Eliminar o acesso e arquivar a associação

Três operações que se confundem facilmente

• Arquivar a associação: encerra toda a associação, com todas as listas e todas as contas. Só o titular o pode fazer.
• Eliminar o acesso: diz respeito apenas ao seu próprio início de sessão – o seu endereço de e-mail e a sua palavra-passe. Cada um por si.
• Arquivar a conta de um só membro: encerra a conta de um membro, e a associação continua. É a administração que o faz.
• Arquivar não apaga nada: registos, acertos, livro de caixa e faturas continuam totalmente legíveis. Eliminar um acesso, pelo contrário, remove o início de sessão e o endereço de e-mail da pessoa; as suas contas ficam nas listas com nome e registos.

A ordem certa

Enquanto o utilizador for titular de uma associação que não esteja arquivada, o seu acesso não pode ser eliminado – a associação ficaria sem ninguém responsável por ela. Há dois caminhos: passar a titularidade a outra pessoa, de modo que a associação continue e o utilizador elimine depois apenas o seu acesso; ou arquivar a associação e eliminar em seguida o acesso.

As associações arquivadas deixam de contar. Quem já arquivou a sua associação pode, por isso, eliminar o seu acesso sem ter de entregar nada a ninguém.

Ao arquivar a associação, o seu próprio acesso mantém-se intencionalmente – de outro modo, não seria sequer possível dar o segundo passo. Eliminá-lo é uma operação separada e consciente.

Passar a titularidade – passo a passo

1. Na administração (/admin), abra «Organização» → «Dados base». Aí está a secção «Transferir a propriedade» – só o titular a vê.
2. Clique em «Transferir a propriedade» e introduza o endereço de e-mail do novo titular, por exemplo o e-mail da associação. A pessoa ainda não precisa de ser membro.
3. Leia a confirmação e clique em «Enviar transferência». A pessoa recebe um e-mail com um link, válido durante sete dias e uma só vez. Até à aceitação nada muda, e pode retirar a transferência a qualquer momento.
4. A pessoa abre o link, inicia sessão exatamente com este endereço – ou regista-se com ele, se ainda não tiver acesso – e clica em «Aceitar». Com outro endereço não é possível aceitar.
5. A partir da aceitação é titular e você passa a administrador: mantém o acesso, mas criar ou eliminar listas e arquivar o clube só o novo titular pode fazer. Passa também a ser titular em todas as listas, e você fica aí como gestor. Recebe uma confirmação por e-mail. As contas dos sócios não mudam; as faturas sem endereço de faturação próprio passam a ir para o novo titular.
6. Quem já possui tantas associações quantas o seu limite permite só pode aceitar depois de o suporte aumentar o limite. Se depois quiser sair completamente da associação, o novo titular pode removê-lo em «Membros e funções» – ou elimina o seu acesso como descrito abaixo.

O que tem de estar reunido antes de a associação poder ser arquivada

• É o titular da associação. Ser administrador com direitos de gestão não chega.
• A subscrição está cancelada. Basta um cancelamento com efeitos no fim do período – não é preciso esperar que o período termine. O cancelamento faz-se na Administração em «Contrato e pagamentos» → «Plano e faturas»; a entrada «Pacote e faturas» na área admin da WebApp ou da app leva até lá.
• Todas as contas estão saldadas, ao cêntimo: sem dívidas em aberto e sem saldo restante. Ou seja, cobrar as dívidas, devolver os saldos e fazer o acerto. As contas e listas já arquivadas deixam de contar.

