Διαγραφή λογαριασμού και αρχειοθέτηση συλλόγου

Τρεις ενέργειες που εύκολα μπερδεύονται

• Αρχειοθέτηση του συλλόγου: κλείνει ολόκληρο τον σύλλογο με όλες τις λίστες και όλες τις μερίδες. Επιτρέπεται μόνο στον κάτοχο.
• Διαγραφή πρόσβασης: αφορά μόνο τη δική σας σύνδεση – τη διεύθυνση email και τον κωδικό σας. Ο καθένας για τον εαυτό του.
• Αρχειοθέτηση της μερίδας ενός μέλους: κλείνει τη μερίδα ενός μέλους, ενώ ο σύλλογος συνεχίζει. Αυτό το κάνει η διαχείριση.
• Η αρχειοθέτηση δεν διαγράφει τίποτα: καταχωρίσεις, εκκαθαρίσεις, βιβλίο ταμείου και τιμολόγια παραμένουν πλήρως αναγνώσιμα. Η διαγραφή πρόσβασης αντίθετα αφαιρεί τη σύνδεση και τη διεύθυνση email του προσώπου· οι λογαριασμοί του μένουν στις λίστες με όνομα και καταχωρίσεις.

Η σωστή σειρά

Όσο είστε κάτοχος ενός συλλόγου που δεν έχει αρχειοθετηθεί, ο λογαριασμός σας δεν μπορεί να διαγραφεί – ο σύλλογος θα έμενε χωρίς υπεύθυνο. Έχετε δύο δρόμους: είτε παραδίδετε την κατοχή σε κάποιον άλλον, οπότε ο σύλλογος συνεχίζει και εσείς διαγράφετε ύστερα μόνο τον λογαριασμό σας, είτε αρχειοθετείτε τον σύλλογο και μετά διαγράφετε τον λογαριασμό σας.

Οι αρχειοθετημένοι σύλλογοι δεν προσμετρώνται πλέον. Όποιος λοιπόν έχει αρχειοθετήσει τον σύλλογό του μπορεί στη συνέχεια να διαγράψει τον λογαριασμό του χωρίς να χρειάζεται να παραδώσει κάτι.

Με την αρχειοθέτηση του συλλόγου ο δικός σας λογαριασμός παραμένει σκοπίμως ενεργός – διαφορετικά δεν θα μπορούσατε καν να κάνετε το δεύτερο βήμα. Η διαγραφή του είναι ξεχωριστή, συνειδητή ενέργεια.

Μεταβίβαση κυριότητας – βήμα προς βήμα

1. Στη διαχείριση (/admin) ανοίξτε «Οργανισμός» → «Βασικά στοιχεία». Εκεί βρίσκεται η ενότητα «Μεταβίβαση κυριότητας» – τη βλέπει μόνο ο κάτοχος.
2. Κάντε κλικ στο «Μεταβίβαση κυριότητας» και εισαγάγετε τη διεύθυνση email του νέου κατόχου, για παράδειγμα το email του συλλόγου. Το άτομο δεν χρειάζεται να είναι ήδη μέλος.
3. Διαβάστε την επιβεβαίωση και κάντε κλικ στο «Αποστολή μεταβίβασης». Το άτομο λαμβάνει email με σύνδεσμο που ισχύει επτά ημέρες και μόνο μία φορά. Μέχρι την αποδοχή δεν αλλάζει τίποτα και μπορείτε να ανακαλέσετε τη μεταβίβαση οποιαδήποτε στιγμή.
4. Το άτομο ανοίγει τον σύνδεσμο, συνδέεται ακριβώς με αυτή τη διεύθυνση – ή κάνει εγγραφή με αυτήν, αν δεν έχει ακόμη πρόσβαση – και κάνει κλικ στο «Αποδοχή». Με άλλη διεύθυνση δεν γίνεται αποδοχή.
5. Από την αποδοχή είναι κάτοχος και εσείς διαχειριστής: κρατάτε την πρόσβαση, αλλά λίστες δημιουργεί ή διαγράφει και τον σύλλογο αρχειοθετεί μόνο ο νέος κάτοχος. Γίνεται κάτοχος και σε όλες τις λίστες, εσείς εκεί γίνεστε διαχειριστής λίστας. Λαμβάνετε επιβεβαίωση με email. Οι λογαριασμοί μελών μένουν ως έχουν· τα τιμολόγια χωρίς δική τους διεύθυνση τιμολόγησης πηγαίνουν πλέον στον νέο κάτοχο.
6. Όποιος έχει ήδη τόσους συλλόγους όσους επιτρέπει το όριό του μπορεί να αποδεχτεί μόνο αφού η υποστήριξη αυξήσει το όριο. Αν μετά θέλετε να αποχωρήσετε εντελώς από τον σύλλογο, ο νέος κάτοχος μπορεί να σας αφαιρέσει στο «Μέλη & ρόλοι» – ή διαγράφετε τον λογαριασμό σας όπως περιγράφεται παρακάτω.

