Удаление доступа и архивирование клуба

Три действия, которые легко перепутать

• Архивирование клуба: закрывает весь клуб со всеми списками и всеми счетами. Это доступно только владельцу.
• Удаление доступа: касается только вашего собственного входа – вашего адреса e-mail и пароля. Каждый делает это сам.
• Архивирование отдельного счёта участника: закрывает счёт одного участника, клуб при этом продолжает работать. Этим занимается администрация.
• Архивирование ничего не удаляет: записи, расчёты, кассовая книга и счета-фактуры остаются полностью доступными для чтения. Удаление доступа, напротив, убирает вход и адрес e-mail человека; его счета остаются в списках с именем и записями.

Правильный порядок

Пока вы владеете клубом, который не архивирован, ваш доступ удалить нельзя – иначе клуб остался бы без ответственного. У вас есть два пути: передать владение другому человеку, тогда клуб продолжит работу, а вы потом удалите только свой доступ; либо архивировать клуб и лишь затем удалить доступ.

Архивированные клубы больше не учитываются. Поэтому, архивировав свой клуб, вы можете удалить доступ, ничего никому не передавая.

При архивировании клуба ваш собственный доступ намеренно сохраняется – иначе вы просто не смогли бы сделать второй шаг. Его удаление – это отдельное, осознанное действие.

Передать права владельца – шаг за шагом

1. В управлении (/admin) откройте «Организация» → «Основные данные». Там находится раздел «Передать права владельца» – его видит только владелец.
2. Нажмите «Передать права владельца» и введите адрес электронной почты нового владельца, например почтовый ящик клуба. Человеку не обязательно уже быть участником.
3. Прочитайте подтверждение и нажмите «Отправить передачу». Человек получит письмо со ссылкой, она действует семь дней и только один раз. До принятия ничего не меняется, и вы можете в любой момент отозвать передачу.
4. Человек открывает ссылку, входит именно с этим адресом – или регистрируется с ним, если доступа ещё нет, – и нажимает «Принять». С другим адресом принять нельзя.
5. С момента принятия он владелец, а вы администратор: вы сохраняете доступ, но создавать и удалять списки и архивировать клуб может только новый владелец. Он становится владельцем и во всех списках, а вы там – управляющим. Вы получите подтверждение по e-mail. Счета участников не меняются; счета-фактуры без собственного адреса для счетов с этого момента уходят новому владельцу.
6. Кто уже владеет столькими клубами, сколько позволяет его лимит, сможет принять передачу только после того, как служба поддержки увеличит лимит. Если затем вы захотите полностью покинуть клуб, новый владелец может удалить вас в разделе «Участники и роли» – или вы удалите свой доступ, как описано ниже.

Что должно быть выполнено, прежде чем клуб можно архивировать

• Вы владелец клуба. Прав администратора с правами управления недостаточно.
• Подписка расторгнута. Достаточно расторжения с окончанием оплаченного срока – дожидаться самого окончания не нужно. Расторгается подписка в «Управлении», раздел «Договор и платежи» → «Тариф и счета»; пункт «Пакет и счета» в админ-разделе WebApp или приложения ведёт туда.
• Все счета сведены до копейки: нет ни открытых долгов, ни остатка средств. То есть долги нужно получить, остатки выплатить и рассчитать. Уже архивированные счета и списки больше не учитываются.

