. Décomptez le compte. Il doit être à zéro – ni dette ni avoir. Sinon, le message « Compte non soldé » propose aussi « Transférer le solde » vers un autre compte de la liste.
3. Archivez le compte définitivement – seul le titulaire le peut : dans l'Administration avec l'icône de corbeille dans la ligne du compte, dans la WebApp et l'app dans le compte ouvert avec «Archiver le compte». Ici aussi, on saisit sa propre adresse e-mail et l'on confirme un lien reçu par e-mail, avec les mêmes deux heures de validité.
4. Pour le cas courant « un membre est parti », il existe aussi l'archivage ordinaire d'un compte dans l'administration – lui aussi seulement avec un solde de 0. Il ferme le compte pour la liste et révoque les invitations en attente et les accès liés à ce compte ; l'accès de la personne reste. « Restaurer » (avec « Afficher les comptes archivés ») fait revenir le compte.

Ce qu'il advient des données

• Les factures restent. L'obligation légale de conservation s'y applique : elles ne sont ni supprimées ni rendues anonymes, ni lors d'un archivage ni lors de la suppression d'un accès.
• Les écritures, les décomptes et le livre de caisse restent lisibles – à l'archivage comme à la suppression d'un accès, avec les noms des comptes.
• Les adresses e-mail sont libérées, lors d'un archivage comme lors de la suppression d'un accès. L'ancienne adresse n'accepte plus de courrier et redevient utilisable.
• À la suppression d'un accès, le mot de passe et l'adresse e-mail disparaissent complètement. Le nom, le surnom, la date de naissance et le code PIN des comptes restent gérés par l'association.

Changer d'e-mail, quitter une liste, retirer son adresse

• Changer l'adresse e-mail : dans « Paramètres du compte » avec « Modifier l’e-mail ». L'ancienne et la nouvelle adresse reçoivent chacune un lien de confirmation (page /change-email) ; la nouvelle adresse ne s'applique qu'une fois les deux confirmées.
• Quitter une liste : dans « Paramètres du compte », « Quitter la liste » retire votre adresse e-mail de cette seule liste. Votre compte y reste avec nom, écritures et avoir comme compte sans connexion (PIN/QR). Si vous êtes connecté avec code membre et PIN, utilisez « Supprimer mon adresse ». En tant que titulaire, ce n'est possible qu'après avoir transféré l'organisation.
• Refuser une invitation : chaque e-mail d'invitation contient un lien pour refuser. Confirmez sur la page « Refuser l'invitation » – votre adresse est alors retirée de l'invitation.
• Retirer son adresse partout, même sans connexion : sur la page /remove-email (lien « Supprimer l'adresse e-mail » en bas de chaque page), saisissez votre adresse et confirmez le lien reçu par e-mail. Elle est alors retirée de toutes les listes, invitations et contacts, et un accès avec cette adresse est supprimé ; vos comptes restent avec nom, écritures et avoir.
• Seulement masquer une liste : pour ne plus voir une liste tout en restant membre, choisissez « Masquer sur cet appareil » – dans l'appli sous « Réglages » au niveau de la liste (aussi par balayage), sur ordinateur dans la boîte de dialogue des listes en haut. Cela ne vaut que pour cet appareil ; droits et données restent. Sous « Listes masquées », « Afficher » la fait revenir. La dernière liste visible ne peut pas être masquée.

Quand cela ne va pas plus loin

• Message indiquant qu'un abonnement est encore en cours pour cette association : le résilier sous «Abonnement & factures». La résiliation à la fin de la période suffit.
• Message indiquant que des comptes de cette association ne sont pas soldés : encaisser les dettes, rembourser les avoirs, puis décompter. Vous trouverez les comptes ouverts dans la liste des comptes.
• Message indiquant que vous êtes titulaire d'une organisation : céder d'abord l'association ou l'archiver, ensuite l'accès peut être supprimé.
• Message demandant de saisir votre propre adresse e-mail exactement telle qu'elle est enregistrée : l'adresse doit correspondre caractère par caractère à celle de l'accès. Les majuscules et minuscules n'ont pas d'importance.
• Le lien a expiré ou a déjà été utilisé : il suffit d'en demander un nouveau. Un lien est valable deux heures et exactement une fois.
• La section d'archivage est introuvable : c'est que vous n'êtes pas titulaire de cette association, mais administrateur ou membre.
• «Après l'archivage, je ne vois presque plus rien dans l'Administration» : c'est ainsi que cela doit être. Sans association, il n'y reste que votre propre accès et l'aide. Cela suffit pour supprimer l'accès, et l'application vous mène de toute façon aux réglages du compte.