Eliminare l'accesso e archiviare l'associazione

Tre operazioni che si confondono facilmente

• Archiviare l'associazione: chiude l'intera associazione con tutte le liste e tutti i conti. Può farlo solo il titolare.
• Eliminare l'accesso: riguarda solo il vostro accesso personale – il vostro indirizzo e-mail e la vostra password. Ognuno per sé.
• Archiviare il conto di un singolo socio: chiude il conto di un socio, l'associazione resta attiva. Lo fa l'amministrazione.
• Archiviare non cancella nulla: registrazioni, conteggi, libro cassa e fatture restano completamente leggibili. Eliminare l'accesso invece rimuove accesso e indirizzo e-mail della persona; i suoi conti restano nelle liste con nome e registrazioni.

L'ordine giusto

Finché siete titolari di un'associazione non archiviata, il vostro accesso non può essere eliminato: l'associazione resterebbe senza responsabile. Avete due strade: cedere la titolarità a qualcun altro, così l'associazione prosegue e voi eliminate solo il vostro accesso, oppure archiviare l'associazione e poi eliminare l'accesso.

Le associazioni archiviate non contano più. Chi ha archiviato la propria associazione può quindi eliminare il proprio accesso senza dover cedere nulla.

Archiviando l'associazione il vostro accesso resta volutamente attivo, altrimenti non potreste compiere il secondo passo. Eliminarlo è un'operazione separata e consapevole.

Cedere la titolarità – passo dopo passo

1. Nell'amministrazione (/admin) aprite «Organizzazione» → «Dati anagrafici». Lì trovate la sezione «Trasferire la titolarità» – la vede solo il titolare.
2. Fate clic su «Trasferire la titolarità» e inserite l'indirizzo e-mail del nuovo titolare, per esempio la casella dell'associazione. La persona non deve ancora essere socia.
3. Leggete la conferma e fate clic su «Invia trasferimento». La persona riceve un'e-mail con un link, valido sette giorni e una sola volta. Fino all'accettazione non cambia nulla e potete ritirare il trasferimento in qualsiasi momento.
4. La persona apre il link, accede esattamente con questo indirizzo – o si registra con esso se non ha ancora un accesso – e fa clic su «Accetta». Con un altro indirizzo non è possibile accettare.
5. Dall'accettazione è titolare e voi siete amministratori: mantenete l'accesso, ma creare o eliminare liste e archiviare l'associazione può farlo solo il nuovo titolare. Diventa titolare anche in tutte le liste, voi lì diventate gestori. Ricevete una conferma via e-mail. I conti dei soci restano invariati; da quel momento le fatture senza un proprio indirizzo di fatturazione vanno al nuovo titolare.
6. Chi possiede già tante associazioni quante ne consente il suo limite può accettare solo dopo che il supporto ha aumentato il limite. Se poi volete lasciare del tutto l'associazione, il nuovo titolare può rimuovervi in «Soci e ruoli» – oppure eliminate il vostro accesso come descritto sotto.

Cosa serve prima di poter archiviare l'associazione

• Siete titolari dell'associazione. Non basta essere amministratori con diritti di gestione.
• L'abbonamento è disdetto. È sufficiente una disdetta con effetto a fine periodo: non dovete attendere la scadenza. La disdetta si fa nell'Amministrazione in «Contratto e pagamenti» → «Abbonamento e fatture»; la voce «Pacchetto e fatture» nell'area admin della WebApp o dell'app porta lì.
• Tutti i conti sono a saldo zero, al centesimo: nessun debito aperto, nessun credito residuo. Quindi incassare i debiti, restituire i crediti e conteggiare. Conti e liste già archiviati non contano più.