Τι πρέπει να ισχύει πριν μπορέσει να αρχειοθετηθεί ο σύλλογος

• Είστε κάτοχος του συλλόγου. Δεν αρκεί να είστε διαχειριστής με δικαιώματα διοίκησης.
• Η συνδρομή έχει ακυρωθεί. Αρκεί μια ακύρωση με ισχύ στη λήξη της περιόδου – δεν χρειάζεται να περιμένετε τη λήξη. Η ακύρωση γίνεται στη Διαχείριση στο «Σύμβαση & πληρωμές» → «Συνδρομή & τιμολόγια»· η καταχώριση «Πακέτο και τιμολόγια» στην περιοχή admin του WebApp ή της εφαρμογής οδηγεί εκεί.
• Όλες οι μερίδες είναι εξοφλημένες, μέχρι το τελευταίο λεπτό: καμία ανοιχτή οφειλή, κανένα υπόλοιπο. Δηλαδή εισπράξτε τις οφειλές, αποδώστε τα υπόλοιπα και κάντε εκκαθάριση. Οι ήδη αρχειοθετημένες μερίδες και λίστες δεν προσμετρώνται.

Αρχειοθέτηση συλλόγου – βήμα βήμα

1. Ανοίξτε το σημείο όπου βρίσκεται η επιλογή – τη βλέπει μόνο ο κάτοχος. Στη Διαχείριση (/admin): «Οργανισμός» → «Βασικά στοιχεία», τελείως κάτω, η ενότητα με το κόκκινο περίγραμμα. Στο WebApp ή στην εφαρμογή οδηγεί εκεί το «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Βασικά στοιχεία» (ομάδα «Οργανισμός»)· στο WebApp στον υπολογιστή το στοιχείο μενού «Περιοχή admin» → «Βασικά στοιχεία» ή το «Διαχείριση ↗» πάνω δεξιά.
2. Ακυρώστε πρώτα τη συνδρομή, αν τρέχει ακόμη κάποια, και εκκαθαρίστε όλες τις μερίδες. Και τα δύο ελέγχονται.
3. Πατήστε «Αρχειοθέτηση συλλόγου». Ανοίγει ένα πλαίσιο με μια προειδοποίηση και ένα πεδίο εισαγωγής.
4. Πληκτρολογήστε τη δική σας διεύθυνση e-mail, ακριβώς όπως είναι καταχωρισμένη στον λογαριασμό σας.
5. Πατήστε «Αίτημα συνδέσμου επιβεβαίωσης». Στέλνουμε ένα e-mail ακριβώς σε αυτή τη διεύθυνση. Αν δεν φτάσει τίποτα, κοιτάξτε στον φάκελο ανεπιθύμητων.
6. Ανοίξτε τον σύνδεσμο του e-mail. Ισχύει για δύο ώρες και μόνο μία φορά. Ο σύνδεσμος από μόνος του δεν αρχειοθετεί τίποτα – δείχνει απλώς μια σελίδα με όσα πρόκειται να συμβούν.
7. Διαβάστε τη σελίδα και πατήστε το κουμπί επιβεβαίωσης (η σελίδα είναι στα αγγλικά: «Archive club permanently»). Μόνο αυτό το κλικ αρχειοθετεί τον σύλλογο. Αν ο σύνδεσμος έχει λήξει ή έχει ήδη χρησιμοποιηθεί, ξεκινήστε απλώς πάλι από το βήμα 3.