Arquivar a associação – passo a passo

1. Abra o sítio onde a opção se encontra – só o titular a vê. Na Administração (/admin): «Organização» → «Dados base», mesmo em baixo, na secção com contorno vermelho. Na WebApp ou na app leva até lá «Definições» → «Área admin» → «Dados base» (grupo «Organização»); na WebApp no computador, a opção de menu «Área admin» → «Dados base» ou «Administração ↗» no canto superior direito.
2. Cancele primeiro a subscrição, se ainda houver alguma a decorrer, e faça o acerto de todas as contas. Ambas as condições são verificadas.
3. Clique em «Arquivar a associação». Abre-se um painel com um aviso e uma linha de introdução.
4. Escreva o seu próprio endereço de e-mail, exatamente como está guardado no seu acesso.
5. Clique em «Pedir ligação de confirmação». Enviamos uma mensagem precisamente para esse endereço. Se não chegar nada, veja na pasta de spam.
6. Abra a ligação da mensagem. É válida durante duas horas e só pode ser usada uma vez. A ligação, por si só, não arquiva nada – limita-se a mostrar uma página com aquilo que está prestes a acontecer.
7. Leia essa página e clique no botão de confirmação (a página está em inglês: «Archive club permanently»). Só este clique arquiva a associação. Se a ligação tiver expirado ou já tiver sido usada, recomece simplesmente no passo 3.

O que o arquivo faz à associação

• A associação, todas as listas e todas as contas passam a estar marcadas como arquivadas e ficam bloqueadas. Deixa de ser possível lançar seja o que for.
• Todas as sessões a decorrer terminam de imediato; os convites em aberto e os dispositivos ligados são revogados.
• A associação deixa de contar para o limite de três organizações – pode, por isso, criar uma nova.
• O endereço de e-mail de faturação da associação e os endereços dos convites em aberto são libertados: deixam de receber correio para a associação e podem voltar a ser usados noutro lado.
• Os membros que já não tenham conta nem inscrição em nenhuma outra associação perdem o início de sessão; o seu endereço de e-mail é igualmente libertado. Quem continuar a participar noutro lado não dá por nada.
• O seu próprio acesso mantém-se e continua com sessão iniciada: na WebApp e na app continua simplesmente a trabalhar. Enquanto a sessão durar, pode também criar logo uma nova associação. Se mais tarde iniciar sessão de novo na Administração, encontrará lá apenas o seu próprio acesso e a ajuda – e o botão para eliminar o acesso.

Eliminar o acesso – passo a passo

1. Abra os seus dados de acesso: mesmo sem associação, os três caminhos levam lá. Na WebApp ou na app: «Definições» → «Acesso e segurança». Na WebApp no computador: a página «Conta», junto à alteração da palavra-passe. Na Administração (/admin): o grupo «O meu acesso» → «O meu acesso».
2. Verifique se ainda é titular de alguma associação. Se for, a operação é interrompida com um aviso – entregue então a associação a outra pessoa ou arquive-a primeiro.
3. Clique em «Eliminar o acesso» e escreva o seu endereço de e-mail, exatamente como está guardado no seu acesso.
4. Clique em «Enviar ligação de eliminação». Enviamos uma mensagem para esse endereço.
5. Abra a ligação da mensagem. Também esta é válida durante duas horas e só uma vez, e também esta ainda não elimina nada – limita-se a mostrar a página de confirmação.
6. Nessa página, clique no botão de confirmação (a página está em inglês: «Delete account permanently»). E está feito.

O que acontece quando se elimina o acesso

• O seu endereço de e-mail é removido em todo o lado – do acesso, dos convites e dos contactos. Fica assim livre e pode ser usado para um novo registo.
• Palavra-passe, inícios de sessão através de outros fornecedores e sessões abertas são removidos; todas as ligações e convites pendentes expiram.
• As suas filiações e funções terminam. As contas ligadas a si são separadas do acesso: ficam nas suas listas com nome, registos, saldo e PIN – como contas sem início de sessão, que continuam a poder ser usadas com código de sócio e PIN ou por código QR. A sua foto de perfil é eliminada.
• O clube mantém assim as contas em ordem e pode continuar, acertar ou arquivar estas contas.
• Um saldo não impede a eliminação do próprio acesso – fica na conta. Ainda assim, resolva antes os valores em aberto com o clube.