Архивирование клуба – шаг за шагом

1. Откройте нужное место – его видит только владелец. В разделе «Администрирование» (/admin): «Организация» → «Основные данные», в самом низу – раздел, обведённый красным. В WebApp или приложении туда ведёт «Настройки» → «Админ-раздел» → «Основные данные» (группа «Организация»); в WebApp на компьютере — пункт меню «Админ-раздел» → «Основные данные» или «Управление ↗» вверху справа.
2. Сначала расторгните подписку, если она ещё действует, и рассчитайте все счета. И то и другое проверяется.
3. Нажмите «Архивировать клуб». Откроется панель с предупреждением и одним полем ввода.
4. Введите свой адрес электронной почты в точности так, как он записан в вашем доступе.
5. Нажмите «Запросить ссылку для подтверждения». Мы отправим письмо именно на этот адрес. Если ничего не пришло, загляните в папку со спамом.
6. Откройте ссылку из письма. Она действует два часа и только один раз. Сама по себе ссылка ничего не архивирует – она лишь открывает страницу с описанием того, что сейчас произойдёт.
7. Прочитайте эту страницу и нажмите на ней кнопку подтверждения (страница на английском: «Archive club permanently»). Только это нажатие архивирует клуб. Если ссылка истекла или уже была использована, просто начните заново с шага 3.

Что архивирование делает с клубом

• Клуб, все его списки и все счета помечаются как архивированные и блокируются. Записывать на них больше ничего нельзя.
• Все текущие сеансы завершаются сразу; открытые приглашения и связанные устройства отзываются.
• Клуб больше не учитывается в вашем лимите из трёх организаций – вы можете создать новый.
• Адрес электронной почты клуба для счетов и адреса открытых приглашений освобождаются: почту для клуба они больше не принимают и могут снова использоваться в другом месте.
• Участники, у которых больше нет счёта или членства ни в одном другом клубе, теряют возможность входа; их адрес электронной почты также освобождается. Тот, кто состоит где-то ещё, ничего не заметит.
• Ваш собственный доступ сохраняется, и вы остаётесь в системе: в приложении и в WebApp на компьютере вы просто работаете дальше. Пока этот сеанс длится, вы можете сразу создать и новый клуб. Если позже вы снова войдёте в раздел «Администрирование», то найдёте там только свой собственный доступ и помощь – и кнопку для удаления доступа.

Удаление доступа – шаг за шагом

1. Откройте свои данные для входа – даже без клуба туда ведут все три пути. В WebApp или приложении: «Настройки» → «Доступ и безопасность». В WebApp на компьютере: страница «Счёт», рядом со сменой пароля. В разделе «Администрирование» (/admin): группа «Мой доступ» → «Мой вход».
2. Проверьте, не являетесь ли вы где-нибудь владельцем. Если да, действие прерывается с сообщением – передайте клуб другому человеку или сначала архивируйте его.
3. Нажмите «Удалить доступ» и введите свой адрес электронной почты в точности так, как он записан в вашем доступе.
4. Нажмите «Отправить ссылку на удаление». Мы отправим письмо на этот адрес.
5. Откройте ссылку из письма. Она тоже действует два часа и только один раз и тоже пока ничего не удаляет – она лишь показывает страницу подтверждения.
6. На этой странице нажмите кнопку подтверждения (страница на английском: «Delete account permanently»). На этом всё.

Что происходит при удалении доступа

• Ваш адрес e-mail удаляется везде – из доступа, из приглашений и контактов. Он освобождается и может использоваться для новой регистрации.
• Пароль, входы через других провайдеров и активные сеансы удаляются, все открытые ссылки и приглашения истекают.
• Ваши членства и роли заканчиваются. Счета, связанные с вами, отвязываются от доступа: они остаются в своих списках с именем, записями, балансом и PIN – как счета без входа, которыми можно и дальше пользоваться с кодом участника и PIN или по QR-коду. Ваше фото профиля удаляется.
• Клуб сохраняет порядок в кассе и может продолжать вести эти счета, рассчитывать или архивировать их.
• Баланс не мешает удалить собственный доступ – он остаётся на счёте. Тем не менее заранее урегулируйте открытые суммы с клубом.