Τι σημαίνει η αρχειοθέτηση για τον σύλλογο

• Ο σύλλογος, όλες οι λίστες και όλες οι μερίδες σημειώνονται ως αρχειοθετημένες και κλειδώνονται. Δεν καταχωρίζεται πλέον τίποτα σε αυτές.
• Όλες οι τρέχουσες συνδέσεις τερματίζονται αμέσως· οι ανοιχτές προσκλήσεις και οι συνδεδεμένες συσκευές ανακαλούνται.
• Ο σύλλογος δεν προσμετράται πλέον στο όριο των τριών οργανισμών – μπορείτε επομένως να δημιουργήσετε νέον.
• Η διεύθυνση e-mail χρέωσης του συλλόγου και οι διευθύνσεις των ανοιχτών προσκλήσεων αποδεσμεύονται: δεν δέχονται πλέον αλληλογραφία για τον σύλλογο και μπορούν να χρησιμοποιηθούν ξανά αλλού.
• Τα μέλη που δεν έχουν πλέον μερίδα ή συμμετοχή σε κανέναν άλλο σύλλογο χάνουν τη σύνδεσή τους· και η διεύθυνση e-mail τους αποδεσμεύεται. Όποιος συμμετέχει και αλλού δεν το αντιλαμβάνεται καν.
• Ο δικός σας λογαριασμός παραμένει και μένετε συνδεδεμένοι: στην εφαρμογή και στο WebApp στον υπολογιστή συνεχίζετε κανονικά. Όσο κρατά η σύνδεση αυτή, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αμέσως νέο σύλλογο. Αν αργότερα συνδεθείτε ξανά στη Διαχείριση, θα βρείτε εκεί μόνο τον δικό σας λογαριασμό και τη βοήθεια – και το κουμπί για τη διαγραφή του λογαριασμού σας.

Διαγραφή λογαριασμού – βήμα βήμα

1. Ανοίξτε τα στοιχεία σύνδεσής σας – ακόμη και χωρίς σύλλογο, και οι τρεις δρόμοι οδηγούν εκεί. Στο WebApp ή στην εφαρμογή: «Ρυθμίσεις» → «Πρόσβαση & ασφάλεια». Στο WebApp στον υπολογιστή: η σελίδα «Λογαριασμός», δίπλα στην αλλαγή κωδικού. Στη Διαχείριση (/admin): η ομάδα «Η πρόσβασή μου» → «Η σύνδεσή μου».
2. Ελέγξτε αν είστε ακόμη κάπου κάτοχος. Αν ναι, η διαδικασία διακόπτεται με σχετικό μήνυμα – παραδώστε τότε τον σύλλογο σε κάποιον άλλον ή αρχειοθετήστε τον πρώτα.
3. Πατήστε «Διαγραφή πρόσβασης» και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση e-mail σας, ακριβώς όπως είναι καταχωρισμένη στον λογαριασμό σας.
4. Πατήστε «Αποστολή συνδέσμου διαγραφής». Στέλνουμε ένα e-mail σε αυτή τη διεύθυνση.
5. Ανοίξτε τον σύνδεσμο του e-mail. Και αυτός ισχύει για δύο ώρες και μόνο μία φορά, και ούτε αυτός διαγράφει ακόμη τίποτα – δείχνει μόνο τη σελίδα επιβεβαίωσης.
6. Στη σελίδα πατήστε το κουμπί επιβεβαίωσης (η σελίδα είναι στα αγγλικά: «Delete account permanently»). Με αυτό ολοκληρώθηκε.

Τι συμβαίνει κατά τη διαγραφή του λογαριασμού

• Η διεύθυνση email σας αφαιρείται παντού – από την πρόσβαση, από προσκλήσεις και επαφές. Έτσι ελευθερώνεται και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για νέα εγγραφή.
• Ο κωδικός πρόσβασης, οι συνδέσεις μέσω άλλων παρόχων και οι ενεργές συνεδρίες αφαιρούνται· όλοι οι ανοιχτοί σύνδεσμοι και οι προσκλήσεις λήγουν.
• Οι συμμετοχές και οι ρόλοι σας λήγουν. Οι λογαριασμοί που ήταν συνδεδεμένοι μαζί σας αποσυνδέονται από την πρόσβαση: μένουν στις λίστες τους με όνομα, καταχωρίσεις, υπόλοιπο και PIN – ως λογαριασμοί χωρίς σύνδεση, που χρησιμοποιούνται ακόμη με κωδικό μέλους και PIN ή με κωδικό QR. Η εικόνα προφίλ σας διαγράφεται.
• Ο σύλλογος κρατά έτσι το ταμείο του σε τάξη και μπορεί να συνεχίσει, να εκκαθαρίσει ή να αρχειοθετήσει αυτούς τους λογαριασμούς.
• Ένα υπόλοιπο δεν εμποδίζει τη διαγραφή της δικής σας πρόσβασης – μένει στον λογαριασμό. Τακτοποιήστε όμως πρώτα τα ανοιχτά ποσά με τον σύλλογο.