Encerrar a conta de um só membro

1. Abra as contas da associação: na Administração em «Diários e contas» → «Contas», na WebApp ou na app em «Definições» → «Área admin» → «Contas», na WebApp no computador em «Área admin» → «Contas».
2. Faça o acerto da conta. Tem de ficar a zero – sem dívidas nem crédito. Se não estiver, o aviso «Conta não saldada» oferece também «Transferir saldo» para outra conta da lista.
3. Arquive a conta definitivamente – só o titular o pode fazer: na Administração com o ícone do caixote do lixo na linha da conta, na WebApp e na app na conta aberta com «Arquivar a conta». Também aqui se escreve o próprio endereço de e-mail e se confirma uma ligação recebida por e-mail, com as mesmas duas horas de validade.
4. Para o caso habitual de «um sócio saiu» existe ainda o arquivamento normal de uma conta na administração – também só com saldo 0. Fecha a conta para a lista e revoga os convites pendentes e os acessos ligados a essa conta; o acesso da pessoa mantém-se. «Restaurar» (com «Mostrar contas arquivadas») recupera a conta.

O que acontece aos dados

• As faturas mantêm-se. Estão sujeitas ao dever legal de conservação – não são eliminadas nem anonimizadas, quer se arquive uma associação, quer se elimine um acesso.
• Registos, acertos e livro de caixa continuam legíveis – tanto ao arquivar como ao eliminar um acesso, com os nomes das contas.
• Os endereços de e-mail são libertados, tanto ao arquivar como ao eliminar um acesso. O endereço antigo deixa de receber correio e pode voltar a ser usado.
• Ao eliminar um acesso, a palavra-passe e o endereço de e-mail desaparecem por completo. Nome, alcunha, data de nascimento e PIN das contas continuam a ser geridos pelo clube.

Alterar o e-mail, sair de uma lista, remover o endereço

• Alterar o endereço de e-mail: em «Definições da conta» com «Alterar e-mail». Para o endereço antigo e para o novo segue uma ligação de confirmação (página /change-email); o novo endereço só vale quando ambas estiverem confirmadas.
• Sair de uma lista: em «Definições da conta», «Sair da lista» remove o seu endereço de e-mail dessa lista. A sua conta fica lá com nome, registos e crédito como conta sem início de sessão (PIN/QR). Quem entrou com código de sócio e PIN usa «Remover o meu endereço». Como titular só é possível depois de transferir a organização.
• Recusar um convite: cada e-mail de convite contém uma ligação para recusar. Confirme na página «Recusar convite» – o seu endereço é removido do convite.
• Remover o endereço em todo o lado, mesmo sem sessão iniciada: na página /remove-email (ligação «Remover endereço de e-mail» no rodapé de cada página) introduza o endereço e confirme a ligação recebida por e-mail. É removido de todas as listas, convites e contactos, e um acesso com este endereço é eliminado; as suas contas ficam com nome, registos e crédito.
• Apenas ocultar uma lista: quem já não quer ver uma lista mas continua nela escolhe «Ocultar neste dispositivo» – na app em «Definições» junto à lista (também deslizando), no computador no diálogo de listas em cima. Vale só para este dispositivo; direitos e dados mantêm-se. Em «Listas ocultas», «Mostrar» repõe-na. A última lista visível não pode ser ocultada.

Quando não se consegue avançar

• Aviso de que esta associação ainda tem uma subscrição a decorrer: cancele-a em «Plano e faturas». Basta o cancelamento para o fim do período.
• Aviso de que nesta associação há contas que ainda não estão saldadas: cobrar as dívidas, devolver os saldos e depois fazer o acerto. As contas em aberto encontram-se na lista de contas.
• Aviso de que é titular de uma organização: entregue primeiro a associação ou arquive-a e, depois disso, o acesso já pode ser eliminado.
• Aviso para introduzir o próprio endereço de e-mail exatamente como está guardado: o endereço tem de corresponder, carácter a carácter, ao que consta do acesso. Maiúsculas e minúsculas não contam.
• A ligação expirou ou já foi usada: basta pedir uma nova. Uma ligação é válida durante duas horas e exatamente uma vez.
• A secção do arquivo nem sequer aparece: nesse caso, não é titular desta associação, mas administrador ou membro.
• «Depois de arquivar quase não vejo nada na Administração»: é assim que deve ser. Sem associação ficam lá apenas o seu próprio acesso e a ajuda. Para eliminar o acesso isso chega, e às definições da conta chega de qualquer modo pela aplicação.