Eliminar el acceso y archivar la asociación

Tres operaciones que se confunden con facilidad

• Archivar la asociación: cierra toda la asociación con todas sus listas y todas sus cuentas. Solo puede hacerlo el titular.
• Eliminar el acceso: afecta únicamente a su propio inicio de sesión – su dirección de correo y su contraseña. Cada cual lo hace por sí mismo.
• Archivar la cuenta de un solo socio: cierra la cuenta de un socio mientras la asociación sigue funcionando. De esto se encarga la administración.
• Archivar no borra nada: los apuntes, las liquidaciones, el libro de caja y las facturas siguen siendo legibles por completo. Eliminar un acceso, en cambio, quita el inicio de sesión y la dirección de correo de la persona; sus cuentas siguen en las listas con nombre y apuntes.

El orden correcto

Mientras usted sea titular de una asociación que no esté archivada, su acceso no se puede eliminar: la asociación se quedaría sin nadie responsable. Tiene dos caminos: ceder la titularidad a otra persona, de modo que la asociación continúe y usted solo elimine después su acceso; o archivar la asociación y eliminar luego su acceso.

Las asociaciones archivadas ya no cuentan. Quien haya archivado la suya puede, por tanto, eliminar su acceso sin tener que ceder nada.

Al archivar la asociación su propio acceso se mantiene a propósito; de lo contrario no podría dar el segundo paso. Eliminarlo es una operación aparte y consciente.

Ceder la titularidad – paso a paso

1. En la administración (/admin) abra «Organización» → «Datos maestros». Allí está la sección «Traspasar la propiedad»; solo la ve el titular.
2. Haga clic en «Traspasar la propiedad» e introduzca la dirección de correo del nuevo titular, por ejemplo el buzón de la asociación. La persona no tiene que ser socia todavía.
3. Lea la confirmación y haga clic en «Enviar traspaso». La persona recibe un correo con un enlace, válido siete días y una sola vez. Hasta que se acepte no cambia nada y usted puede retirar el traspaso en cualquier momento.
4. La persona abre el enlace, inicia sesión exactamente con esta dirección – o se registra con ella si aún no tiene acceso – y hace clic en «Aceptar». Con otra dirección no se puede aceptar.
5. Desde ese momento es titular y usted pasa a ser administrador: conserva el acceso, pero crear o eliminar listas y archivar la asociación solo puede hacerlo el nuevo titular. También pasa a ser titular en todas las listas, y usted queda allí como gestor. Recibirá una confirmación por correo. Las cuentas de los socios no cambian; las facturas sin dirección de facturación propia van a partir de entonces al nuevo titular.
6. Quien ya posea tantas asociaciones como le permite su límite solo podrá aceptar cuando el soporte haya ampliado el límite. Si después quiere dejar la asociación por completo, el nuevo titular puede quitarle en «Socios y roles», o bien usted elimina su acceso como se describe más abajo.

Qué debe cumplirse antes de poder archivar la asociación

• Usted es el titular de la asociación. No basta con ser administrador con derechos de gestión.
• La suscripción está cancelada. Basta con una cancelación con efecto al final del periodo: no hace falta esperar a que venza. La cancelación se hace en la Administración en «Contrato y pagos» → «Plan y facturas»; la entrada «Paquete y facturas» del área admin de la WebApp o la app lleva allí.
• Todas las cuentas están saldadas, hasta el céntimo: ninguna deuda pendiente, ningún saldo a favor. Es decir, cobrar las deudas, devolver los saldos y liquidar. Las cuentas y listas ya archivadas no cuentan.