Archiviare l'associazione – passo dopo passo

1. Aprite il punto in cui si trova: lo vede solo il titolare. Nell'Amministrazione (/admin): «Organizzazione» → «Dati anagrafici», in fondo, la sezione bordata di rosso. Nella WebApp o nell'app ci porta «Impostazioni» → «Area admin» → «Dati anagrafici» (gruppo «Organizzazione»); nella WebApp sul computer la voce di menu «Area admin» → «Dati anagrafici» oppure «Amministrazione ↗» in alto a destra.
2. Disdite prima l'abbonamento, se ancora attivo, e conteggiate tutti i conti. Entrambe le condizioni vengono verificate.
3. Fate clic su «Archivia l’associazione». Si apre un riquadro con un avviso e una riga di inserimento.
4. Digitate il vostro indirizzo e-mail, esattamente come è registrato nel vostro accesso.
5. Fate clic su «Richiedi il link di conferma». Mandiamo un'e-mail proprio a quell'indirizzo. Se non arriva nulla, controllate la cartella dello spam.
6. Aprite il link nell'e-mail. Vale due ore e una volta sola. Il link da solo non archivia nulla: mostra soltanto una pagina con ciò che sta per accadere.
7. Leggete quella pagina e fate clic sul pulsante di conferma (la pagina è in inglese: «Archive club permanently»). Solo questo clic archivia l'associazione. Se il link è scaduto o già usato, ricominciate semplicemente dal passo 3.

Cosa comporta l'archiviazione

• L'associazione, tutte le liste e tutti i conti vengono contrassegnati come archiviati e bloccati. Non vi si registra più nulla.
• Tutte le sessioni attive terminano subito; gli inviti aperti e i dispositivi collegati vengono revocati.
• L'associazione non conta più nel limite di tre organizzazioni: potete quindi crearne una nuova.
• L'indirizzo e-mail di fatturazione dell'associazione e gli indirizzi degli inviti aperti vengono liberati: non ricevono più posta per l'associazione e possono essere riutilizzati altrove.
• I soci che non hanno più un conto o un'iscrizione in un'altra associazione perdono l'accesso; anche il loro indirizzo e-mail viene liberato. Chi è attivo altrove non se ne accorge.
• Il vostro accesso resta e rimanete connessi: nella WebApp e nell'app continuate semplicemente a lavorare. Finché dura la sessione potete anche creare subito una nuova associazione. Se più tardi vi collegate di nuovo all'Amministrazione, vi troverete soltanto il vostro accesso e l'aiuto – e il pulsante per eliminare l'accesso.

Eliminare l'accesso – passo dopo passo

1. Aprite i vostri dati di accesso – anche senza associazione tutte e tre le strade portano lì. Nella WebApp o nell'app: «Impostazioni» → «Accesso e sicurezza». Nella WebApp sul computer: la pagina «Conto», accanto al cambio password. Nell'Amministrazione (/admin): il gruppo «Il mio accesso» → «Il mio accesso».
2. Verificate se siete ancora titolari di qualche associazione. In tal caso l'operazione si interrompe con un avviso: cedete l'associazione a qualcun altro o archiviatela prima.
3. Fate clic su «Elimina l’accesso» e digitate il vostro indirizzo e-mail, esattamente come è registrato nel vostro accesso.
4. Fate clic su «Invia il link di eliminazione». Mandiamo un'e-mail a quell'indirizzo.
5. Aprite il link nell'e-mail. Anch'esso vale due ore e una volta sola, e anch'esso non elimina ancora nulla: mostra solo la pagina di conferma.
6. Sulla pagina fate clic sul pulsante di conferma (la pagina è in inglese: «Delete account permanently»). Ed è fatta.

Cosa succede quando si elimina l'accesso

• Il vostro indirizzo e-mail viene rimosso ovunque – dall'accesso, dagli inviti e dai contatti. È così libero e può essere usato per una nuova registrazione.
• Password, accessi tramite altri provider e sessioni in corso vengono rimossi, tutti i link e gli inviti aperti scadono.
• Le vostre iscrizioni e i vostri ruoli terminano. I conti collegati a voi vengono separati dall'accesso: restano nelle loro liste con nome, registrazioni, saldo e PIN – come conti senza accesso che si possono continuare a usare con codice socio e PIN o tramite codice QR. La vostra immagine del profilo viene eliminata.
• L'associazione mantiene così la propria cassa e può continuare a gestire, saldare o archiviare questi conti.
• Un saldo non impedisce di eliminare il proprio accesso – resta sul conto. Chiarite comunque prima gli importi aperti con l'associazione.