Закрытие счёта отдельного участника

1. Откройте счета клуба: в разделе «Администрирование», раздел «Журналы и счета» → «Счета», в WebApp или приложении в разделе «Настройки» → «Админ-раздел» → «Счета», в WebApp на компьютере в разделе «Админ-раздел» → «Счета».
2. Проведите расчёт по счёту. Он должен быть на нуле – ни долга, ни кредита. Если это не так, подсказка «Счёт не погашен» предлагает также «Перенести баланс» на другой счёт списка.
3. Архивируйте счёт окончательно – это может только владелец: в разделе «Администрирование» значком корзины в строке счёта, в приложении и WebApp на компьютере в открытом счёте кнопкой «Архивировать счёт». Здесь тоже вводится свой адрес электронной почты и подтверждается ссылка из письма, с теми же двумя часами действия.
4. Для обычного случая «участник вышел» есть ещё обычное архивирование счёта в управлении – тоже только при балансе 0. Оно закрывает счёт для списка и отзывает открытые приглашения и связанные доступы к этому счёту; доступ самого человека остаётся. «Восстановить» (при «Показать архивные счета») возвращает счёт.

Что происходит с данными

• Счета остаются. На них распространяется предусмотренный законом срок хранения – их не удаляют и не обезличивают ни при архивировании клуба, ни при удалении доступа.
• Записи, расчёты и кассовая книга остаются доступными – и при архивировании, и при удалении доступа, с именами счетов.
• Адреса электронной почты освобождаются – и при архивировании, и при удалении доступа. Прежний адрес больше не принимает почту, и его снова можно использовать.
• При удалении доступа пароль и адрес e-mail исчезают полностью. Имя, прозвище, дату рождения и PIN счетов клуб ведёт дальше.

Сменить e-mail, покинуть список, удалить адрес

• Сменить адрес e-mail: в «Настройки аккаунта» кнопкой «Изменить e-mail». На старый и на новый адрес приходит по ссылке подтверждения (страница /change-email); новый адрес действует, только когда подтверждены обе.
• Покинуть список: в «Настройки аккаунта» кнопка «Покинуть список» удаляет ваш адрес e-mail только из этого списка. Ваш счёт остаётся там с именем, записями и кредитом как счёт без входа (PIN/QR). Кто вошёл с кодом участника и PIN, найдёт для этого «Удалить мой адрес». Владельцу это доступно только после передачи организации.
• Отклонить приглашение: в каждом письме-приглашении есть ссылка для отказа. Подтвердите на странице «Отклонить приглашение» – ваш адрес будет удалён из приглашения.
• Удалить адрес везде, даже без входа: на странице /remove-email (ссылка «Удалить адрес эл. почты» внизу каждой страницы) введите адрес и подтвердите ссылку из письма. Тогда он удаляется из всех списков, приглашений и контактов, а доступ с этим адресом удаляется; ваши счета остаются с именем, записями и кредитом.
• Только скрыть список: кто больше не хочет видеть список, но остаётся в нём, выбирает «Скрыть на этом устройстве» – в приложении в «Настройки» у списка (также свайпом), на компьютере в диалоге списков вверху. Это действует только на этом устройстве; права и данные остаются. В «Скрытые списки» кнопка «Показать» возвращает его. Последний видимый список скрыть нельзя.

Если дело застопорилось

• Сообщение о том, что для этого клуба ещё действует подписка: расторгните её в разделе «Тариф и счета». Достаточно расторжения с окончанием оплаченного срока.
• Сообщение о том, что в этом клубе ещё есть несведённые счета: получите долги, выплатите остатки, затем рассчитайте. Открытые счета вы найдёте в списке счетов.
• Сообщение о том, что вы владелец организации: сначала передайте клуб или архивируйте его, после этого доступ можно удалить.
• Сообщение с просьбой ввести свой адрес электронной почты в точности так, как он сохранён: адрес должен посимвольно совпадать с тем, который записан в вашем доступе. Регистр букв значения не имеет.
• Ссылка истекла или уже была использована: просто запросите новую. Ссылка действует два часа и ровно один раз.
• Раздела архивирования вообще не видно: значит, вы не владелец этого клуба, а администратор или участник.
• «После архивирования я почти ничего не вижу в разделе «Администрирование»»: так и задумано. Без клуба там остаются только ваш собственный доступ и помощь. Для удаления доступа этого достаточно, а к настройкам учётной записи вы в любом случае попадёте через приложение.