Archivar la asociación – paso a paso

1. Abra el lugar donde se encuentra: solo lo ve el titular. En la Administración (/admin): «Organización» → «Datos maestros», del todo abajo, la sección enmarcada en rojo. En la WebApp o la app lleva allí «Ajustes» → «Área admin» → «Datos maestros» (grupo «Organización»); en la WebApp en el ordenador, la opción de menú «Área admin» → «Datos maestros» o «Administración ↗» arriba a la derecha.
2. Cancele primero la suscripción, si todavía hay alguna en curso, y liquide todas las cuentas. Ambas condiciones se comprueban.
3. Haga clic en «Archivar la asociación». Se abre un recuadro con un aviso y una línea de entrada.
4. Escriba su propia dirección de correo, exactamente como figura en su acceso.
5. Haga clic en «Solicitar enlace de confirmación». Enviamos un correo justo a esa dirección. Si no llega nada, mire en la carpeta de correo no deseado.
6. Abra el enlace del correo. Vale dos horas y una sola vez. El enlace por sí solo no archiva nada: únicamente muestra una página con lo que está a punto de ocurrir.
7. Lea esa página y haga clic en el botón de confirmación (la página está en inglés: «Archive club permanently»). Solo ese clic archiva la asociación. Si el enlace ha caducado o ya se ha usado, empiece sencillamente de nuevo por el paso 3.

Qué supone el archivado para la asociación

• La asociación, todas sus listas y todas sus cuentas quedan marcadas como archivadas y bloqueadas. Ya no se apunta nada en ellas.
• Todas las sesiones en curso terminan de inmediato; las invitaciones abiertas y los dispositivos vinculados se revocan.
• La asociación ya no cuenta para su cupo de tres organizaciones: puede crear una nueva.
• La dirección de correo de facturación de la asociación y las direcciones de las invitaciones abiertas quedan liberadas: ya no reciben correo para la asociación y pueden volver a usarse en otro sitio.
• Los socios que ya no tengan cuenta ni pertenencia en ninguna otra asociación pierden su inicio de sesión; su dirección de correo también queda liberada. Quien siga activo en otro sitio no nota nada.
• Su propio acceso se mantiene y sigue conectado: en la WebApp y la app continúa sin más. Mientras dure la sesión también puede crear enseguida una nueva asociación. Si más tarde vuelve a entrar en la Administración, allí solo encontrará su propio acceso y la ayuda – y el botón para eliminar su acceso.

Eliminar el acceso – paso a paso

1. Abra sus datos de acceso: incluso sin asociación, los tres caminos llevan allí. En la WebApp o la app: «Ajustes» → «Acceso y seguridad». En la WebApp en el ordenador: la página «Cuenta», junto al cambio de contraseña. En la Administración (/admin): el grupo «Mi acceso» → «Mi acceso».
2. Compruebe si sigue siendo titular en alguna parte. Si es así, la operación se interrumpe con un aviso: ceda entonces la asociación a otra persona o archívela primero.
3. Haga clic en «Eliminar el acceso» y escriba su dirección de correo, exactamente como figura en su acceso.
4. Haga clic en «Enviar enlace de eliminación». Enviamos un correo a esa dirección.
5. Abra el enlace del correo. También vale dos horas y una sola vez, y tampoco elimina nada todavía: solo muestra la página de confirmación.
6. En esa página haga clic en el botón de confirmación (la página está en inglés: «Delete account permanently»). Con eso está hecho.

Qué ocurre al eliminar el acceso

• Su dirección de correo se elimina en todas partes: del acceso, de las invitaciones y de los contactos. Queda así libre y puede utilizarse para un nuevo registro.
• Se eliminan la contraseña, los inicios de sesión a través de otros proveedores y las sesiones abiertas; todos los enlaces e invitaciones pendientes caducan.
• Sus pertenencias y roles terminan. Las cuentas vinculadas a usted se separan del acceso: siguen en sus listas con nombre, apuntes, saldo y PIN, como cuentas sin inicio de sesión que pueden seguir usándose con el código de socio y el PIN o con código QR. Su foto de perfil se elimina.
• La asociación conserva así sus cuentas en orden y puede seguir llevando, liquidar o archivar esas cuentas.
• Un saldo no impide eliminar el propio acceso: se queda en la cuenta. Aun así, aclare antes los importes pendientes con la asociación.