Chiudere il conto di un singolo socio

1. Aprite i conti dell'associazione: nell'Amministrazione in «Giornali e conti» → «Conti», nella WebApp o nell'app in «Impostazioni» → «Area admin» → «Conti», nella WebApp sul computer in «Area admin» → «Conti».
2. Saldate il conto. Deve essere a zero – né debiti né credito. Se non lo è, l'avviso «Conto non saldato» offre anche «Trasferisci saldo» su un altro conto della lista.
3. Archiviate il conto in modo definitivo – può farlo solo il titolare: nell'Amministrazione con l'icona del cestino nella riga del conto, nella WebApp e nell'app nel conto aperto con «Archivia il conto». Anche qui si digita il proprio indirizzo e-mail e si conferma un link ricevuto per e-mail, con le stesse due ore di validità.
4. Per il caso quotidiano «un socio è uscito» c'è inoltre la normale archiviazione di un conto nell'amministrazione – anch'essa solo con saldo 0. Chiude il conto per la lista e revoca gli inviti aperti e gli accessi collegati a quel conto; l'accesso della persona resta. «Ripristina» (con «Mostra conti archiviati») riporta indietro il conto.

Cosa succede ai dati

• Le fatture restano. Per esse vale l'obbligo legale di conservazione: non vengono né cancellate né rese anonime, né archiviando né eliminando un accesso.
• Registrazioni, conteggi e libro cassa restano leggibili – sia con l'archiviazione sia con l'eliminazione di un accesso, con i nomi dei conti.
• Gli indirizzi e-mail vengono liberati, sia archiviando sia eliminando un accesso. Il vecchio indirizzo non riceve più posta e torna utilizzabile.
• Con l'eliminazione di un accesso spariscono del tutto password e indirizzo e-mail. Nome, soprannome, data di nascita e PIN dei conti restano gestiti dall'associazione.

Cambiare l'e-mail, lasciare una lista, rimuovere l'indirizzo

• Cambiare l'indirizzo e-mail: in «Impostazioni account» con «Cambia e-mail». Al vecchio e al nuovo indirizzo arriva un link di conferma ciascuno (pagina /change-email); il nuovo indirizzo vale solo quando entrambi sono confermati.
• Lasciare una lista: in «Impostazioni account», «Lascia la lista» rimuove il vostro indirizzo e-mail da questa sola lista. Il conto resta lì con nome, registrazioni e credito come conto senza accesso (PIN/QR). Chi è entrato con codice socio e PIN trova «Rimuovi il mio indirizzo». Come titolare è possibile solo dopo aver trasferito l'organizzazione.
• Rifiutare un invito: ogni e-mail di invito contiene un link per rifiutare. Confermate nella pagina «Rifiuta invito» – il vostro indirizzo viene rimosso dall'invito.
• Rimuovere l'indirizzo ovunque, anche senza accesso: nella pagina /remove-email (link «Rimuovi indirizzo e-mail» in fondo a ogni pagina) inserite l'indirizzo e confermate il link ricevuto per e-mail. Viene così rimosso da tutte le liste, gli inviti e i contatti e un accesso con questo indirizzo viene eliminato; i vostri conti restano con nome, registrazioni e credito.
• Solo nascondere una lista: chi non vuole più vedere una lista ma restarne membro sceglie «Nascondi su questo dispositivo» – nell'app in «Impostazioni» presso la lista (anche scorrendo), al computer nella finestra delle liste in alto. Vale solo per questo dispositivo, diritti e dati restano; in «Liste nascoste», «Mostra» la riporta indietro. L'ultima lista visibile non si può nascondere.

Se non si va avanti

• Avviso che per questa associazione è ancora attivo un abbonamento: disdirlo in «Abbonamento e fatture». Basta la disdetta a fine periodo.
• Avviso che in questa associazione ci sono ancora conti non a saldo zero: incassare i debiti, restituire i crediti, poi conteggiare. I conti aperti li trovate nell'elenco dei conti.
• Avviso che siete titolari di un'organizzazione: cedere prima l'associazione o archiviarla, poi si può eliminare l'accesso.
• Avviso di inserire il proprio indirizzo e-mail esattamente come è registrato: l'indirizzo deve corrispondere carattere per carattere a quello dell'accesso. Maiuscole e minuscole non contano.
• Il link è scaduto o è già stato usato: basta richiederlo di nuovo. Un link vale due ore ed esattamente una volta.
• La sezione per archiviare non è visibile: allora non siete titolari di questa associazione, ma amministratori o soci.
• «Dopo l'archiviazione nell'Amministrazione non vedo quasi più nulla»: è così che deve essere. Senza associazione restano solo il vostro accesso e l'aiuto. Per eliminare l'accesso basta questo, e all'app arrivate comunque alle impostazioni dell'account.