Κλείσιμο της μερίδας ενός μέλους

1. Ανοίξτε τους λογαριασμούς του συλλόγου: στη Διαχείριση στο «Ημερολόγια και λογαριασμοί» → «Λογαριασμοί», στο WebApp ή στην εφαρμογή στο «Ρυθμίσεις» → «Περιοχή admin» → «Λογαριασμοί», στο WebApp στον υπολογιστή στο «Περιοχή admin» → «Λογαριασμοί».
2. Κάντε εκκαθάριση του λογαριασμού. Πρέπει να είναι στο μηδέν – ούτε χρέος ούτε πίστωση. Αν δεν είναι, η ειδοποίηση «Ο λογαριασμός δεν έχει εξοφληθεί» προσφέρει και «Μεταφορά υπολοίπου» σε άλλο λογαριασμό της λίστας.
3. Αρχειοθετήστε τον λογαριασμό οριστικά – αυτό μπορεί μόνο ο κάτοχος: στη Διαχείριση με το εικονίδιο του κάδου στη γραμμή του λογαριασμού, στην εφαρμογή και στο WebApp στον υπολογιστή στον ανοιχτό λογαριασμό με «Αρχειοθέτηση λογαριασμού». Και εδώ πληκτρολογείται η δική σας διεύθυνση e-mail και επιβεβαιώνεται ένας σύνδεσμος από το e-mail, με την ίδια ισχύ των δύο ωρών.
4. Για την καθημερινή περίπτωση «ένα μέλος αποχώρησε» υπάρχει επίσης η κανονική αρχειοθέτηση λογαριασμού στη διαχείριση – κι αυτή μόνο με υπόλοιπο 0. Κλείνει τον λογαριασμό για τη λίστα και ανακαλεί ανοιχτές προσκλήσεις και συνδεδεμένες προσβάσεις του λογαριασμού· η πρόσβαση του προσώπου μένει. Η «Επαναφορά» (με «Εμφάνιση αρχειοθετημένων λογαριασμών») φέρνει πίσω τον λογαριασμό.

Τι γίνεται με τα δεδομένα

• Τα τιμολόγια παραμένουν. Γι’ αυτά ισχύει η νόμιμη υποχρέωση διατήρησης – δεν διαγράφονται ούτε ανωνυμοποιούνται, ούτε κατά την αρχειοθέτηση ούτε κατά τη διαγραφή λογαριασμού.
• Καταχωρίσεις, εκκαθαρίσεις και βιβλίο ταμείου παραμένουν αναγνώσιμα – τόσο στην αρχειοθέτηση όσο και στη διαγραφή πρόσβασης, με τα ονόματα των λογαριασμών.
• Οι διευθύνσεις e-mail αποδεσμεύονται, τόσο στην αρχειοθέτηση όσο και στη διαγραφή λογαριασμού. Η παλιά διεύθυνση δεν δέχεται πλέον αλληλογραφία και μπορεί να χρησιμοποιηθεί ξανά.
• Με τη διαγραφή πρόσβασης εξαφανίζονται πλήρως ο κωδικός πρόσβασης και η διεύθυνση email. Όνομα, προσωνύμιο, ημερομηνία γέννησης και PIN των λογαριασμών τα διαχειρίζεται πλέον ο σύλλογος.