Cerrar la cuenta de un solo socio

1. Abra las cuentas de la asociación: en la Administración en «Diarios y cuentas» → «Cuentas», en la WebApp o la app en «Ajustes» → «Área admin» → «Cuentas», en la WebApp en el ordenador en «Área admin» → «Cuentas».
2. Liquide la cuenta. Debe quedar a cero: ni deudas ni saldo a favor. Si no es así, el aviso «Cuenta no saldada» ofrece también «Transferir saldo» a otra cuenta de la lista.
3. Archive la cuenta definitivamente; solo puede hacerlo el titular: en la Administración con el icono de la papelera en la fila de la cuenta, en la WebApp y la app en la cuenta abierta con «Archivar la cuenta». También aquí se escribe la propia dirección de correo y se confirma un enlace recibido por correo, con las mismas dos horas de validez.
4. Para el caso cotidiano de que «un socio se ha dado de baja» existe además el archivado habitual de una cuenta en la Administración, también solo con saldo 0. Cierra la cuenta para la lista y revoca las invitaciones abiertas y los accesos vinculados a esa cuenta; el acceso de la persona se mantiene. «Restaurar» (con «Mostrar cuentas archivadas») recupera la cuenta.

Qué ocurre con los datos

• Las facturas permanecen. Para ellas rige la obligación legal de conservación: no se borran ni se anonimizan, ni al archivar ni al eliminar un acceso.
• Los apuntes, las liquidaciones y el libro de caja siguen siendo legibles, tanto al archivar como al eliminar un acceso, con los nombres de las cuentas.
• Las direcciones de correo se liberan, tanto al archivar como al eliminar un acceso. La dirección antigua deja de recibir correo y vuelve a poder usarse.
• Al eliminar un acceso desaparecen por completo la contraseña y la dirección de correo. El nombre, el apodo, la fecha de nacimiento y el PIN de las cuentas los sigue gestionando la asociación.

Cambiar el correo, salir de una lista, eliminar la dirección

• Cambiar la dirección de correo: en «Ajustes de la cuenta» con «Cambiar correo». A la dirección antigua y a la nueva llega un enlace de confirmación cada una (página /change-email); la nueva dirección solo vale cuando ambas están confirmadas.
• Salir de una lista: en «Ajustes de la cuenta», «Salir de la lista» quita su dirección de correo de esa lista. Su cuenta sigue allí con nombre, apuntes y saldo como cuenta sin inicio de sesión (PIN/QR). Si ha entrado con código de socio y PIN, use «Eliminar mi dirección». Como titular solo es posible después de traspasar la organización.
• Rechazar una invitación: cada correo de invitación incluye un enlace para rechazarla. Confirme en la página «Rechazar invitación» y su dirección se quita de la invitación.
• Eliminar la dirección en todas partes, incluso sin iniciar sesión: en la página /remove-email (enlace «Eliminar dirección de correo» al pie de cada página) introduzca su dirección y confirme el enlace del correo. Se quita de todas las listas, invitaciones y contactos, y se elimina un acceso con esa dirección; sus cuentas se mantienen con nombre, apuntes y saldo.
• Solo ocultar una lista: quien ya no quiere ver una lista pero sigue en ella elige «Ocultar en este dispositivo», en la app en «Ajustes» junto a la lista (también deslizando) y en el ordenador en el diálogo de listas de arriba. Solo afecta a este dispositivo; derechos y datos se mantienen. En «Listas ocultas», «Mostrar» la recupera. La última lista visible no se puede ocultar.

Cuando no se puede seguir

• Aviso de que para esta asociación sigue activa una suscripción: cancélela en «Plan y facturas». Basta con la cancelación al final del periodo.
• Aviso de que en esta asociación todavía hay cuentas sin saldar: cobrar las deudas, devolver los saldos y liquidar después. Las cuentas pendientes las encontrará en la lista de cuentas.
• Aviso de que es titular de una organización: ceder primero la asociación o archivarla; después se puede eliminar el acceso.
• Aviso de introducir la propia dirección de correo exactamente como está registrada: la dirección debe coincidir carácter por carácter con la del acceso. Las mayúsculas y minúsculas no importan.
• El enlace ha caducado o ya se ha usado: basta con solicitarlo de nuevo. Un enlace vale dos horas y exactamente una vez.
• La sección para archivar no aparece: entonces usted no es el titular de esta asociación, sino administrador o socio.
• «Después de archivar casi no veo nada en la Administración»: así está previsto. Sin asociación solo quedan ahí su propio acceso y la ayuda. Para eliminar el acceso basta con eso, y a los ajustes de la cuenta llega de todos modos desde la aplicación.