Αλλαγή email, αποχώρηση από λίστα, αφαίρεση διεύθυνσης

• Αλλαγή διεύθυνσης email: στις «Ρυθμίσεις λογαριασμού» με «Αλλαγή e-mail». Στην παλιά και στη νέα διεύθυνση πηγαίνει από ένας σύνδεσμος επιβεβαίωσης (σελίδα /change-email)· η νέα διεύθυνση ισχύει μόνο όταν επιβεβαιωθούν και οι δύο.
• Αποχώρηση από λίστα: στις «Ρυθμίσεις λογαριασμού» το «Αποχώρηση από τη λίστα» αφαιρεί τη διεύθυνση email σας από αυτή μόνο τη λίστα. Ο λογαριασμός σας μένει εκεί με όνομα, καταχωρίσεις και πίστωση ως λογαριασμός χωρίς σύνδεση (PIN/QR). Όποιος έχει συνδεθεί με κωδικό μέλους και PIN βρίσκει το «Αφαίρεση της διεύθυνσής μου». Ως κάτοχος γίνεται μόνο αφού μεταβιβάσετε τον οργανισμό.
• Απόρριψη πρόσκλησης: κάθε email πρόσκλησης περιέχει σύνδεσμο για απόρριψη. Επιβεβαιώστε στη σελίδα «Απόρριψη πρόσκλησης» – η διεύθυνσή σας αφαιρείται από την πρόσκληση.
• Αφαίρεση της διεύθυνσης παντού, και χωρίς σύνδεση: στη σελίδα /remove-email (σύνδεσμος «Αφαίρεση διεύθυνσης email» στο κάτω μέρος κάθε σελίδας) δώστε τη διεύθυνση και επιβεβαιώστε τον σύνδεσμο από το email. Τότε αφαιρείται από όλες τις λίστες, προσκλήσεις και επαφές και μια πρόσβαση με αυτή τη διεύθυνση διαγράφεται· οι λογαριασμοί σας μένουν με όνομα, καταχωρίσεις και πίστωση.
• Μόνο απόκρυψη λίστας: όποιος δεν θέλει πια να βλέπει μια λίστα αλλά μένει μέλος επιλέγει «Απόκρυψη σε αυτή τη συσκευή» – στην εφαρμογή στις «Ρυθμίσεις» στη λίστα (και με σάρωση), στον υπολογιστή στο παράθυρο λιστών επάνω. Ισχύει μόνο για αυτή τη συσκευή· δικαιώματα και δεδομένα μένουν. Στις «Κρυφές λίστες» το «Εμφάνιση» τη φέρνει πίσω. Η τελευταία ορατή λίστα δεν κρύβεται.

Όταν δεν προχωρά

• Μήνυμα ότι για αυτόν τον σύλλογο τρέχει ακόμη συνδρομή: ακυρώστε την στο «Συνδρομή & τιμολόγια». Αρκεί η ακύρωση με ισχύ στη λήξη της περιόδου.
• Μήνυμα ότι σε αυτόν τον σύλλογο υπάρχουν λογαριασμοί που δεν είναι εξοφλημένοι: εισπράξτε τις οφειλές, αποδώστε τα υπόλοιπα και μετά κάντε εκκαθάριση. Τους ανοιχτούς λογαριασμούς θα τους βρείτε στη λίστα λογαριασμών.
• Μήνυμα ότι είστε κάτοχος ενός οργανισμού: παραδώστε πρώτα τον σύλλογο ή αρχειοθετήστε τον, και έπειτα μπορεί να διαγραφεί η πρόσβαση.
• Μήνυμα να εισαγάγετε τη δική σας διεύθυνση e-mail ακριβώς όπως είναι καταχωρισμένη: η διεύθυνση πρέπει να ταιριάζει χαρακτήρα προς χαρακτήρα με εκείνη του λογαριασμού. Τα κεφαλαία και τα πεζά δεν παίζουν ρόλο.
• Ο σύνδεσμος έχει λήξει ή έχει ήδη χρησιμοποιηθεί: ζητήστε απλώς νέον. Κάθε σύνδεσμος ισχύει για δύο ώρες και ακριβώς μία φορά.
• Η ενότητα της αρχειοθέτησης δεν φαίνεται καθόλου: τότε δεν είστε κάτοχος αυτού του συλλόγου, αλλά διαχειριστής ή μέλος.
• «Μετά την αρχειοθέτηση δεν βλέπω σχεδόν τίποτα στη Διαχείριση»: έτσι πρέπει να είναι. Χωρίς σύλλογο μένουν εκεί μόνο ο δικός σας λογαριασμός και η βοήθεια. Για τη διαγραφή του λογαριασμού αυτό αρκεί, ενώ στις ρυθμίσεις λογαριασμού φτάνετε ούτως ή άλλως από την εφαρμογή.